Trả tiền gửi nhà cung cấp (không theo hóa đơn) trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chức năng “Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn)” giúp ghi nhận khoản chi cho nhà cung cấp mà không theo chứng từ mua hàng (hóa đơn), như các khoản tạm ứng, đặt cọc, ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Bạn có thể dễ dàng theo dõi các khoản chi cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi, giúp quản lý chi tiết công nợ với nhà cung cấp và đảm bảo cập nhật số liệu chính xác trên sổ quỹ tiền và các báo cáo.

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu chi

• Trên thanh Menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền gửi > Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách Phiếu chi.
• Nhấn nút + Thêm phiếu chi màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin

1. Lựa chọn lý do thanh toán

• Tại Lý do thanh toán, bạn chọn Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn).

2. Khai báo Thông tin chung

3. Khai báo Chi tiết thanh toán

• Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc “Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn) cho” + “Tên nhà cung cấp”
• Tại cột Tài khoản nợ: Với nghiệp vụ Trả tiền nhà cung cấp (không theo hoá đơn), tài khoản nợ sẽ được mặc định là tài khoản 331. Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
• Tại cột Tài khoản có: Với lý do thanh toán Trả tiền nhà cung cấp (không theo hóa đơn), tài khoản có sẽ được mặc định là Tài khoản 1121. Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
• Tại cột Số tiền trả: Nhập số tiền trả nhà cung cấp
• Tại cột Khoản mục phí: Với nghiệp vụ Trả tiền nhà cung cấp, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPMH - Chi phí mua hàng". Hoặc bạn có thể chọn Khoản mục phí theo nhu cầu quản lý.
• Tại cột Chi phí không hợp lý: Giúp bạn đánh dấu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN. Hệ thống mặc định là không tích ô “Chi phí không hợp lý”.

4. Các thao tác sau khi đã thêm chứng từ tham chiếu:

• Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các chứng từ tham chiếu khác.
• Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng chứng từ tham chiếu để xoá số tiền chi đã nhập.
• Xóa tất cả dòng: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 chứng từ nghiệp vụ chi tiền (ngoại trừ Chiết khấu thanh toán) để xoá tất cả số tiền chi bạn nhập liệu ở trên.

Bước 3: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Hoàn tất hành động:

• Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”.
• Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu chi vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu chi mới.
• Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách.