Sửa bảng lương trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Tính năng Sửa bảng lương cho phép người dùng điều chỉnh thông tin bảng lương đã được lập trước khi phát sinh chứng từ thanh toán. Các chỉnh sửa có thể bao gồm: thay đổi thông tin nhân viên, điều chỉnh các khoản lương, phụ cấp, khấu trừ, hoặc cập nhật lại quy định lương, bảo hiểm, thuế TNCN áp dụng cho kỳ lương.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản được phân quyền thực hiện với Nghiệp vụ > Tiền lương > Bảng lương.
Tài khoản được phân quyền thực hiện Danh mục > Đối tượng > Nhân viên. Xem hướng dẫn phân quyền chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm mới bảng lương và đang ở trạng thái Chưa thanh toán. Xem hướng dẫn thêm mới bảng lương chi tiết tại đây.
Nút Sửa chỉ hiển thị khi bảng lương chưa có chứng từ trả lương liên quan và kỳ bảng lương chưa rơi vào giai đoạn đã khóa sổ.

Bước 1: Truy cập Danh sách bảng lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương. Hệ thống tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách bảng lương.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn bảng lương cần sửa

1. Tìm kiếm nhanh

Tại thanh tìm kiếm (phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là mã bảng lương, tên bảng lương để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách bảng lương. Bạn nhấp vào bộ lọc Kỳ bảng lương, nằm bên phải thanh tìm kiếm. Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện với các tab tùy chọn:

Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn.
Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm.
Theo quý: Giúp bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
Tùy chọn: Cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn.

Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu danh sách.

3. Chọn bảng lương cần sửa

Có 2 cách để bạn truy cập vào màn hình sửa bảng lương:

Cách 1: Tại dòng chứa bảng lương cần sửa, ở cột Chức năng, nhấp biểu tượng dấu ba chấm rồi chọn Sửa.
Cách 2: Nhấp chọn Mã bảng lương hoặc dòng chứa bảng lương cần sửa. Tại màn hình chi tiết bảng lương, chọn nút Sửa (ở góc trên bên phải màn hình).

Bước 3: Chỉnh sửa thông tin bảng lương

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Sửa bảng lương "Mã bảng lương". Giao diện trang này tương tự như màn hình chi tiết Thêm bảng lương, nhưng các trường đã có sẵn thông tin bạn nhập trước đó (bao gồm đầy đủ công thức tính theo Quy định lương riêng của bảng lương này - xem chi tiết công thức tại bài Thêm mới bảng lương).

Bạn có thể cập nhật các thông tin sau:

1. Cập nhật các khoản lương, phụ cấp, tiền thưởng

Điều chỉnh các khoản thu nhập cho người lao động trực tiếp trên bảng lương (nếu có).

Lưu ý:

Mọi ô có công thức đều cho phép sửa tay, nhưng khi sửa sẽ không cập nhật ngược lại các ô thành phần đã dùng để tính ra nó (ví dụ: sửa trực tiếp ô Tổng số sẽ không làm thay đổi các khoản lương, phụ cấp thành phần).

2. Thêm nhân viên

Để tính lương cho các nhân viên đang ở trạng thái Nghỉ việc, bạn nhấp chọn + Thêm nhân viên (góc trên bên phải màn hình).

Danh sách hiển thị cả nhân viên đã nghỉ việc; các nhân viên đang ở trạng thái nghỉ việc sẽ được hệ thống sắp xếp mặc định ở đầu danh sách. Tất cả nhân viên ở trạng thái "Đang làm việc" sẽ được hệ thống tự động đưa vào bảng lương.

Bạn kéo chọn hoặc sử dụng thanh tìm kiếm phía trên danh sách để tìm kiếm nhanh nhân viên.
Tích chọn ô vuông bên trái Mã nhân viên hoặc ô vuông trên thanh tiêu đề để chọn tất cả.
Nhấn Tiếp theo để thêm nhân viên đã chọn vào bảng lương.

Lưu ý:

Một nhân viên chỉ xuất hiện tối đa 1 lần trên cùng 1 bảng lương.

3. Xóa nhân viên

Để xóa nhân viên ra khỏi bảng lương, bạn thao tác như sau:

Tại màn hình sửa bảng lương, chọn biểu tượng dấu X (ở cột ngoài cùng bên phải dòng chứa mã nhân viên) để xóa nhân viên khỏi bảng lương.

Lưu ý:

Bạn không thể xóa tất cả nhân viên trên bảng lương. Bảng lương phải được tính có ít nhất 1 nhân viên.

4. Cập nhật Quy định lương

Nhấp chọn Thao tác khác (góc trên bên phải màn hình), chọn Xem quy định lương. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Quy định về lương, bảo hiểm và thuế TNCN.
Bạn có thể thực hiện chỉnh sửa quy định chung về lương, tỷ lệ bảo hiểm và thuế TNCN.
Bạn có thể Cập nhật theo quy định để sử dụng Quy định lương đã thiết lập trên phần mềm.
Chọn Lưu để thiết lập quy định lương cho bảng lương. Khi cửa sổ Xác nhận tính lại lương hiển thị, chọn Xác nhận.

Lưu ý:

Thao tác cập nhật Quy định lương chỉ được áp dụng cho bảng lương trong kỳ đang lập, đây là bản quy định lương riêng của bảng lương, không ảnh hưởng đến Quy định lương chung hay các bảng lương khác.

5. Tính lại lương

Nhấp chọn Tính lại lương (góc trên bên phải màn hình) để hệ thống thực hiện tính lại lương cho nhân viên. Khi cửa sổ yêu cầu Xác nhận tính lại lương hiển thị, nhấp chọn Xác nhận.

Lưu ý:

Thao tác này chỉ tính lại trên dữ liệu nhân viên hiện có trên bảng lương, không tự lấy lại thông tin mới nhất từ Danh mục Nhân viên. Muốn cập nhật thông tin nhân viên mới nhất, hãy xóa dòng đó rồi thêm lại (mục 2).

6. Xem công thức tính lương

Nhấp chọn Thao tác khác (góc trên bên phải màn hình), chọn Xem công thức tính lương để xem chi tiết công thức hệ thống sử dụng để tính lương. Sau khi xem, bạn chọn Đóng để quay lại màn hình chỉnh sửa.

Bước 4: Hoàn tất chỉnh sửa bảng lương

Kiểm tra lại thông tin bảng lương đã điều chỉnh.

Hoàn tất hành động:

Chọn Cập nhật để chỉnh sửa bảng lương trên phần mềm. Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình chi tiết bảng lương vừa sửa ở trạng thái "Chưa thanh toán" và hiển thị thông báo "Cập nhật bảng lương thành công".
Chọn Hủy để hủy chỉnh sửa bảng lương và quay lại màn hình danh sách bảng lương.

Lưu ý:

Thao tác Cập nhật chỉ ghi nhận lại số liệu của bảng lương, hệ thống không tự sinh hoặc sửa bút toán hạch toán (vì bảng lương không hạch toán trực tiếp).
Nếu bảng lương đã từng được dùng để lập chứng từ Hạch toán chi phí lương, hãy kiểm tra kỹ trước khi sửa số liệu: số liệu đã ghi sổ trên chứng từ Hạch toán không tự động cập nhật theo thay đổi bạn vừa lưu.

Trợ lý Sapo