Xem bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ trên Sapo Accounting DN

Bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) cho bạn thấy giá trị CCDC được phân bổ vào chi phí từng tháng trong năm bạn chọn, kèm phần đã phân bổ trước năm, tổng đã phân bổ đến hết năm, số kỳ và giá trị còn lại.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Báo cáo/Bảng phân bổ chi phí CCDC, hoặc là tài khoản có vai trò Toàn quyền trên hệ thống. Xem hướng dẫn thêm mới người dùng tại đây.
Bạn đã có ít nhất một chứng từ Ghi tăng CCDC trên phần mềm.

Tổng quan về bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ

Khái niệm: Bảng tính phân bổ CCDC là báo cáo tự động tổng hợp, bạn không cần nhập tay. Mỗi CCDC nằm trên một dòng, với 12 cột Tháng 1 đến Tháng 12 thể hiện số tiền phân bổ thực tế từng tháng.

Nguồn dữ liệu: Sapo Accounting lấy số liệu từ các nghiệp vụ CCDC:

Ghi tăng CCDC (kể cả khai báo CCDC đầu kỳ đang sử dụng): ghi nhận ngay khi tạo thành công.
Phân bổ chi phí CCDC: ghi nhận khi chứng từ phân bổ được Ghi sổ, vào đúng tháng theo ngày hạch toán.
Ghi giảm CCDC: phần giá trị còn lại của CCDC ghi giảm được ghi nhận khi chứng từ phân bổ CCDC liên quan được Ghi sổ.

Mục đích:

Theo dõi chi phí CCDC phân bổ theo từng tháng trong năm.
Đối chiếu số đã phân bổ lũy kế và giá trị còn lại trên tài khoản chờ phân bổ.
Phục vụ kiểm kê, kiểm toán và lập báo cáo định kỳ.

Lưu ý:

Nếu bạn cần xem chi tiết phân bổ theo từng tài khoản chi phí, đối tượng phân bổ và khoản mục chi phí trong một khoảng ngày bất kỳ, hãy dùng báo cáo Bảng phân bổ chi phí CCDC.

Bước 1: Truy cập bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ

Bạn có thể mở Bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ theo 1 trong 2 cách:

Cách 1: Truy cập từ menu Công cụ dụng cụ

Trên thanh menu bên trái, chọn Công cụ dụng cụ > Công cụ dụng cụ. Hệ thống hiển thị màn hình Danh sách ghi tăng.
Nhấn nút Xem báo cáo ở góc trên bên phải màn hình, bên cạnh nút Thêm phiếu ghi tăng. Hệ thống chuyển đến màn hình Danh sách báo cáo.
Chọn Bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ.

Cách 2: Truy cập từ menu Báo cáo

Trên thanh menu bên trái, chọn Báo cáo. Hệ thống hiển thị màn hình Danh sách báo cáo.
Chọn Bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ.

Lưu ý:

Tại màn hình Danh sách báo cáo, mục Bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ nằm trong tab Báo cáo quản trị, nhóm Công cụ dụng cụ và Chi phí trả trước.

Bước 2: Chọn năm xem báo cáo

Nhấn ô Năm bên cạnh tên báo cáo ở đầu màn hình, chọn năm bạn muốn xem. Mặc định là năm hiện tại.
Báo cáo tính số liệu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm đã chọn.
Nếu năm đã chọn chưa có dữ liệu, màn hình hiển thị: “Không có công cụ dụng cụ nào để hiển thị trong năm đã chọn.”

Bước 3: Xem danh sách CCDC

Mỗi dòng là một CCDC, sắp xếp mặc định theo Ngày ghi tăng mới nhất lên đầu, mỗi trang 20 CCDC (hiển thị tại ô Hiển thị ở cuối danh sách).
Dòng Tổng cộng nằm ở đầu bảng, ngay dưới tiêu đề cột. Dòng này cộng số liệu của toàn bộ CCDC theo bộ lọc đang chọn, không chỉ trang đang xem.
Phía trên bảng dữ liệu gồm: ô tìm kiếm, bộ lọc Loại CCDC, Ngừng phân bổ và biểu tượng bánh răng để điều chỉnh cột hiển thị. Nút Xuất file nằm ở góc trên bên phải màn hình.

Báo cáo hiển thị những CCDC đã ghi tăng tính đến hết năm xem, và thỏa 1 trong 2 điều kiện:

Còn số lượng đang sử dụng đến cuối năm, hoặc
Có phát sinh ghi giảm hoặc phân bổ trong năm.

CCDC đã ghi giảm hết số lượng từ các năm trước và không phát sinh nghiệp vụ trong năm sẽ không hiển thị.

Mô tả dữ liệu trên bảng

Tên cột	Mô tả/Ý nghĩa	Cách tính / Nguồn dữ liệu
Mã CCDC, Tên CCDC, ĐVT, Ngày ghi tăng	Thông tin của CCDC	Theo CCDC và chứng từ ghi tăng
Số lượng ghi tăng ban đầu	Số lượng khi ghi tăng CCDC	Theo chứng từ ghi tăng, không trừ số lượng đã ghi giảm
Giá trị CCDC	Nguyên giá của CCDC	Theo chứng từ ghi tăng
Số kỳ phân bổ	Tổng số kỳ cần phân bổ	Theo khai báo trên chứng từ ghi tăng
Mức phân bổ chuẩn 1 kỳ	Số tiền phân bổ hàng kỳ đã khai báo	Theo chứng từ ghi tăng, không đổi theo năm xem
Số kỳ đã phân bổ trước đó, Giá trị đã phân bổ trước đó	Phần đã phân bổ trước năm xem	Các chứng từ phân bổ đã ghi sổ trước 01/01 của năm xem, cộng phần đã phân bổ khai báo trên CCDC đầu kỳ đang sử dụng
Tháng 1 … Tháng 12	Số tiền phân bổ thực tế trong từng tháng	Tổng chứng từ phân bổ đã ghi sổ có ngày hạch toán trong tháng đó
Tổng cộng	Tổng phân bổ trong năm xem	= Tháng 1 + … + Tháng 12
Tổng số kỳ đã phân bổ	Số kỳ đã phân bổ đến hết năm xem	Mỗi chứng từ phân bổ đã ghi sổ tính 1 kỳ
Tổng giá trị đã phân bổ	Giá trị đã phân bổ đến hết năm xem	= Giá trị đã phân bổ trước đó + Tổng cộng
Số kỳ còn lại	Số kỳ chưa phân bổ	= Số kỳ phân bổ − Tổng số kỳ đã phân bổ
Giá trị còn lại	Giá trị chưa phân bổ	= Giá trị CCDC − Tổng giá trị đã phân bổ
Tài khoản chờ phân bổ	Tài khoản treo giá trị CCDC chờ phân bổ	Theo chứng từ ghi tăng, ví dụ 242
Tài khoản chi phí	Các tài khoản chi phí đã phân bổ trong năm xem	Liệt kê không trùng lặp, cách nhau dấu phẩy, ví dụ “6421,6422”. Để trống nếu trong năm chưa phân bổ

Ví dụ: CCDC “Máy tính xách tay Dell” ghi tăng ngày 15/01/2026, giá trị 12.000.000, phân bổ 24 kỳ, mỗi kỳ 500.000. Tháng 1/2026 đã ghi sổ 1 chứng từ phân bổ. Khi xem năm 2026:

Cột Tháng 1 = 500.000, các tháng còn lại = 0, Tổng cộng = 500.000.
Tổng số kỳ đã phân bổ = 1, Số kỳ còn lại = 23.
Tổng giá trị đã phân bổ = 500.000, Giá trị còn lại = 11.500.000.

Lưu ý:

Với CCDC khai báo đầu kỳ đang sử dụng, phần đã phân bổ trước khi đưa vào phần mềm luôn nằm ở các cột Số kỳ đã phân bổ trước đó và Giá trị đã phân bổ trước đó, không nằm trong 12 cột tháng, kể cả khi bạn khai báo CCDC trong năm đang xem.
Với CCDC chỉ phân bổ 1 kỳ, giá trị CCDC đã đưa thẳng vào chi phí trên chứng từ gốc (mua hàng, xuất kho). Bảng coi CCDC này đã phân bổ hết tại ngày ghi tăng: giá trị nằm ở cột tháng của ngày ghi tăng (hoặc cột Giá trị đã phân bổ trước đó nếu ghi tăng từ năm trước), Giá trị còn lại = 0, Số kỳ còn lại = 0.

Bước 4: Lọc dữ liệu

Trên thanh công cụ, bạn có thể kết hợp các bộ lọc sau:

Loại CCDC: Nhấn Loại CCDC, chọn một hoặc nhiều loại, rồi nhấn Lọc. Mỗi loại hiển thị tên loại CCDC kèm mã bên dưới. Bạn có thể nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm để tìm nhanh loại CCDC.
Ngừng phân bổ: Nhấn Ngừng phân bổ, chọn Có để xem CCDC đã ngừng phân bổ, hoặc Không để xem CCDC vẫn phân bổ bình thường, rồi nhấn Lọc.

Bước 5: Tìm kiếm CCDC

Nhập từ khóa vào ô tìm kiếm phía trên danh sách, rồi nhấn Enter hoặc nút tìm kiếm.
Bạn có thể tìm theo: Mã CCDC, Tên CCDC hoặc ĐVT (đơn vị tính).

Lưu ý:

Hệ thống tìm gần đúng theo một phần từ khóa, bạn cần gõ đúng dấu tiếng Việt.
Ví dụ: gõ “máy” sẽ tìm được “Máy tính xách tay Dell”, nhưng gõ “may” (không dấu) thì không tìm được.

Bước 6: Điều chỉnh cột hiển thị

Nhấn biểu tượng bánh răng ở phía trên bên phải bảng dữ liệu. Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị xuất hiện.
Thiết lập cột hiển thị:
- Thêm cột hiển thị (bên trái): tích chọn hoặc bỏ chọn cột muốn hiển thị. Bạn có thể nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm cột hiển thị để tìm nhanh cột.
- Cột hiển thị (bên phải): kéo thả để đổi thứ tự cột, hoặc nhấn biểu tượng (x) để ẩn cột.
Nhấn Lưu để áp dụng. Bạn cũng có thể nhấn Quay về mặc định hoặc Hủy trên cửa sổ này.

Lưu ý:

Cột Mã CCDC nằm ở mục CỐ ĐỊNH, luôn hiển thị ở vị trí đầu tiên, không tắt hoặc đổi vị trí được.
Nhóm Giá trị phân bổ theo tháng (12 cột tháng và cột Tổng cộng) luôn hiển thị, không tắt được. Khi sắp xếp nhóm này, hệ thống sắp xếp theo cột Tổng cộng.

Bước 7: Xuất file Excel

Nhấn nút Xuất file ở góc trên bên phải màn hình báo cáo.
Hệ thống hiển thị thanh tiến trình. Khi xử lý xong, cửa sổ hiện đường dẫn tải file, bạn nhấn vào để tải về.
File có định dạng .xlsx, tên dạng sapo_act_data_BangTinhPhanBoTheoNamCCDC_{ngày xuất}.

Lưu ý:

File xuất theo năm và bộ lọc đang áp dụng, luôn đủ 29 cột cố định, không phụ thuộc cột bạn đang bật hay tắt trên màn hình.
Bạn cần giữ nguyên màn hình báo cáo cho đến khi nhận được đường dẫn tải file.
Mỗi lần chỉ xử lý 1 file. Nếu bạn xuất liên tục nhiều lần, các file sau sẽ xếp hàng chờ.
File xuất tối đa 1.000.000 dòng.

Thay đổi dữ liệu theo từng nghiệp vụ

Bảng tính phân bổ CCDC tự cập nhật khi bạn thao tác trên các chứng từ CCDC:

Thao tác	Ảnh hưởng lên Bảng tính phân bổ CCDC
Tạo / Sửa / Xóa chứng từ Ghi tăng CCDC	CCDC được thêm, cập nhật hoặc xóa khỏi bảng
Ghi sổ / Bỏ ghi sổ chứng từ Phân bổ chi phí CCDC	Số tiền ở cột tháng tương ứng, Tổng giá trị đã phân bổ, Số kỳ còn lại, Giá trị còn lại và Tài khoản chi phí thay đổi tương ứng
Ghi sổ chứng từ Ghi giảm CCDC	Không làm thay đổi số tiền phân bổ. Phần giá trị còn lại của CCDC ghi giảm chỉ được ghi nhận khi chứng từ phân bổ CCDC liên quan được Ghi sổ
Lưu nháp hoặc xóa chứng từ nháp (Ghi giảm, Phân bổ)	Không ảnh hưởng

Thông báo thường gặp

Thông báo	Nguyên nhân	Cách xử lý
“Không có công cụ dụng cụ nào để hiển thị trong năm đã chọn.”	Năm đã chọn không có CCDC thỏa điều kiện hiển thị	Chọn năm khác hoặc kiểm tra lại chứng từ ghi tăng
“Không tìm thấy dữ liệu phù hợp. Hãy thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa.”	Không có CCDC thỏa bộ lọc hoặc từ khóa	Bỏ bớt bộ lọc hoặc thử từ khóa khác
“Vui lòng chọn năm xem báo cáo.”	Chưa chọn năm	Chọn năm tại ô Năm
“Bạn không có quyền xem dữ liệu Công cụ dụng cụ.”	Tài khoản chưa được cấp quyền Báo cáo/Bảng phân bổ chi phí CCDC	Liên hệ tài khoản có vai trò Toàn quyền để được cấp quyền
“Có lỗi xảy ra. Vui lòng tải lại trang.”	Hệ thống chưa lấy được dữ liệu	Tải lại trang, nếu vẫn lỗi hãy liên hệ Sapo
“Không có dữ liệu để xuất”	Không có CCDC nào thỏa bộ lọc khi xuất file	Điều chỉnh năm hoặc bộ lọc rồi xuất lại
“Vượt quá giới hạn xuất file tối đa 1,000,000 dòng”	Dữ liệu xuất quá 1.000.000 dòng	Thêm bộ lọc để giảm số dòng rồi xuất lại

Trợ lý Sapo