Bán hàng xuất kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Nghiệp vụ Bán hàng xuất kho được sử dụng để ghi nhận việc bán hàng hóa xuất kho cho khách hàng. Khi thực hiện, hệ thống sẽ tự động giảm tồn kho, tăng doanh thu và ghi nhận công nợ phải thu hoặc thu tiền tùy theo hình thức thanh toán.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới chứng từ

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Bán hàng. Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách bán hàng.
• Nhấn nút + Thêm chứng từ bán hàng màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách bán hàng, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm chứng từ bán hàng.
• Tại Loại chứng từ, bạn chọn Bán hàng xuất kho.

Bước 2: Thiết lập phương thức thanh toán và hóa đơn

1. Chọn hình thức thanh toán

• Chưa thu tiền: Bán hàng chưa thu tiền khách hàng
• Thu tiền ngay: Bán hàng thu tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi)

2. Chọn loại hóa đơn

• Lập kèm hóa đơn: Xuất hóa đơn tại thời điểm bán hàng
• Không lập kèm hóa đơn: Bán hàng trước, xuất hóa đơn sau
• Đã lập hóa đơn: Đã có hóa đơn từ trước

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Nhập thông tin chứng từ chung 

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán (Hiển thị mặc định là thời điểm tạo)
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ (Hiển thị mặc định là thời điểm tạo)
• Mã khách hàng (bắt buộc): Nhấp chọn mã khách hàng đã tạo trong danh sách thả xuống: 
  • Hệ thống tự động điền thông tin khách hàng đã tạo trên phần mềm, gồm: Tên (không thể tùy chỉnh), mã số thuế (không thể tùy chỉnh) và địa chỉ (có thể tùy chỉnh). Xem chi tiết tại đây.
  • Bạn có thể nhấn nút Thêm mới để thêm nhanh thông tin khách hàng mới.
• Nhân viên bán hàng:
  • Chọn nhân viên bán hàng đã tạo trong danh sách thả xuống. Xem chi tiết tại đây.
  • Bạn có thể nhấn nút Thêm mới để thêm nhanh thông tin nhân viên bán hàng.

2. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Chưa thu tiền → Nhập thông tin Chứng từ ghi nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ ghi nợ, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng
• Người liên hệ: Tên người liên hệ phía khách hàng (Hiển thị mặc định là tên người đại diện)
• Diễn giải: Nội dung diễn giải của chứng từ ghi nợ.

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay (Tiền mặt) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền mặt

Nhấn chọn tab Phiếu thu, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
• Người nộp: Người nộp tiền (Hiển thị mặc định là tên người đại diện).
• Nội dung thu tiền: Nội dung thu tiền của phiếu thu.

Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay (Tiền gửi) → Nhập thông tin Phiếu thu tiền gửi

Nhấn chọn tab Phiếu thu tiền gửi, nhập các thông tin:

• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
• Người nộp: Người nộp tiền (Hiển thị mặc định là tên người đại diện).
• Số tài khoản nhận:
  • Nhấp chọn số tài khoản nhận tiền của người bán đã tạo trong danh sách thả xuống.
  • Bạn có thể nhấn nút Thêm mới để thêm nhanh thông tin số tài khoản nhận.
• Nội dung thu tiền: Nội dung thu tiền của phiếu thu tiền gửi.

3. Thông tin Phiếu xuất

Nhấn chọn tab Phiếu xuất, nhập các thông tin:

• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
• Người nhận hàng: Tên người nhận hàng (Hiển thị mặc định là tên người đại diện).
• Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ phiếu xuất.

4. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Lập kèm hóa đơn)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn bán hàng
• Mã số thuế: Mã số thuế của khách hàng
• Mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách
• Số CCCD: Số căn cước công dân của khách hàng
• Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng
• Người mua hàng
• Hình thức thanh toán: Chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản hoặc TM/CK
• Tài khoản ngân hàng: Chọn Tài khoản ngân hàng của khách hàng (Xem hướng dẫn nhập thông tin tài khoản tại đây).

Bước 4: Khai báo hàng hóa, dịch vụ và chi phí

1. Thêm hàng hóa/dịch vụ

Nhấn nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Số lượng, Đơn giá, % Thuế GTGT (bắt buộc)
• Tài khoản kế toán:
  • TK công nợ: Khi chọn Hình thức thanh toán - Chưa thu tiền
  • TK tiền: Khi chọn Hình thức thanh toán - Thu tiền ngay
  • TK doanh thu: Ghi nhận doanh thu khi bán hàng
  • TK thuế GTGT: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra
• Thành tiền, Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống tự động tính

2. Khai báo giá vốn

Chọn tab Giá vốn, nhập các thông tin:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Kho (bắt buộc): Chọn kho xuất hàng hóa
• Tài khoản kế toán:
  • TK giá vốn: Ghi nhận Giá vốn hàng bán
  • TK kho: Ghi nhận Kho hàng hóa
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc)
• Đơn giá vốn (bắt buộc): Đơn giá vốn bán hàng
• Tiền vốn: Hệ thống sẽ tự động tính toán khi thực hiện Tính giá vốn. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3. Áp dụng chiết khấu

Trường hợp 1: Không có chiết khấu

Không cần nhập thông tin chiết khấu.

Trường hợp 2: Chiết khấu theo % hóa đơn

• Nhập % chiết khấu theo hóa đơn
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa

Trường hợp 3: Chiết khấu theo số tiền

• Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ
• Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa

Bước 5: Hoàn tất

1. Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán
• Xác nhận thông tin khách hàng và hàng hóa
• Đảm bảo kho đã chọn đúng

2. Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác, Nhấn Ghi sổ để lên báo cáo
• Xác nhận thông báo thành công