Thêm chi phí trả trước trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chức năng Thêm chi phí trả trước cho phép người dùng ghi nhận một khoản chi phí trả trước mới phát sinh tại đơn vị để theo dõi giá trị chi phí và thực hiện phân bổ cho các kỳ kế toán tiếp theo.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền Nghiệp vụ > Chi phí trả trước > Ghi tăng chi phí. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Tài khoản được phân quyền truy cập các chứng từ liên quan.

Bước 1: Truy cập màn hình Thêm chi phí trả trước

Trên thanh Menu bên trái trang quản trị, chọn Công cụ dụng cụ > Chi phí trả trước.
Tại màn hình Danh sách chi phí trả trước, bạn nhấn chọn nút (+) Thêm chi phí trả trước.

Bước 2: Khai báo thông tin chi phí trả trước

1. Thông tin chung

Tại mục Thông tin chung, bạn thực hiện nhập các trường thông tin:

Mã chi phí trả trước: Hệ thống tự sinh theo quy tắc đánh số.
Tên chi phí trả trước: Nhập tên của chi phí trả trước.
Ngày ghi nhận: Chọn ngày ghi tăng chi phí trả trước.
Số tiền: Nhập tổng giá trị chi phí trả trước phát sinh.
Số kỳ phân bổ (tháng): Nhập số kỳ kế toán thực hiện phân bổ.
Số tiền phân bổ hàng kỳ: Nhập số tiền phân bổ cho mỗi kỳ.
TK chờ phân bổ: Chọn tài khoản kế toán dùng để theo dõi chi phí trả trước (ví dụ: 242).
Ngừng phân bổ: Tích chọn để ngừng phân bổ chi phí.
Lý do ngừng phân bổ: Nhập lý do ngừng phân bổ (Chỉ hiển thị khi tích chọn Ngừng phân bổ).

2. Thông tin phân bổ

Tại mục Thông tin phân bổ, bạn thực hiện nhập các trường thông tin:

TK chi phí phân bổ: Chọn tài khoản chi phí phân bổ
Tỷ lệ phân bổ (%): Tỷ lệ phân bổ tương ứng
Khoản mục phí: Khoản mục phí phát sinh khi phân bổ
Ghi chú: Nhập chú thích thêm nếu cần.
Nhấn Thêm dòng để thêm dòng phân bổ.
Nhấn Xóa tất cả dòng để nhập lại từ đầu.

3. Chứng từ liên quan

Tại mục Chứng từ liên quan, bạn thực hiện thao tác:

Nhấn nút Chọn chứng từ, hệ thống hiển thị màn hình Chọn chứng từ liên quan phát sinh chi phí trả trước (Khoảng thời gian phát sinh mặc định là Năm nay).
Bạn sử dụng bộ lọc thời gian và thanh tìm kiếm theo số chứng từng, diễn giải để tìm nhanh các chứng từ.
Chọn một hoặc nhiều chứng từ trong danh sách rồi nhấn Xác nhận.

Lưu ý:

Chỉ những chứng từ mà bạn được phân quyền truy cập mới hiển thị trong danh sách và có thể được lựa chọn.

Bước 3: Hoàn tất thêm chi phí trả trước

Sau khi nhập thông tin, bạn nhấn chọn một trong các thao tác sau:

Lưu: Lưu chi phí trả trước và quay lại danh sách.
Lưu & thêm: Lưu chi phí trả trước và tiếp tục tạo mới chi phí khác.
Hủy: Không lưu dữ liệu và quay lại màn hình trước.

Lưu ý:

Chỉ được sửa toàn bộ thông tin khi chưa phát sinh phân bổ (Chỉ phát sinh khi chứng từ phân bổ đã được ghi sổ).
Khi đã phân bổ, hệ thống chỉ cho phép:
- Ngừng/Bỏ ngừng phân bổ.
- Cập nhật lý do ngừng phân bổ.
Các chi phí đang ở trạng thái Ngừng phân bổ sẽ không được hệ thống đưa vào kỳ phân bổ tiếp theo.

Trợ lý Sapo