Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo
Trung tâm trợ giúp Khách hàng Sapo

Thêm mới phiếu nhập kho khác trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Tính năng Thêm mới phiếu nhập kho khác dùng để ghi nhận các nghiệp vụ nhập kho hàng hóa không thông qua hoạt động mua hàng thông thường. Ví dụ: nhập nguyên vật liệu thừa từ sản xuất, nhập hàng hóa luân chuyển nội bộ, hàng hóa được cho biếu tặng hoặc nhập kho cân đối khi kiểm kê. Khi thực hiện nghiệp vụ này, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho và hạch toán giá vốn tương ứng vào sổ cái.

Điều kiện tiên quyết:

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm phiếu nhập kho khác

  • Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng. Hệ thống mặc định trỏ vào mục Phiếu nhập kho.
  • Tại màn hình danh sách, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu nhập (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình). Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến giao diện Thêm phiếu nhập kho.

Bước 2: Khai báo thông tin phiếu nhập

1. Thông tin chung

Tại khu vực này, bạn cần xác định đối tượng giao dịch và thời gian ghi nhận chứng từ:

Trường thông tin Mô tả
Loại đối tượng Bạn chọn loại đối tượng tương ứng: Nhà cung cấp, Khách hàng hoặc Nhân viên.
Mã đối tượng (*) Tìm kiếm đối tượng đã có hoặc nhấn biểu tượng (+) để thêm nhanh đối tượng mới.
Tên đối tượng Hệ thống tự động hiển thị sau khi chọn Mã đối tượng.
Người giao Nhập tên người trực tiếp giao hàng hoặc người thực hiện bàn giao.
Địa chỉ Thông tin địa chỉ của đối tượng (tự động hiển thị hoặc nhập tay).
Diễn giải Nội dung ngắn gọn của nghiệp vụ (mặc định: "Nhập kho khác của [Tên đối tượng]").
Ngày hạch toán Ngày ghi nhận bút toán vào sổ sách.
Ngày chứng từ Ngày thực tế phát sinh giao dịch nhập kho.
Số chứng từ Hệ thống tự động đánh số theo quy tắc cấu hình (Ví dụ: PNK00001).
Lưu ý:
  • Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán và phải lớn hơn hoặc bằng Ngày chứng từ.
  • Tính năng thêm nhanh đối tượng sẽ không cung cấp đầy đủ trường thông tin để bạn nhập liệu. Sau khi thêm nhanh đối tượng, bạn cần bổ sung thêm thông tin đối tượng trong phân hệ Danh mục > Đối tượng.

2. Thêm chứng từ tham chiếu

Tính năng này cho phép bạn liên kết phiếu nhập kho khác với các chứng từ liên quan đã tồn tại trên hệ thống (ví dụ: phiếu chi, phiếu thu, mua hàng, bán hàng…), giúp dễ dàng truy xuất nguồn gốc và đối soát dữ liệu giữa các nghiệp vụ.

  • Tại màn hình Thêm phiếu nhập kho, bạn chọn Tham chiếu > Thêm.
  • Một cửa sổ danh sách chứng từ sẽ hiện ra, bạn có thể tìm kiếm chứng từ theo số chứng từ hoặc sử dụng bộ lọc để lọc chứng từ.
  • Sau đó, tích chọn các chứng từ tương ứng và nhấn Xác nhận.
Lưu ý:
  • Việc thêm chứng từ tham chiếu chỉ nhằm mục đích liên kết thông tin, hệ thống sẽ không tự động lấy lại dữ liệu hàng hóa từ chứng từ tham chiếu vào bảng nhập liệu.
  • Bạn có thể thêm nhiều chứng từ tham chiếu cho cùng một phiếu nhập kho khác.

3. Thông tin hàng hóa

Bạn thực hiện chọn danh sách các hàng hóa, dịch vụ cần nhập kho vào bảng dữ liệu:

Trường thông tin Mô tả
Mã hàng/SKU Nhập mã hoặc tên để chọn hàng hóa cần nhập kho.
Tên hàng hóa Hệ thống tự động hiển thị theo Mã hàng đã chọn.
Kho Chọn kho đích mà hàng hóa sẽ được nhập vào.
TK Nợ Chọn tài khoản Nợ phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
TK Có Chọn tài khoản Có phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
Đơn vị tính Đơn vị đo lường của hàng hóa.
Số lượng Nhập số lượng thực tế nhập kho.
Đơn giá Nhập giá trị của một đơn vị hàng hóa để tính giá vốn.
Thành tiền Hệ thống tự động tính theo công thức Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
Khoản mục phí Chọn khoản mục chi phí tương ứng để phân loại nghiệp vụ kế toán.

4. Thao tác bổ sung và kiểm tra dữ liệu

Sau khi nhập liệu các dòng hàng hóa, bạn có thể thực hiện các thao tác:

  • Thêm dòng: Nhấp nút Thêm dòng (phía dưới bảng hàng hóa) để tiếp tục nhập thêm các mã hàng khác.
  • Xóa dòng: Nhấp vào biểu tượng dấu X ở cuối mỗi dòng hàng hóa nếu muốn loại bỏ mặt hàng đó khỏi phiếu.
  • Xóa tất cả: Nhấp nút Xóa tất cả để làm mới toàn bộ danh sách hàng hóa đã nhập trong bảng.

Bước 3: Hoàn tất phiếu nhập kho khác

Sau khi kiểm tra kỹ các thông tin, bạn chọn một trong các hành động tại thanh tác vụ phía dưới:

  • Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu nhập với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu nhập kho thành công”.
  • Lưu & Thêm: Lưu phiếu hiện tại và mở ngay một màn hình thêm mới phiếu nhập kho khác để tiếp tục làm việc.
  • Hủy: Hủy bỏ toàn bộ thông tin đang nhập và quay lại màn hình danh sách.
Lưu ý:
  • Sau khi Lưu thông tin, phiếu nhập kho đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận tồn kho trên báo cáo.
iconTrợ lý Sapo
icon
icon
Đóng