Thiết lập quy định lương trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Quy định lương chung là bộ tham số nền tảng (mức lương cơ sở, mức trần đóng bảo hiểm, tỷ lệ bảo hiểm/kinh phí công đoàn, thông số thuế TNCN) dùng làm căn cứ tính toán khi bạn lập một bảng lương mới trên Sapo Accounting. Thiết lập đúng và cập nhật kịp thời quy định lương giúp bảng lương lập ra sau đó tính đúng theo pháp luật hiện hành, không phải sửa tay từng bảng.

Bạn cần cập nhật Quy định lương chung khi có thay đổi về Luật/Thông tư/Nghị định (mức lương cơ sở, tỷ lệ bảo hiểm, kinh phí công đoàn, thuế TNCN…) hoặc khi doanh nghiệp thay đổi chính sách nhân sự.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ có duy nhất 1 bản ghi Quy định lương chung dùng chung cho toàn bộ doanh nghiệp, bạn không tạo mới, chỉ Xem và Sửa.
Sửa Quy định lương chung không ảnh hưởng ngược lại các bảng lương đã lập trước đó - mỗi bảng lương khi lập giữ một bản sao riêng độc lập tại thời điểm lập. Chỉ các bảng lương lập mới, sau thời điểm sửa, mới áp dụng theo giá trị vừa cập nhật.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được cấp quyền Bảng lương trên phần mềm Sapo Accounting - Doanh nghiệp. Nếu không có quyền, hệ thống sẽ hiển thị màn cảnh báo không có quyền và không cho truy cập tính năng. Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình Quy định lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương > Bảng lương. Hệ thống tự động điều hướng bạn đến màn hình Danh sách bảng lương.
Nhấn nút Quy định lương ở góc trên bên phải màn hình Danh sách bảng lương.
Hệ thống hiển thị màn Chi tiết quy định lương với đầy đủ các nhóm thông tin đang áp dụng.

Bước 2: Xem thông tin quy định lương hiện tại

Màn Chi tiết quy định lương hiển thị 5 nhóm thông tin sau:

Nhóm	Trường thông tin
Quy định chung	Mức lương cơ sở, Mức lương tối đa đóng BHXH/BHYT, Mức lương tối đa đóng BHTN
Tỷ lệ bảo hiểm & kinh phí công đoàn đơn vị phải đóng	BHXH (%), BHYT (%), BHTN (%), KPCĐ (%)
Tỷ lệ bảo hiểm & kinh phí công đoàn nhân viên phải đóng	BHXH (%), BHYT (%), BHTN (%), KPCĐ (%)
Thuế thu nhập cá nhân	Giảm trừ bản thân, Giảm trừ người phụ thuộc, Thuế suất cá nhân không cư trú (%), Thuế suất cá nhân cư trú và không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng (%)
Biểu tính thuế TNCN	Biểu tính thuế TNCN áp dụng: "Biểu thuế năm 2025 trở về trước" (7 bậc) hoặc "Biểu thuế năm 2026 trở đi" (5 bậc)

Mức giá trị theo quy định mới nhất hiện hành như sau:

Trường dữ liệu	Quy định Nhà nước
[Quy định chung] Mức lương cơ sở	2.530.000
[Quy định chung] Mức lương tối đa đóng BHXH, BHYT, KPCĐ	50.600.000
[Quy định chung] Mức lương tối đa đóng BHTN	50.600.000
[Tỷ lệ bảo hiểm đơn vị phải đóng] BHXH (%)	17,5
[Tỷ lệ bảo hiểm đơn vị phải đóng] BHYT (%)	3
[Tỷ lệ bảo hiểm đơn vị phải đóng] BHTN (%)	1
[Tỷ lệ bảo hiểm đơn vị phải đóng] Kinh phí công đoàn (%)	2
[Tỷ lệ bảo hiểm nhân viên phải đóng] BHXH (%)	8
[Tỷ lệ bảo hiểm nhân viên phải đóng] BHYT (%)	1,5
[Tỷ lệ bảo hiểm nhân viên phải đóng] BHTN (%)	1
[Tỷ lệ bảo hiểm nhân viên phải đóng] Kinh phí công đoàn (%)	0
[Thuế thu nhập cá nhân] Giảm trừ bản thân	15.500.000
[Thuế thu nhập cá nhân] Giảm trừ người phụ thuộc	6.200.000
[Thuế thu nhập cá nhân] Thuế suất cá nhân không cư trú (%)	20
[Thuế thu nhập cá nhân] Thuế suất cá nhân cư trú và không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng (%)	10
[Biểu tính thuế TNCN] Biểu tính thuế TNCN áp dụng	Biểu thuế năm 2026 trở đi

Lưu ý:

Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Đây là khoản đặc thù của doanh nghiệp (bản Hộ kinh doanh không có). Tỷ lệ đơn vị trích nộp mặc định 2% trên quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH, tỷ lệ nhân viên đóng (đoàn phí) là 0% - bạn có thể sửa lại nếu doanh nghiệp có quy định đoàn phí riêng.
Biểu tính thuế TNCN áp dụng: Đây là lựa chọn biểu thuế lũy tiến từng phần dùng để tính thuế TNCN cho các bảng lương lập mới: "Biểu thuế năm 2025 trở về trước" (7 bậc) hoặc "Biểu thuế năm 2026 trở đi" (5 bậc, theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15).

Bước 3: Sửa quy định lương

Từ màn Chi tiết quy định lương (Bước 2), nhấn nút Sửa ở góc trên bên phải. Hệ thống chuyển sang màn Sửa quy định lương, hiển thị đầy đủ các trường ở dạng cho phép chỉnh sửa. Bạn có 2 cách để cập nhật:

Cách 1: Sửa từng trường (thủ công)

Nhập lại giá trị cần thay đổi vào từng trường tương ứng (xem bảng nhóm thông tin ở Bước 2).

Riêng Biểu tính thuế TNCN áp dụng, bạn chọn 1 trong 2 giá trị:

Biểu thuế năm 2025 trở về trước
Biểu thuế năm 2026 trở đi

Cách 2: Cập nhật theo quy định từ 2026 (tự động)

Nhấn nút Cập nhật theo quy định từ 2026 - bấm được ngay từ màn Chi tiết ở Bước 2, hoặc từ màn Sửa.

Hệ thống tự điền sẵn toàn bộ trường theo mức quy định mới nhất; thông tin chưa được lưu ngay nên bạn vẫn có thể rà soát và sửa lại trước khi lưu.

Cách này giúp bạn không phải tự tra cứu và nhập tay từng giá trị khi luật thay đổi.

Lưu ý:

Toàn bộ trường đều bắt buộc nhập.
Các trường tiền (mức lương cơ sở, mức trần đóng bảo hiểm, giảm trừ bản thân/người phụ thuộc) phải lớn hơn 0.
Các trường tỷ lệ (%), bao gồm cả tỷ lệ KPCĐ, phải nằm trong khoảng 0-100.
Bạn cần nắm rõ những quy định về lương được nêu trong các Nghị định, Thông tư để thiết lập chính xác, kịp thời theo đúng quy định pháp luật.
Hiện tại, khi khởi tạo tài khoản Sapo Accounting mới, hệ thống sẽ tự động cập nhật quy định lương theo quy định từ 2026.

Bước 4: Lưu lại thiết lập

Kiểm tra lại toàn bộ thông tin vừa khai báo, nhấn Lưu.
Nếu để trống 1 trường bắt buộc hoặc nhập sai định dạng, hệ thống báo lỗi ngay tại trường tương ứng và chưa cho lưu; bạn sửa lại theo hướng dẫn rồi lưu tiếp.
Muốn bỏ thay đổi, nhấn Hủy để đóng màn hình mà không lưu.
Khi lưu thành công, phần mềm hiển thị chi tiết Quy định về lương, bảo hiểm và thuế TNCN kèm thông báo "Cập nhật quy định lương thành công".

Lưu ý:

Quy định lương chung sau khi sửa chỉ áp dụng cho các bảng lương lập mới kể từ thời điểm đó. Các bảng lương đã lập trước đó giữ nguyên thông số cũ, không bị tính lại.

Trợ lý Sapo