Nhận hóa đơn mua vào trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chức năng Nhận hóa đơn GTGT dùng để ghi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, phục vụ cho việc hạch toán chi phí, thuế GTGT đầu vào và bổ sung hóa đơn cho các chứng từ mua hàng đã ghi nhận trước đó (trường hợp hàng về trước – hóa đơn về sau). Thao tác này giúp liên kết chứng từ mua hàng hoặc nhập kho với hóa đơn thực tế, đảm bảo số liệu kế toán và kê khai thuế chính xác.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

• Từ Menu bên trái màn hình → Chọn mục Mua hàng → Chọn chức năng Nhận hóa đơn
• Nhấn vào nút Nhận hóa đơn ở góc phải màn hình Nhận hóa đơn mua vào

Bước 2: Chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn

Nhập thông tin tìm kiếm chứng từ mua hàng

• Chọn Nhà cung cấp (bắt buộc).
• Thời gian: Thời gian hạch toán chứng từ mua hàng.
• Nhập tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải.

Tích chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn

• Tích chọn chứng từ mua hàng cần nhận hóa đơn.
• Nhấn nút Tiếp theo, chuyển đến màn hình Nhận hóa đơn mua hàng.

Bước 3: Khai báo thông tin hóa đơn bán hàng

Tại màn hình Nhận hóa đơn mua hàng, tiến hành nhập những thông tin sau:

Thông tin chứng từ

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

Thông tin nhà cung cấp

• Mã nhà cung cấp, Tên NCC, Mã số thuế, Địa chỉ: Hệ thống tự động điền theo chứng từ mua hàng, có thể chỉnh sửa địa chỉ
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ

Thông tin hóa đơn

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn bán hàng từ NCC

Bước 4: Khai báo thông tin chi tiết

Thông tin hàng hóa

• Hiển thị danh sách và thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên hàng) đã nhập ở chứng từ mua hàng, không cho phép chỉnh sửa.

Thông tin tài khoản hạch toán

• TK công nợ (bắt buộc): Tài khoản hạch toán công nợ
• TK thuế GTGT (bắt buộc): Tài khoản hạch toán thuế GTGT

Thông tin thuế

• % Thuế GTGT: Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị hàng hóa trước thuế.
• Giá trị HHDV chưa thuế: Hệ thống tự động tính toán

Thông tin khác

• Nhóm HHDV mua vào (bắt buộc khi Nhận kèm hóa đơn): Nhóm của hàng hóa mua vào
• Khoản mục phí (không bắt buộc): Chọn khoản mục phí để phân loại chi phí
• Chi phí không hợp lý: Tích chọn nếu chi phí phát sinh là không hợp lý
• Số CT mua hàng: Hiển thị chứng từ mua hàng nhận hóa đơn

Bước 5: Hoàn tất

Xem lại thông tin

• Kiểm tra tổng cộng: Giá trị HHDV chưa thuế, Tiền thuế GTGT
• Xác nhận thông tin hóa đơn chính xác

Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi Lưu
• Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để cập nhật vào báo cáo

Bước 7: Kiểm tra sau khi thêm chứng từ

Sau khi thực hiện thêm chứng từ trả lại hàng mua không qua kho, hệ thống sẽ:

Cập nhật chứng từ mua hàng

• Hóa đơn GTGT được gắn vào chứng từ mua hàng đã chọn
• Hệ thống ghi nhận: Chi phí theo giá trị hàng hóa/dịch vụ

Xử lý thanh toán

• Nếu chứng từ mua hàng đã thanh toán, hệ thống chỉ bổ sung thông tin hóa đơn, không phát sinh lại phiếu chi/ủy nhiệm chi