Quản lý danh sách phiếu chi tiền mặt trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Màn hình Danh sách phiếu chi tiền mặt là nơi giúp bạn quản lý tập trung tất cả các chứng từ ghi nhận việc chi tiền từ quỹ tiền mặt của doanh nghiệp. Tính năng này cho phép bạn dễ dàng xem, tìm kiếm, lọc và thực hiện các thao tác quản lý phiếu chi một cách thuận tiện và hiệu quả.

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu chi

• Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền gửi > Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách phiếu chi.

Bước 2: Mô tả màn hình danh sách

1. Tổng quan về số dư quỹ

Thông tin về số dư tiền nằm ở phía trên cùng màn hình, là nơi cung cấp cho bạn cái nhìn nhanh về tình hình tài chính của quỹ tiền trên sổ sách:

• Tổng số dư tiền mặt: Thể hiện tổng số tiền hiện có trong quỹ tiền mặt của bạn.
• Số liệu tính đến: Thể hiện thời điểm hệ thống cập nhật số liệu tổng quan.

2. Bảng dữ liệu danh sách phiếu chi

Bảng dữ liệu danh sách phiếu chi là khu vực làm việc chính, hiển thị chi tiết tất cả các chứng từ chi tiền mặt đã được ghi nhận trên phần mềm.

• Ngay dưới tiêu đề "Danh sách phiếu chi", hệ thống mặc định lọc và hiển thị dữ liệu theo "Năm nay".
• Danh sách sẽ liệt kê tất cả các phiếu chi tiền mặt phát sinh trong "Năm nay". Dữ liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian (từ ngày hạch toán mới nhất) và theo các trường hiển thị mặc định.

Bước 3: Các thao tác trên màn hình danh sách

Tại màn hình danh sách, bạn có thể thực hiện nhiều thao tác để quản lý phiếu chi.

1. Tùy chọn trường hiển thị

Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trên trang danh sách, bạn nhấp vào biểu tượng bánh răng (ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu, bên cạnh tiêu đề cột "Số chứng từ").

Cửa sổ Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách xuất hiện:

• Thêm cột hiển thị (bên trái): Bạn tích chọn vào các trường thông tin muốn hiển thị trên danh sách (ví dụ: Ghi sổ, Số tiền, Diễn giải, Đối tượng,...).
• Cột hiển thị (bên phải): Bạn có thể kéo thả để sắp xếp lại thứ tự các cột, hoặc nhấp vào biểu tượng (x) để ẩn bớt cột.

Sau khi tùy chỉnh, bạn nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

2. Tìm kiếm phiếu chi

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, đối tượng, mã đối tượng, hoặc diễn giải để tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

3. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu chi:

3.1. Lọc theo khoảng thời gian chính

Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (mặc định là "Năm nay...") ở góc trên bên phải tiêu đề "Danh sách phiếu chi". Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện với 3 tab tùy chọn:

• Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian thiết lập sẵn như: Hôm nay, Hôm qua, 7 ngày qua, 30 ngày qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước, Năm nay, Năm trước.
• Theo tháng: Chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm.
• Theo quý: Lọc dữ liệu nhanh theo Quý I, Quý II, Quý III, hoặc Quý IV.
• Tùy chọn: Cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày đến ngày mong muốn.

Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu.

3.2. Lọc theo Loại chứng từ

Bạn nhấp vào bộ lọc Loại chứng từ, nằm bên phải thanh tìm kiếm. Tích chọn một hoặc nhiều lý do rồi nhấp nút Lọc màu xanh để áp dụng.

3.3. Lọc theo Trạng thái ghi sổ

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái ghi sổ, nằm bên phải bộ lọc "Loại chứng từ". Tích chọn trạng thái chứng từ Ghi sổ hoặc Bỏ ghi sổ rồi nhấp nút Lọc màu xanh để áp dụng.

3.4. Bộ lọc khác

Bạn nhấp vào nút Bộ lọc khác (có biểu tượng phễu) ở ngoài cùng bên phải. Tại thanh trượt sidebar, bạn có thể lọc chi tiết theo: Loại chứng từ, Trạng thái ghi sổ, Lý do thanh toán, Ngày hạch toán, Ngày chứng từ. Nhấp nút Lọc để áp dụng hoặc Xoá hết bộ lọc để quay về mặc định.

4. Thêm phiếu chi

Để thêm một phiếu thu mới vào hệ thống, bạn nhấp vào nút + Thêm phiếu chi (nút màu xanh ở góc trên bên phải màn hình). Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

5. Các thao tác hàng loạt

Khi bạn tích chọn vào ô vuông của một hoặc nhiều phiếu thu trong danh sách, thanh thao tác hàng loạt sẽ xuất hiện:

• Ghi sổ: Nhấp vào nút Ghi sổ để ghi sổ các chứng từ đã chọn.
• Bỏ ghi: Nhấp vào nút Bỏ ghi. Hệ thống hiển thị pop-up xác nhận, bạn nhấp Bỏ ghi để hoàn tất.

6. Các thao tác chức năng (Thao tác chi tiết)

Tại cột Chức năng của mỗi dòng phiếu chi, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

• Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin phiếu chi. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
• Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm để mở rộng menu:
  • Ghi sổ / Bỏ ghi: Thay đổi trạng thái ghi sổ của phiếu.
  • Nhân bản: Tạo một bản sao phiếu chi mới với các thông tin tương tự.
  • Xóa: Xóa phiếu chi khỏi hệ thống.

7. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách:

• Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số phiếu thu tìm thấy.
• Hiển thị: Thay đổi số lượng phiếu hiển thị trên một trang (mặc định là 20, có thể chọn 50...).
• Chuyển trang: Sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải để di chuyển qua lại giữa các trang.