Thêm mới phiếu xuất kho khác trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Tính năng Thêm mới phiếu xuất kho khác dùng để ghi nhận các nghiệp vụ xuất kho hàng hóa không thông qua hoạt động bán hàng thông thường. Ví dụ: xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, xuất hàng hóa luân chuyển nội bộ, hàng hóa dùng để cho biếu tặng, hỏng hóc hoặc xuất kho cân đối khi kiểm kê. Khi thực hiện nghiệp vụ này, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho và hạch toán giá vốn tương ứng vào sổ cái.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Kho > Xuất kho. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Bạn đã khai báo Kho hàng trên Sapo Accounting. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm phiếu xuất kho khác

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Kho hàng > Phiếu xuất kho.
Tại màn hình danh sách, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu xuất (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình). Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến giao diện Thêm phiếu xuất kho.

Bước 2: Khai báo thông tin phiếu xuất

1. Thông tin chung

Tại khu vực này, bạn cần xác định đối tượng giao dịch và thời gian ghi nhận chứng từ:

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Bạn chọn loại đối tượng tương ứng: Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên.
Mã đối tượng (*)	Tìm kiếm đối tượng đã có hoặc nhấn biểu tượng (+) để thêm nhanh đối tượng mới.
Tên đối tượng	Hệ thống tự động hiển thị sau khi chọn Mã đối tượng.
Người nhận	Nhập tên người trực tiếp nhận hàng hoặc người thực hiện bàn giao.
Địa chỉ	Thông tin địa chỉ của đối tượng (tự động hiển thị hoặc nhập tay).
Diễn giải	Nội dung ngắn gọn của nghiệp vụ (mặc định: "Xuất kho khác của [Tên đối tượng]").
Ngày hạch toán	Ngày ghi nhận bút toán vào sổ sách.
Ngày chứng từ	Ngày thực tế phát sinh giao dịch xuất kho.
Số chứng từ	Hệ thống tự động đánh số theo quy tắc cấu hình (Ví dụ: PXK00001).

Lưu ý:

Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán và phải lớn hơn hoặc bằng Ngày chứng từ.
Tính năng thêm nhanh đối tượng sẽ không cung cấp đầy đủ trường thông tin để bạn nhập liệu. Sau khi thêm nhanh đối tượng, bạn cần bổ sung thêm thông tin đối tượng trong phân hệ Danh mục > Đối tượng.

2. Thêm chứng từ tham chiếu

Tính năng này cho phép bạn liên kết phiếu xuất kho khác với các chứng từ liên quan đã tồn tại trên hệ thống (ví dụ: phiếu chi, phiếu thu, mua hàng, bán hàng...), giúp dễ dàng truy xuất nguồn gốc và đối soát dữ liệu giữa các nghiệp vụ.

Tại màn hình Thêm phiếu xuất kho, bạn chọn Tham chiếu > Thêm.
Một cửa sổ danh sách chứng từ sẽ hiện ra, bạn có thể tìm kiếm chứng từ theo số chứng từ hoặc sử dụng bộ lọc để lọc chứng từ.
Sau đó, tích chọn các chứng từ tương ứng và nhấn Xác nhận.

Lưu ý:

Việc thêm chứng từ tham chiếu chỉ nhằm mục đích liên kết thông tin, hệ thống sẽ không tự động lấy lại dữ liệu hàng hóa từ chứng từ tham chiếu vào bảng nhập liệu.
Bạn có thể thêm nhiều chứng từ tham chiếu cho cùng một phiếu xuất kho khác.

3. Thông tin hàng hóa

Bạn thực hiện chọn danh sách các hàng hóa, dịch vụ cần xuất kho vào bảng dữ liệu:

Trường thông tin	Mô tả
Mã hàng/SKU	Nhập mã hoặc tên để chọn hàng hóa cần xuất kho.
Tên hàng hóa	Hệ thống tự động hiển thị theo Mã hàng đã chọn.
Kho	Chọn kho nguồn mà hàng hóa sẽ được xuất ra.
TK Nợ	Chọn tài khoản Nợ phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
TK Có	Chọn tài khoản Có phù hợp với bản chất nghiệp vụ thực hiện.
Đơn vị tính	Đơn vị đo lường của hàng hóa.
Số lượng	Nhập số lượng thực tế xuất kho.
Đơn giá	Đơn giá của hàng hóa, dịch vụ sẽ được tự động điền sau khi bạn thực hiện Tính giá vốn.
Thành tiền	Hệ thống tự động tính theo công thức Thành tiền = Số lượng x Đơn giá.
Khoản mục phí	Chọn khoản mục chi phí tương ứng để phân loại nghiệp vụ kế toán.

4. Thao tác bổ sung và kiểm tra dữ liệu

Sau khi nhập liệu các dòng hàng hóa, bạn có thể thực hiện các thao tác:

Thêm dòng: Nhấp nút Thêm dòng (phía dưới bảng hàng hóa) để tiếp tục nhập thêm các mã hàng khác.
Xóa dòng: Nhấp vào biểu tượng dấu X ở cuối mỗi dòng hàng hóa nếu muốn loại bỏ mặt hàng đó khỏi phiếu.
Xóa tất cả: Nhấp nút Xóa tất cả để làm mới toàn bộ danh sách hàng hóa đã nhập trong bảng.

Bước 3: Hoàn tất phiếu xuất kho khác

Sau khi kiểm tra kỹ các thông tin, bạn chọn một trong các hành động tại thanh tác vụ phía dưới:

Lưu: Phần mềm hiển thị thông báo "Thêm phiếu xuất kho thành công". Phiếu sẽ ở trạng thái "Chưa ghi sổ".
Lưu & Thêm: Lưu phiếu hiện tại và mở ngay một màn hình thêm mới phiếu xuất kho khác để tiếp tục làm việc.
Hủy: Hủy bỏ toàn bộ thông tin đang nhập và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, phiếu xuất kho đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện Ghi sổ để hạch toán và ghi nhận tồn kho trên báo cáo.

Trợ lý Sapo