Xem sổ chi tiết mua hàng trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Sổ chi tiết mua hàng giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao mọi hoạt động nhập hàng, hóa đơn và trả hàng phát sinh. Tài liệu này phản ánh đầy đủ dữ liệu về khối lượng, giá trị, chứng từ thanh toán và chi tiết công nợ đối với mỗi nhà cung cấp, đảm bảo tính hệ thống trong quản lý kế toán.

Bước 1: Truy cập màn hình báo cáo

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Báo cáo để đi đến trang Danh sách báo cáo.
• Bạn nhấp chọn tab Báo cáo quản trị > chọn Sổ chi tiết mua hàng.
• Hệ thống sẽ hiển thị báo cáo với kỳ báo cáo mặc định là "Tháng này" (Từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng hiện tại).

Bước 2: Các thao tác trên màn hình báo cáo

1. Tùy chỉnh các cột hiển thị

• Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên màn hình báo cáo, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên phải của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Bộ lọc khác").
• Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:
  • Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách.
  • Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.
• Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Giải thích các trường thông tin hiển thị:

2. Tùy chỉnh bộ lọc dữ liệu

Tại màn hình báo cáo, bạn có thể linh hoạt thay đổi phạm vi dữ liệu để xem nội dung cần thiết:

• Chọn khoảng thời gian: Nhấp vào ô thời gian (mặc định là 7 ngày qua) để chọn nhanh các mốc như: Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tháng này... hoặc chọn Tùy chọn để thiết lập khoảng ngày cụ thể, sau đó nhấn Lọc.

• Chọn Tên hàng hóa, dịch vụ: Nhấp vào bộ lọc Tên hàng hóa, dịch vụ để tìm kiếm nhanh theo tên hàng hóa, dịch vụ bạn đã khai báo trên Danh mục hàng hóa, dịch vụ; sau đó nhấn Lọc.
• Chọn Nhà cung cấp: Nhấp vào bộ lọc Nhà cung cấp để tìm kiếm nhanh theo tên nhà cung cấp bạn đã khác báo trên Danh mục đối tượng, sau đó nhấn Lọc.
• Chọn Bộ lọc khác: Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu) ở ngoài cùng bên phải. Một thanh trượt (sidebar) Bộ lọc khác sẽ xuất hiện từ bên phải màn hình. Tại đây, bạn có thể lọc theo các trường:
  • Tài khoản: TK Nợ; TK Có; TK thuế GTGT;
  • Hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ; Mã hàng/ SKU; Nhóm HHDV;
  • Nhà cung cấp: Nhà cung cấp; Mã nhà cung cấp; Nhóm nhà cung cấp;
  • Kho.

3. Tìm kiếm chứng từ

• Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, số hóa đơn… để tìm kiếm.
• Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả chứng từ tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

4. Các thao tác khác

• Bạn nhấn vào Số chứng từ trên bảng dữ liệu, hệ thống sẽ điều hướng bạn đến màn hình xem chi tiết chứng từ.
• Nhấn Xuất file (Góc trên cùng bên phải màn hình) để thực hiện tải xuống file Báo cáo.
  • File dạng dữ liệu: Hỗ trợ trích xuất dữ liệu dưới dạng bảng tính Excel để bạn thuận tiện thực hiện đối soát, lọc và xử lý số liệu cho mục đích kiểm tra nội bộ.
  • File dạng mẫu in: Hệ thống trích xuất file Excel theo định dạng chuẩn, có đầy đủ khu vực ký tên để bạn in ấn làm hồ sơ chứng từ hoặc nộp cho cơ quan thuế.

• Nhấn Lấy lại dữ liệu (Góc trên cùng bên phải màn hình) nếu bạn muốn cập nhật lại dữ liệu báo cáo mới nhất tại thời điểm thao tác.

5. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số chứng từ tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 20 trên tổng 50).
• Hiển thị: Để thay đổi số lượng chứng từ hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (nằm ở góc dưới bên phải, mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn.
• Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.