Xem chi tiết chứng từ phân bổ chi phí trả trước trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Chức năng Xem phân bổ chi phí trả trước cho phép người dùng theo dõi chi tiết thông tin của từng chứng từ phân bổ chi phí trả trước, bao gồm thông tin phiếu, danh sách chi phí được phân bổ, chi tiết phân bổ và bút toán hạch toán, phục vụ công tác kiểm soát và đối chiếu số liệu kế toán.

Bước 1: Truy cập màn hình Danh sách phân bổ chi phí

• Tại thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Công cụ dụng cụ > sau đó chọn Chi phí trả trước.
• Bạn nhấp chọn tab Phân bổ ở góc trên bên trái để chuyển sang Danh sách phân bổ chi phí trả trước.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn chứng từ phân bổ cần xem

1. Tìm kiếm nhanh

• Sử dụng thanh tìm kiếm, để nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải để tìm kiếm nhanh chứng từ phân bổ cần xem.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể nhấp vào các bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

• Lọc theo Trạng thái ghi sổ
• Lọc theo Ngày hạch toán
• Lọc theo Ngày chứng từ

3. Chọn chứng từ cần xem

• Nhấp chọn vào Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần xem trong danh sách.
• Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Chi tiết phân bổ chi phí trả trước.

Bước 3. Xem thông tin chi tiết trên chứng từ

1. Thông tin phiếu

Người dùng kiểm tra các thông tin chung của chứng từ phân bổ chi phí trả trước bao gồm:

• Tháng: Hệ thống tự động điền tháng theo kỳ phân bổ chi phí đã chọn trước đó và không cho phép chỉnh sửa.
• Năm: Hệ thống tự động điền năm theo kỳ phân bổ chi phí đã chọn trước đó và không cho phép chỉnh sửa.
• Ngày hạch toán: Hiển thị mặc định ngày cuối cùng của tháng phân bổ.
• Ngày chứng từ: Hiển thị mặc định ngày cuối cùng của tháng phân bổ.
• Số chứng từ: Hệ thống tự động sinh số chứng từ tăng dần.
• Diễn giải: Nhập nội dung diễn giải của chứng từ.
• Tham chiếu: Bạn có thể chọn thêm chứng từ tham chiếu liên quan (nếu có).

2. Danh sách chi phí

Hệ thống sẽ tự động tính toán và ghi nhận giá trị những chi phí đủ điều kiện phân bổ theo danh sách:

• Mã chi phí trả trước: Mã định danh của chi phí trả trước ghi nhận trên phần mềm
• Tên chi phí trả trước: Tên đầy đủ của chi phí trả trước
• Tổng chi phí trả trước: Tổng thành tiền chi phí trả trước sẽ thực hiện phân bổ
• Chi phí chưa phân bổ: Giá trị chi phí trả trước chưa thực hiện phân bổ
• Chi phí phân bổ trong kỳ: Giá trị chi phí trả trước thực hiện phân bổ trong kỳ

3. Chi phí phân bổ

Bạn chuyển sang tab Chi phí phân bổ để kiểm tra thông tin phân bổ theo từng chi phí trả trước:

• TK chi phí: Tài khoản chi phí nhận phân bổ
• Chi phí phân bổ: Số tiền thực hiện phân bổ trong kỳ
• Tỷ lệ phân bổ (%): Tỷ lệ phân bổ chi phí theo từng tài khoản và chi phí
• Số tiền phân bổ: Số tiền phân bổ theo từng tài khoản và chi phí
• Khoản mục phí: Khoản mục chi phí phát sinh

4. Chi tiết hạch toán

Bạn chuyển sang tab Chi tiết hạch toán để kiểm tra các bút toán hạch toán nghiệp vụ phân bổ:

• Diễn giải: Diễn giải chi tiết của dòng hạch toán
• TK Nợ: Tài khoản chi phí
• TK Có: Tài khoản chờ phân bổ
• Số tiền: Số tiền phân bổ
• Đối tượng nợ: Đối tượng nợ của nghiệp vụ
• Đối tượng có: Đối tượng có của nghiệp vụ
• Khoản mục phí: Khoản mục phí phát sinh
• Chi phí không hợp lý: Tích chọn nếu chi phí phát sinh là chi phí không hợp lý

Bước 4: Các thao tác chức năng

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các chức năng sau (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

• Sửa: Nhấp vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Ghi sổ: Nhấp vào nút Ghi sổ nếu chứng từ đang ở trạng thái Chưa ghi sổ.
• Bỏ ghi: Nhấp vào nút Bỏ ghi nếu chứng từ đang ở trạng thái Đã ghi sổ.
• Thao tác khác: Nhấp vào biểu tượng Thao tác khác để mở rộng menu:
  • Xóa: Xóa chứng từ khỏi hệ thống.