Xem chứng từ ghi tăng tài sản cố định trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Chức năng Xem phiếu ghi tăng tài sản cố định (TSCĐ) cho phép người dùng tra cứu, theo dõi chi tiết thông tin của từng phiếu đã được tạo, phục vụ công tác kiểm soát, đối chiếu và quản lý tài sản.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tài sản cố định > Ghi tăng. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Đã thêm chứng từ ghi tăng tài sản cố định trên Sapo Accounting. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách phiếu ghi tăng TSCĐ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tài sản cố định > Ghi tăng, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách phiếu ghi tăng TSCĐ.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn chứng từ cần xem

1. Tìm kiếm chứng từ

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, mã tài sản, tên tài sản để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách phiếu ghi tăng:

2.1. Lọc theo Ngày ghi tăng

Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (Năm nay hoặc Ngày ghi tăng) để lọc chứng từ tương ứng.
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
- Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến
- Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm
- Theo quý: Cho phép bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý.
Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày - đến ngày mong muốn.
Sau khi chọn mốc thời gian phù hợp, bạn nhấn nút Lọc để hệ thống cập nhật lại dữ liệu báo cáo.

2.2. Lọc theo Tình trạng ghi tăng

Bạn nhấp vào bộ lọc Tình trạng ghi tăng, nằm bên phải bộ lọc "Ngày ghi tăng".
Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Mới hoặc Cũ rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

2.3. Lọc theo Chất lượng hiện tại

Bạn nhấp vào bộ lọc Chất lượng hiện tại, nằm bên phải bộ lọc "Tình trạng ghi tăng".
Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Hoạt động tốt hoặc Hỏng rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả chứng từ".

3. Chọn chứng từ cần xem

Nhấp chọn vào Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần xem trong bảng danh sách.
Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Ghi tăng TSCĐ.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết chứng từ ghi tăng TSCĐ

1. Thông tin tài sản cố định

Trường thông tin	Mô tả
Mã TSCĐ	Mã định danh duy nhất của TSCĐ trên phần mềm kế toán
Tên TSCĐ	Tên đầy đủ của TSCĐ trên phần mềm
Loại TSCĐ	Loại TSCĐ tương ứng với TSCĐ
Không tính khấu hao	Tích chọn nếu đơn vị không tính khấu hao cho TSCĐ và Lý do không tính khấu hao (nếu có)
Ngày ghi tăng	Hệ thống mặc định ghi nhận theo ngày hiện tại, bạn có thể điều chỉnh lại ngày ghi tăng TSCĐ
Số chứng từ	Hệ thống sẽ tự động ghi nhận chứng từ tương ứng

2. Thông tin khấu hao

Trường thông tin	Mô tả
Ngày bắt đầu tính khấu hao	Hệ thống mặc định ghi nhận theo ngày ghi tăng, bạn có thể điều chỉnh Ngày bắt đầu tính khấu hao phải trùng hoặc lớn hơn ngày ghi tăng TSCĐ
TK nguyên giá	Tài khoản kế toán ghi nhận nguyên giá gốc của TSCĐ
TK khấu hao	Tài khoản kế toán ghi nhận chi phí khấu hao/ hao mòn lũy kế định kỳ của TSCĐ
Thời gian sử dụng	Thời gian theo Năm hoặc Tháng và điền thời gian sử dụng tương ứng của TSCĐ
Nguyên giá	Giá trị thực tế bỏ ra để có được tài sản tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
Giá trị tính khấu hao	Thông thường bằng Nguyên giá. Tuy nhiên, nếu tài sản có giá trị thu hồi ước tính khi thanh lý, bạn có thể điều chỉnh giá trị này.
Tỷ lệ tính khấu hao	Phần mềm kế toán tự động tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng
Giá trị khấu hao theo tháng/ theo năm	Phần mềm kế toán tự động tính theo phương pháp khấu hao đường thẳng
Hao mòn lũy kế	Nếu đây là tài sản cũ đang sử dụng rồi mới đưa vào phần mềm, bạn nhập số tiền đã khấu hao tính đến thời điểm hiện tại.
Giá trị còn lại	Giá trị còn lại = Nguyên giá - Hao mòn lũy kế Đây là giá trị sẽ tiếp tục được phân bổ vào chi phí trong các kỳ tiếp theo.

Mẹo:

Bạn có thể kiểm tra Giới hạn số tiền khấu hao để hệ thống đối chiếu với quy định khi xác định chi phí khấu hao trong kỳ của TSCĐ (Thời gian khấu hao theo khung quy định tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 45/2013/TT-BTC).
Khi tích chọn Giới hạn số tiền khấu hao, hệ thống sẽ tự cập nhật giá trị lớn nhất được khấu hao theo luật thuế vào ô Giá trị tính KH theo luật.
Hệ thống sẽ ghi nhận phần chi phí tương ứng với luật thuế vào chi phí hợp lý, và phần vượt mức giới hạn vào chi phí không hợp lý (loại trừ khi quyết toán thuế TNDN).

3. Phân bổ khấu hao

TK Chi phí: Tài khoản kế toán ghi nhận chi phí khấu hao tương ứng.
Tỷ lệ phân bổ (%): Xác định định mức phân bổ theo tỷ lệ cho từng tài khoản kế toán.
Khoản mục phí: Khoản mục phí tương ứng để lên báo cáo chi tiết.

4. Nguồn hình thành

Nguồn hình thành: Tập hợp các chứng từ hình thành nên nguyên giá tài sản cố định
Chứng từ: Tập hợp danh sách các chứng từ tham chiếu đi kèm (nếu có)

5. Thành phần

Bộ phận: Tên các bộ phận hoặc chi tiết chính cấu thành nên tài sản. Ví dụ: Đối với xe ô tô, thành phần có thể là: Động cơ, Khung gầm, Hệ thống điều hòa...
Đơn vị tính: Đơn vị đo lường của thành phần (Cái, Chiếc, Bộ…).
Số lượng: Số lượng của từng bộ phận tương ứng có trong một đơn vị tài sản.
Thời gian bảo hành: Thời hạn bảo hành riêng của từng bộ phận (nếu có).

6. Phụ tùng kèm theo

Tên công cụ, dụng cụ, phụ tùng: Tên chi tiết của vật tư đi kèm. Ví dụ: Lốp dự phòng, bộ đồ nghề sửa chữa theo xe, điều khiển từ xa, ống kính đi kèm máy ảnh...
Đơn vị tính: Đơn vị đo lường tương ứng (Cái, Chiếc, Bộ...).
Số lượng: Số lượng thực tế của phụ tùng đi kèm tại thời điểm ghi tăng tài sản.
Giá trị: Giá trị tương ứng của phụ tùng (nếu có tách rời trong hóa đơn hoặc giá trị ước tính để quản lý).

7. Thông tin khác

a. Thông tin xuất xứ và Nhà cung cấp

Nhà sản xuất / Nước sản xuất: Ghi nhận thương hiệu và quốc gia sản xuất tài sản.
Năm sản xuất: Năm tài sản được xuất xưởng.
Số hiệu: Số Model hoặc ký hiệu riêng của dòng sản phẩm từ nhà sản xuất.
Nhà cung cấp: Đơn vị trực tiếp bán tài sản cho doanh nghiệp từ danh mục đối tác.

b. Thông tin giao nhận và Kỹ thuật

Biên bản giao nhận số & Ngày biên bản: Căn cứ pháp lý quan trọng xác nhận thời điểm tài sản thực tế về kho/xưởng.
Công suất: Ghi thông số kỹ thuật chính (Ví dụ: 1000W, 2.0L...).
Điều kiện & Thời hạn bảo hành: Chi tiết các quy định bảo hành của hãng và thời điểm hết hạn.

c. Tình trạng thực tế

Tình trạng ghi tăng: Phản ánh tình trạng TSCĐ khi ghi nhận:
- Mới: Tài sản mua mới hoàn toàn, chưa qua sử dụng.
- Cũ: Tài sản đã qua sử dụng, tài sản nhận điều chuyển hoặc góp vốn.
Chất lượng hiện thời: Phản ánh khả năng vận hành tại thời điểm ghi tăng:
- Hoạt động tốt: Tài sản sẵn sàng đưa vào sản xuất kinh doanh.
- Hỏng: Tài sản cần sửa chữa hoặc thay thế linh kiện trước khi dùng.

Bước 4: Các thao tác chức năng

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các chức năng sau (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

Sửa: Nhấp vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
- Nhân bản: Tạo một bản sao chứng từ mới với các thông tin tương tự.
- Xóa: Xóa chứng từ ghi tăng TSCĐ khỏi hệ thống.

Trợ lý Sapo