Sửa phiếu chi tiền mặt trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Tính năng Sửa phiếu chi cho phép bạn cập nhật dữ liệu khi có thay đổi hoặc nhập sai. Bạn có thể chỉnh sửa các thông tin như ngày hạch toán, số tiền, diễn giải, hoặc chứng từ liên quan trên phiếu chi. Hệ thống sẽ tự động cập nhật và hiển thị đúng trong các danh mục, chứng từ và báo cáo, giúp đảm bảo thông tin luôn chính xác, thống nhất và dễ quản lý.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tiền mặt > Phiếu chi.
Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Danh mục > Đối tượng > Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên.
Tài khoản của bạn được cấp quyền xem các chứng từ tham chiếu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm phiếu chi trên phần mềm và đang ở trạng thái Chưa ghi sổ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu chi

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền mặt. Hệ thống sẽ mặc định trỏ vào mục Phiếu chi trong menu con.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn Phiếu chi cần sửa

1. Tìm kiếm nhanh

Sử dụng thanh tìm kiếm, để nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải, mã đối tượng, hoặc tên đối tượng để tìm kiếm nhanh phiếu chi cần xem.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể nhấp vào các bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm.

Lọc theo Loại chứng từ
Lọc theo Trạng thái ghi sổ
Lọc theo Bộ lọc khác

3. Chọn phiếu chi cần sửa

Có 2 cách để bạn truy cập vào màn hình sửa phiếu thu:

Cách 1: Tại dòng chứa phiếu chi cần sửa, ở cột Chức năng, chọn Sửa.

Cách 2: Nhấp chọn Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần sửa. Tại màn hình chi tiết phiếu chi, chọn nút Sửa (ở góc trên bên phải màn hình).

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể chỉnh sửa phiếu chi đang ở trạng thái Chưa ghi sổ. Nếu phiếu chi đã ở trạng thái Đã ghi sổ, bạn cần thực hiện Bỏ ghi trước. Sau khi Bỏ ghi, phiếu chi sẽ trở về trạng thái Chưa ghi sổ và có thể được chỉnh sửa.

Bước 3. Chỉnh sửa thông tin phiếu chi

Hệ thống sẽ chuyển bạn đến trang Sửa phiếu chi "Số chứng từ". Giao diện trang này tương tự như trang "Thêm mới phiếu chi", nhưng các trường đã có sẵn thông tin bạn nhập trước đó.

1. Cập nhật Thông tin thanh toán

Bạn có thể thay đổi Lý do thanh toán của phiếu chi.

2. Cập nhật Thông tin chung

Bạn có thể cập nhật Loại đối tượng, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số tài khoản đến/đi (đối với phương thức thanh toán Tiền gửi) và Nội dung thanh toán (Diễn giải chung cho phiếu chi).

Lưu ý:

Khi chọn lý do thanh toán (trừ Chi khác), phần mềm sẽ tự động mặc định loại đối tượng, và không thể thay đổi.
Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán. Nếu nhập ngày bằng hoặc trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ báo lỗi.
Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ.

3. Cập nhật Chi tiết thanh toán

Bạn có thể cập nhật thông tin Diễn giải, Số tiền chi, Mã đối tượng, Tên đối tượng, Khoản mục phí tương ứng.

Lưu ý:

Đối với Lý do thanh toán Chi khác, bạn có thể chỉnh sửa Mã đối tượng và Tên đối tượng cho từng dòng chi tiết thanh toán.
Đối với Lý do thanh toán Trả tiền nhà cung cấp và Chi khác, bạn có thể thao tác sau khi thêm diễn giải:
- Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các chứng từ tham chiếu khác.
- Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng chứng từ tham chiếu để xoá số tiền chi đã nhập.
- Xoá tất cả: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 chứng từ tham chiếu (ngoại trừ Chiết khấu thanh toán) để xoá tất cả số tiền chi bạn nhập liệu ở trên.
Đối với Lý do thanh toán “Tạm ứng nhân viên”, khoản mục phí mặc định là CPTU - Tạm ứng nhân viên và không thể chỉnh sửa.

Bước 4. Hoàn tất sửa đổi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã sửa.

Hoàn tất chỉnh sửa:

Chọn Cập nhật để lưu những chỉnh sửa trên phiếu chi. Sau khi cập nhật thành công, hệ thống hiển thị thông báo “Cập nhật phiếu chi tiền mặt thành công” và quay lại màn hình Chi tiết phiếu chi.
Chọn Hủy để hủy chỉnh sửa và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Cập nhật thông tin, phiếu chi đang ở trạng thái Chưa ghi sổ sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền chi trên báo cáo.

Trợ lý Sapo