Danh sách hạch toán chi phí lương trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Màn hình Danh sách hạch toán chi phí lương hiển thị các bảng lương đã được hạch toán thành bút toán trên phần mềm. Tại đây người dùng có thể:

• Dễ dàng theo dõi, tìm kiếm, lọc và phân loại danh sách chứng từ đã hạch toán;
• Thao tác thêm mới, sửa, xóa đối với chứng từ.

Bước 1: Truy cập màn hình danh sách hạch toán chi phí lương

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương > Hạch toán chi phí, hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách hạch toán chi phí lương.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

Màn hình danh sách hạch toán chi phí lương hiển thị những trường thông tin dưới đây. Bạn có thể tùy chỉnh các cột hiển thị bằng biểu tượng bánh răng ở đầu bảng.

Để tùy chỉnh danh sách, bạn thực hiện như sau:

• Nhấp biểu tượng bánh răng ở góc trên bên trái bảng để mở cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị.
• Trong vùng Thêm cột hiển thị bên trái, nhập tên cột vào ô Tìm kiếm cột hiển thị nếu cần. Tích chọn cột muốn hiển thị hoặc bỏ tích để ẩn cột.
• Hai cột Số chứng từ và Ghi sổ được tích chọn sẵn và không thể bỏ chọn. Các cột có thể tùy chỉnh gồm Ngày hạch toán, Bảng lương, Diễn giải, Tổng số tiền; các cột này đang được chọn trong cấu hình hiển thị trên màn hình.
• Vùng Cột hiển thị bên phải liệt kê các cột đã chọn. Bạn có thể nhấp dấu × bên cạnh cột được phép tùy chỉnh để bỏ cột khỏi danh sách hiển thị.
• Nhấn Lưu để áp dụng thay đổi; nhấn Quay về mặc định nếu muốn khôi phục cấu hình mặc định. Nhấn Hủy hoặc dấu × ở góc trên bên phải để đóng cửa sổ khi không muốn lưu thay đổi.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý danh sách hạch toán chi phí lương.

1. Tìm kiếm nhanh

Tại ô Tìm kiếm theo số chứng từ, diễn giải (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ hoặc diễn giải để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách hạch toán chi phí lương:

• Thời gian: Nhấp ô chọn khoảng thời gian ngay bên phải tiêu đề Danh sách hạch toán chi phí lương. Ô này hiển thị mốc thời gian và khoảng ngày đang áp dụng, chẳng hạn Năm nay (01/01 - 31/12/2026).
• Trạng thái ghi sổ: Nằm bên phải thanh tìm kiếm. Nhấp bộ lọc, chọn một trong hai trạng thái Chưa ghi sổ hoặc Đã ghi sổ, sau đó nhấn Lọc.
• Ngày hạch toán: Nằm bên phải bộ lọc Trạng thái ghi sổ, dùng để lọc theo ngày hạch toán của chứng từ.
• Ngày chứng từ: Nằm bên phải bộ lọc Ngày hạch toán, dùng để lọc theo ngày chứng từ.

Khi mở bộ lọc thời gian, Ngày hạch toán hoặc Ngày chứng từ, bạn lựa chọn khoảng thời gian qua các tab:

• Gần đây: Cung cấp các mốc Hôm nay, Hôm qua, Tháng trước, Tháng này, Quý trước, Quý này, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, Năm trước, Năm nay và Tùy chọn.
• Theo tháng: Chọn năm trong ô phía trên, sau đó chọn một tháng từ Tháng 1 đến Tháng 12.
• Theo quý: Chọn năm trong ô phía trên, sau đó chọn Quý I, Quý II, Quý III hoặc Quý IV.
• Để nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn, chọn Tùy chọn trong tab Gần đây.
• Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

Sau khi lọc theo trạng thái ghi sổ, điều kiện được hiển thị thành thẻ bên dưới thanh tìm kiếm, ví dụ Trạng thái ghi sổ: Đã ghi sổ. Nhấp dấu × trên thẻ để bỏ điều kiện lọc này.

3. Thêm mới chứng từ hạch toán chi phí lương

• Để thêm một chứng từ hạch toán chi phí lương mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm hạch toán chi phí lương ở góc trên bên phải màn hình danh sách. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

4. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại vị trí Chức năng ở cuối mỗi dòng chứng từ, bạn nhấp biểu tượng dấu ba chấm để mở các thao tác nhanh. Với chứng từ Đã ghi sổ, menu hiển thị Bỏ ghi; với chứng từ Chưa ghi sổ, menu hiển thị Ghi sổ, Sửa và Xóa:

• Ghi sổ/Bỏ ghi: Cập nhật chứng từ lên sổ sách kế toán hoặc bỏ cập nhật để chỉnh sửa.
• Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin chứng từ hạch toán. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Xóa: Nhấp vào Xóa để xóa chứng từ hạch toán khỏi hệ thống.

5. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách:

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số chứng từ tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 3 trên tổng 3).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng chứng từ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn 20 hoặc 50 kết quả trên một trang.
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang, bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) hoặc mũi tên trái/phải ở góc dưới bên phải.

6. Xuất file danh sách hạch toán chi phí lương

• Bạn nên tìm kiếm và lọc dữ liệu cần xuất trước khi thực hiện. Nhấp Xuất file ở góc trên bên phải, bên trái nút + Thêm hạch toán chi phí lương.
• Hệ thống mở hộp thoại Xuất file danh sách hạch toán chi phí lương.

• Nhấn Xuất file trong hộp thoại để xác nhận; nhấn Hủy hoặc dấu × nếu không muốn tiếp tục.
• Khi hệ thống hiển thị thông báo Xuất file thành công, nhấp biểu tượng chuông ở góc trên bên phải để mở Thông báo.
• Tại tab Xuất, nhập file, tìm tác vụ xuất danh sách hạch toán chi phí lương có trạng thái Đã xử lý, rồi nhấp Tải xuống để tải file. Bạn có thể nhấp Xem tất cả danh sách xuất, nhập file ở cuối bảng thông báo để xem danh sách tác vụ.