Quản lý danh sách phân bổ chi phí trả trước trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Màn hình Danh sách phân bổ chi phí trả trước giúp theo dõi và tra cứu toàn bộ các chứng từ phân bổ đã phát sinh tại đơn vị một cách rõ ràng. Thông qua màn hình này, có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu các khoản chi phí đã được phân bổ theo từng kỳ, đảm bảo số liệu chính xác và minh bạch.

Bước 1: Truy cập Danh sách phân bổ chi phí trả trước

• Tại thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Công cụ dụng cụ > sau đó chọn Chi phí trả trước.
• Bạn nhấp chọn tab Phân bổ ở góc trên bên trái để chuyển sang Danh sách phân bổ chi phí trả trước.

Bước 2: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý chứng từ.

1. Mô tả màn hình danh sách

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

2. Tìm kiếm chứng từ

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, đối tượng để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách chứng từ:

3.1. Lọc theo khoảng thời gian chính

• Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (mặc định là "Năm nay...") ở góc trên bên phải tiêu đề "Danh sách phân bổ chi phí trả trước".
• Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
  • Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến.
  • Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm (từ Tháng 1 đến Tháng 12).
  • Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
  • Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn.
• Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.

3.2. Lọc theo Trạng thái ghi sổ

• Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái ghi sổ, nằm bên phải thanh tìm kiếm.
• Một danh sách thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Đã ghi sổ hoặc Chưa ghi sổ rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

3.3. Lọc theo Ngày hạch toán/ Ngày chứng từ

• Bạn nhấp vào bộ lọc Ngày hạch toán/ Ngày chứng từ, nằm bên phải bộ lọc “Trạng thái ghi sổ” để lọc chứng từ theo ngày hạch toán lên phần mềm hoặc ngày thực tế lập chứng từ.
• Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu tương tự như bộ lọc thời gian chính.

4. Thêm chứng từ

• Để thêm một chứng từ mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phân bổ chi phí (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình).
• Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết cách Thêm mới phân bổ chi phí trả trước tại đây.

5. Các thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều chứng từ trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện. Bạn cũng có thể tích vào ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả chứng từ đang hiển thị trên trang.

Bạn có thể thực hiện các hành động sau:

• Ghi sổ:

• Nhấp vào nút Ghi sổ để ghi sổ các chứng từ đã chọn.

• Hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Ghi sổ chứng từ [số chứng từ] thành công”

• Bỏ ghi sổ:

• Nhấp vào nút Bỏ ghi sổ để bỏ ghi sổ các chứng từ đã chọn.

• Hệ thống hiển thị pop-up Bỏ ghi sổ chứng từ?.

• Nội dung thông báo: “Bạn có chắc muốn bỏ ghi [số] chứng từ không? Nếu bỏ ghi chứng từ này sẽ đồng thời bỏ ghi các chứng từ đang tham chiếu.”

• Nhấp Bỏ ghi để hoàn tất.

• Xóa: 

• Nhấp vào nút Xóa để xóa hàng loạt các chứng từ đã chọn.

• Hệ thống hiển thị pop-up Xác nhận xóa chứng từ?.

• Nội dung thông báo: “Bạn có chắc muốn xóa [số lượng] chứng từ không? Hành động này không thể hoàn tác.”

• Nhấp Xóa để hoàn tất.

6. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng (cột cuối cùng) của mỗi dòng chứng từ trên danh sách, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

• Ghi sổ / Bỏ ghi: Tùy vào trạng thái của phiếu, bạn có thể nhấp để Ghi sổ (nếu phiếu chưa ghi sổ) hoặc Bỏ ghi (nếu phiếu đã ghi sổ).
• Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Xóa: Xóa chứng từ khỏi hệ thống.

7. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số chứng từ tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 50).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng chứng từ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang, bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.