Thu tiền theo hóa đơn trên Phiếu thu tiền trên phần mềm Sapo Accounting DN

Thu tiền theo hóa đơn trên Phiếu thu tiền là tính năng trên Sapo Accounting DN giúp kế toán và nhà bán hàng lập nhanh phiếu thu để thu hồi công nợ phải thu của khách hàng. Khi thực hiện thu tiền, hệ thống tự động hiển thị các hóa đơn bán hàng còn nợ của khách hàng, hỗ trợ phân bổ số tiền thanh toán theo nguyên tắc FIFO (ưu tiên thanh toán các hóa đơn phát sinh trước) hoặc theo lựa chọn của người dùng. Đồng thời, phần mềm tự động đối trừ công nợ và hạch toán các bút toán liên quan, hỗ trợ thu một phần hoặc toàn bộ giá trị hóa đơn, giúp quá trình quản lý công nợ diễn ra nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn.

1. Cách truy cập tính năng

Bạn có thể mở màn hình Thu tiền theo hóa đơn bằng 4 cách linh hoạt tùy theo nhu cầu thao tác:

• Cách 1 (Từ menu Tiền mặt): Vào Tiền mặt > Phiếu thu > Nhấn mũi tên ▼ bên phải nút Thêm phiếu thu > Chọn Thêm phiếu thu theo hóa đơn.
• Cách 2 (Từ menu Tiền gửi): Vào Tiền gửi > Phiếu thu > Nhấn mũi tên ▼ bên phải nút Thêm phiếu thu > Chọn Thêm phiếu thu theo hóa đơn.
• Cách 3 (Từ menu Bán hàng): Menu Bán hàng > Bán hàng > Click nút [...] cuối dòng hóa đơn > Chọn "Thu tiền", hoặc Menu Bán hàng > Bán hàng > Bấm vào chi tiết chứng từ cần thanh toán, click nút Thao tác khác ▼ ở góc phải màn hình > Chọn "Thu tiền".
  
• Cách 4 (Từ Chi tiết Khách hàng): Vào Danh mục > Khách hàng > Chọn khách hàng cụ thể > Tab Chứng từ công nợ > Click nút ... cuối dòng hóa đơn > Chọn Thu tiền.

2. Các bước thực hiện

Bước 1: Mở màn hình Thêm phiếu thu theo hóa đơn

Dựa trên các cách truy cập ở Mục 2, hệ thống sẽ hiển thị giao diện Thêm phiếu thu theo hóa đơn tiền mặt/tiền gửi tương ứng với phương thức bạn chọn.

Bước 2: Nhập thông tin công nợ

Tại khu vực Thông tin công nợ, bạn tiến hành khai báo các trường dữ liệu:

• Ngày thanh toán: Mặc định lấy ngày hiện tại (có thể điều chỉnh).
• Phương thức thanh toán: Lựa chọn giữa Tiền mặt hoặc Tiền gửi (Mặc định Tiền mặt nếu vào từ menu Tiền mặt; mặc định Tiền gửi nếu vào từ menu Tiền gửi và không hiển thị phương thức thanh toán còn lại)
• Mã khách hàng: Tìm kiếm khách hàng cần thu tiền
• Tên khách hàng: Hệ thống tự động hiển thị theo Mã khách hàng.  
• Vùng hiển thị tổng hợp bên phải: 
  • Số tiền thu: Tổng số tiền sẽ thu (cập nhật động khi chọn hóa đơn).
  • Số tiền thanh toán: Tổng tiền thanh toán thực tế.
    

Bước 3: Chọn hóa đơn và phân bổ tiền thanh toán

Tại vùng Chứng từ công nợ, bạn có hai lựa chọn để phân bổ số tiền:

• Gạch nợ tự động (FIFO): Nhập tổng số tiền vào ô Nhập số thu. Hệ thống sẽ tự động tích chọn và ưu tiên phân bổ cho các hóa đơn cũ nhất (nợ lâu nhất) trước.
• Thao tác thủ công: Tích chọn trực tiếp ô vuông đánh dấu ở đầu dòng hóa đơn hoặc nhập số tiền cụ thể vào cột Số thu cho từng dòng chứng từ mà bạn muốn thanh toán.

Bước 4: Lập phiếu thu

Sau khi hoàn tất phân bổ, nhấn nút Lập phiếu thu. Hệ thống sẽ tự động hạch toán các thông tin:

• Lý do / Nội dung thanh toán: Tự động điền theo mẫu chuẩn (Ví dụ: "Thu tiền khách hàng cho [Tên KH]").
• Định khoản tự động: Hệ thống tự động ghi Nợ TK 1111/1121 và Có TK 131 (tách biệt tiền hàng và thuế GTGT nếu có).
• Ngày hạch toán (*): Mặc định = ngày thanh toán đã chọn
• Ngày chứng từ (*): Mặc định = ngày hạch toán
  
• Số chứng từ: Tự sinh (VD: PT000033)
• Số tài khoản đến (*): Hiển thị khi chọn Tiền gửi

Bước 5: Lưu phiếu thu

• Nhấn nút Lưu để hoàn tất. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và cập nhật lại trạng thái công nợ của hóa đơn.
• Sau khi lưu nếu bạn có nhu cầu sửa phiếu, bạn tìm phiếu thu trong danh sách Tiền mặt hoặc Tiền gửi, thực hiện Hủy ghi sổ, sau đó nhấn Sửa để điều chỉnh thông tin.
• Khi bạn thực hiện hủy phiếu thu, hệ thống sẽ tự động khôi phục Số chưa thu của hóa đơn về trạng thái ban đầu trước khi đối trừ.

3. Trạng thái chứng từ sau thanh toán

Sau khi thực hiện gạch nợ, hóa đơn sẽ chuyển sang các trạng thái tương ứng với số tiền thu được:

• Chưa thanh toán: Hóa đơn chưa được thực hiện gạch nợ.
• Thanh toán một phần: Số tiền thu nhỏ hơn Số chưa thu của hóa đơn.
• Đã thanh toán: Số tiền thu bằng đúng Số chưa thu (Số dư nợ về 0).