Trả lương theo nhân viên trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chức năng Trả lương theo nhân viên dùng để thực hiện nghiệp vụ chi trả tiền lương cho nhân viên theo đồng thời nhiều kỳ bảng lương, đồng thời theo dõi lịch sử chi trả lương cho nhân viên.

Điều kiện tiên quyết:

Người dùng được phân quyền thực hiện với Nghiệp vụ > Tiền lương > Trả lương.
Người dùng được phân quyền thực hiện với Nghiệp vụ > Tiền mặt > Phiếu chi hoặc Nghiệp vụ > Tiền gửi > Phiếu chi. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm hạch toán chi phí lương và đang ở trạng thái “Đã ghi sổ”. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình Trả lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền lương. Bạn nhấp chọn mục Trả lương trong menu con. Hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình Trả lương theo từng nhân viên.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn nhân viên cần thanh toán

1. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã nhân viên, tên nhân viên để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Chọn nhân viên cần thanh toán

Tại dòng chứa mã nhân viên cần thanh toán lương, ở cột chức năng (ngoài cùng bên phải), chọn Trả lương. Phần mềm sẽ hiển thị màn hình Phiếu chi trả lương nhân viên.

Bước 3: Khai báo Thông tin Phiếu chi

1. Phương thức và Lý do thanh toán

Phương thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi tùy theo hình thức thanh toán.

2. Tại tab Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Nhân viên (Mặc định và không thể tùy chỉnh)
Mã nhân viên*	Tìm kiếm và chọn Mã nhân viên đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh nhân viên
Tên nhân viên	Sau khi chọn Mã nhân viên, phần mềm sẽ tự động điền Tên nhân viên
Số tài khoản đi* (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của bạn
Số tài khoản đến (Đối với phương thức thanh toán Tiền gửi)	Chọn số tài khoản đã khai báo của nhân viên
Nội dung thanh toán	Nội dung thanh toán tự động điền theo quy tắc “Phương thức thanh toán” + “Trả lương cho nhân viên cho” + “Tên nhân viên” (Có thể tùy chỉnh)
Ngày hạch toán*	Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ*	Nhập ngày chứng từ
Số chứng từ*	Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

3. Tại tab Chi tiết thanh toán

Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc Trả lương cho nhân viên cho + “Tên nhân viên”.
Tại cột Tài khoản nợ: Với nghiệp vụ Trả lương cho nhân viên, Tài khoản Nợ sẽ được mặc định là Tài khoản 334. Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
Tại cột Tài khoản có: Với lý do thanh toán Trả lương cho nhân viên, Tài khoản Có sẽ được mặc định là Tài khoản 1111 (với phương thức thanh toán tiền mặt) hoặc Tài khoản 1121 (với phương thức thanh toán tiền gửi). Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
Tại cột Số tiền: Phần mềm tự động điền Số tiền trả bằng Số tiền còn được lĩnh trên tất cả bảng lương. Hoặc thao tác nhập thủ công Số tiền trả tương ứng.
Tại cột Mã đối tượng: Phần mềm tự động điền Mã đối tượng tương ứng với nhân viên thực hiện thanh toán.
Tại cột Tên đối tượng: Phần mềm tự động điền theo Mã đối tượng.
Tại cột Khoản mục phí: Khi chọn lí do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPLUONG - Chi phí lương".
Tại cột Chi phí không hợp lý: Giúp bạn đánh dấu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN. Hệ thống mặc định là không tích.

Bước 4: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Hoàn tất hành động:

Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”.
Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, phiếu chi đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền trả.

Trợ lý Sapo