Quản lý Danh sách phiếu thu tiền mặt trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Màn hình Danh sách phiếu thu tiền mặt là nơi giúp bạn quản lý tập trung tất cả các chứng từ ghi nhận việc thu tiền vào quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc và thực hiện các thao tác quản lý phiếu thu một cách thuận tiện và hiệu quả.

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu thu

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền mặt > Phiếu thu, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách Phiếu thu.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

1. Tổng quan về số dư quỹ

Thông tin về số dư tiền nằm ở phía trên cùng màn hình, là nơi cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của quỹ tiền trên sổ sách:

• Tổng số dư tiền mặt: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền gửi của bạn.
• Số liệu tính đến: Thể hiện thời điểm hệ thống cập nhật số liệu tổng quan.

2. Bảng dữ liệu danh sách phiếu thu

Bảng dữ liệu danh sách phiếu thu là khu vực làm việc chính, hiển thị chi tiết tất cả các chứng từ thu tiền mặt đã được ghi nhận trên phần mềm.

Ngay dưới tiêu đề "Danh sách phiếu thu", hệ thống mặc định lọc và hiển thị dữ liệu theo "Năm nay".

Danh sách sẽ liệt kê tất cả các phiếu thu tiền mặt phát sinh trong "Năm nay". Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày hạch toán mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu thu.

1. Tùy chọn trường hiển thị

• Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").
• Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:
  • Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách (ví dụ: Ghi sổ, Số tiền, Diễn giải, Đối tượng,...).
  • Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
• Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

2. Tìm kiếm phiếu thu

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, đối tượng, mã đối tượng, hoặc diễn giải để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu thu:

3.1. Lọc theo khoảng thời gian chính

• Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (mặc định là "Năm nay...") ở góc trên bên phải tiêu đề "Danh sách phiếu thu".
• Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
  • Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến như: 
  • Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm.
  • Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
  • Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn.
• Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.

3.2. Lọc theo Loại chứng từ

• Bạn nhấp vào bộ lọc Loại chứng từ, nằm bên phải thanh tìm kiếm.
• Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn hãy tích chọn một hoặc nhiều lý do (ví dụ: Phiếu thu tiền khách hàng, Phiếu thu tiền trả thừa từ nhà cung cấp,...) rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

3.3. Lọc theo Trạng thái ghi sổ

• Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái ghi sổ, nằm bên phải bộ lọc "Loại chứng từ".
• Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Ghi sổ hoặc Bỏ ghi sổ rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

3.4. Bộ lọc khác

• Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu) ở ngoài cùng bên phải.
• Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình.
• Tại đây, bạn có thể lọc theo
  • Lọc theo Loại chứng từ.
  • Lọc theo Trạng thái ghi sổ
  • Lọc theo Lý do thanh toán
  • Lọc theo Ngày hạch toán
  • Lọc theo Ngày chứng từ
• Bạn nhấp nút Lọc ở cuối sidebar để áp dụng, hoặc Xoá hết bộ lọc để trả về mặc định.

4. Thêm phiếu thu

• Để thêm một phiếu thu mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu thu (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình).
• Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Thêm mới phiếu thu tại đây.

5. Các thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều phiếu thu trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả phiếu thu đang hiển thị trên trang.

Bạn có thể thực hiện các hành động sau:

• Ghi sổ:
  • Nhấp vào nút Ghi sổ để ghi sổ các chứng từ nhập kho đã chọn.
  • Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ghi sổ chứng từ [số chứng từ] thành công”
• Bỏ ghi:
  • Nhấp vào nút Bỏ ghi để bỏ ghi sổ các chứng từ nhập kho đã chọn.
  • Hệ thống hiển thị pop-up Bỏ ghi sổ chứng từ?.
  • Nội dung thông báo: “Bạn có chắc muốn bỏ ghi [số] chứng từ không? Nếu bỏ ghi chứng từ này sẽ đồng thời bỏ ghi các chứng từ đang tham chiếu.”
  • Nhấp Bỏ ghi để hoàn tất.

6. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng phiếu thu trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

• Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin phiếu thu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
  • Ghi sổ / Bỏ ghi: Tùy vào trạng thái của phiếu, bạn có thể nhấp để Ghi sổ (nếu phiếu chưa ghi sổ) hoặc Bỏ ghi (nếu phiếu đã ghi sổ).
  • Nhân bản: Tạo một bản sao phiếu thu mới với các thông tin tương tự để bạn chỉnh sửa.
  • Xóa: Xóa phiếu thu khỏi hệ thống.

7. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu thu tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 4 trên tổng 4).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng phiếu thu hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.