Xuất/Nhập file chứng từ bán hàng trên phần mềm Sapo Accounting DN

Màn hình Danh sách bán hàng là nơi quản lý toàn bộ các chứng từ bán hàng, giúp bạn nhanh chóng xuất file dữ liệu để lưu trữ, phân tích hoặc nhập file dữ liệu hàng loạt từ Excel vào hệ thống để tiết kiệm thời gian.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền truy cập và thao tác trên phân hệ Bán hàng.
Người dùng đã lập các chứng từ bán hàng trên phần mềm hoặc đã chuẩn bị sẵn file dữ liệu Excel theo đúng định dạng mẫu của hệ thống.

1. Xuất file chứng từ bán hàng

Bước 1: Truy cập màn hình Bán hàng

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Bán hàng > chọn Bán hàng. Màn hình Danh sách bán hàng sẽ hiển thị.

Bước 2: Lọc dữ liệu trước khi xuất

Tại màn hình Danh sách bán hàng, bạn sử dụng các bộ lọc có sẵn để tìm kiếm chứng từ cần xuất:

Bộ lọc thời gian: Năm nay, tháng này, tùy chọn khoảng ngày...
Bộ lọc trạng thái: Trạng thái nhận hóa đơn và Trạng thái thanh toán.
Bộ lọc khác: Tìm kiếm theo số chứng từ, số hóa đơn, nhà cung cấp...

Sau khi hoàn tất lọc, bạn chọn ô tích chọn ở góc trên bên trái bảng dữ liệu (ô chọn tất cả) để chọn tất cả chứng từ cần xuất.

Bước 3: Chọn loại file xuất

Tại màn hình Danh sách bán hàng, bạn nhấp chọn nút Xuất file ở góc trên bên phải màn hình. Hộp thoại Xuất file bán hàng hóa, dịch vụ hiển thị, bạn chọn 1 trong 2 loại file:

File tổng quan (mặc định): Xuất các thông tin tổng quan của các chứng từ.
File chi tiết: Xuất đầy đủ thông tin chi tiết từng dòng hàng hóa/dịch vụ trong chứng từ.

Nhấn nút Xuất file để hệ thống bắt đầu xử lý (hoặc nhấn Hủy để quay lại).

Lưu ý:

Hệ thống hỗ trợ xuất tối đa 1,000,000 dòng trong một lần.
Bạn nên lọc dữ liệu trước khi trích xuất để đảm bảo file xuất đúng phạm vi và tránh xuất thừa dữ liệu.

Bước 4: Tải file về thiết bị

Sau khi hệ thống xử lý xong, biểu tượng Thông báo (hình quả chuông) ở góc trên bên phải màn hình sẽ hiển thị thông báo mới. Bạn nhấp chọn biểu tượng Thông báo > chọn tab Xuất, nhập file > tìm thông báo Xuất file Chứng từ bán hàng. Nhấn Tải xuống để tải file Excel về máy tính.

2. Nhập file chứng từ bán hàng

Bước 1: Truy cập chức năng Nhập file

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Bán hàng > chọn Bán hàng. Tại màn hình Danh sách bán hàng, bạn nhấp chọn nút Nhập file ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 2: Tải file mẫu

Tại hộp thoại Nhập file chứng từ bán hàng, bạn nhấp chọn liên kết File mẫu cơ bản để tải file mẫu về máy tính. Mở file mẫu và nhập/điền dữ liệu chứng từ bán hàng theo đúng định dạng được yêu cầu.

Bước 3: Tải file dữ liệu lên hệ thống

Bạn tải file lên hệ thống theo 1 trong 2 cách:

Kéo thả tệp Excel vào vùng tải lên trong hộp thoại.
Nhấp chọn nút Tải lên từ thiết bị để chọn file từ máy tính.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ chấp nhận file định dạng .xlsx hoặc .xls.
Dung lượng file tối đa là 2MB.

Bước 4: Xác nhận nhập file

Sau khi kiểm tra file tải lên đã đúng định dạng, bạn nhấp chọn Nhập file để bắt đầu nhập dữ liệu vào hệ thống (hoặc nhấn Hủy để hủy thao tác).

Bước 5: Kiểm tra kết quả nhập file

Sau khi hệ thống xử lý xong, nhấp chọn biểu tượng Thông báo (hình quả chuông) ở góc trên bên phải. Chọn mục Xuất, nhập file > tìm thông báo có trạng thái Đã xử lý. Nhấp chọn Xem chi tiết để kiểm tra kết quả chi tiết của lần nhập file.

Trợ lý Sapo