Trả lại hàng bán nhập kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Trả lại hàng bán trong kho là nghiệp vụ ghi nhận việc khách hàng trả lại hàng hóa đã bán và đã xuất kho trước đó. Nghiệp vụ này làm tăng lại tồn kho và giảm doanh thu hoặc công nợ phải thu của khách hàng. Các trường hợp thường gặp: Hàng giao bị lỗi, sai quy cách, kém chất lượng hoặc khách hàng trả lại do đổi hàng.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn được phân quyền Nghiệp vụ > Bán hàng > Trả lại hàng bán.
Tài khoản của bạn được phân quyền Danh mục > Đối tượng > Khách hàng.
Tài khoản của bạn được phân quyền Danh mục > Hàng hóa, dịch vụ > Hàng hóa, dịch vụ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới chứng từ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Bán hàng > Trả lại hàng bán. Hệ thống sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách trả lại hàng bán.
Nhấn nút + Thêm chứng từ trả lại hàng bán màu xanh ở góc trên bên phải màn hình, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm chứng từ trả lại hàng bán.

Bước 2: Thiết lập hình thức thanh toán và hóa đơn

1. Chọn loại chứng từ

Chọn loại chứng từ Trả hàng nhập kho

2. Chọn hình thức thanh toán

Giảm trừ công nợ: Giảm số tiền còn phải thu khách hàng.
Thu tiền ngay: Trả tiền lại cho khách hàng (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi).

3. Chọn loại hóa đơn

Có hóa đơn: Trả lại hàng bán có hóa đơn.
Không có hóa đơn: Trả lại hàng bán không có hóa đơn.

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Thông tin chứng từ chung

Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán.
Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ.
Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ.
Mã khách hàng (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên khách hàng.

2. Thông tin Phiếu nhập

Nhấn chọn tab Phiếu nhập, nhập các thông tin:

Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
Người giao hàng.
Nhân viên mua hàng.
Diễn giải: Nội dung diễn giải phiếu nhập.

3. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Giảm trừ công nợ

Nhấn chọn tab Chứng từ giảm trừ công nợ, nhập các thông tin:
- Địa chỉ
- Người liên hệ
- Nhân viên bán hàng
- Diễn giải

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt)

Nhấn chọn tab Phiếu chi, nhập các thông tin:
- Địa chỉ
- Người nhận
- Nội dung chi tiền

Trường hợp 3: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi)

Nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi, nhập các thông tin:
- Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng.
- Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi thanh toán.
- Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền.
- Nhân viên bán hàng.
- Nội dung chi tiết: Nội dung chi tiền của ủy nhiệm chi.

4. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Có hóa đơn)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn.
Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu.
Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hàng hóa giảm.

Bước 4: Khai báo hàng hóa, dịch vụ, thuế

1. Thêm hàng hóa/dịch vụ

Nhấn vào nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính.
Số lượng, Đơn giá (bắt buộc), % Thuế GTGT (bắt buộc nếu Có hóa đơn).
Tài khoản kế toán:
- TK công nợ: Khi chọn Giảm trừ công nợ.
- TK tiền: Khi chọn Trả lại tiền.
- TK trả lại: Ghi nhận giảm doanh thu khi trả hàng.
- TK thuế GTGT: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra.
Thành tiền, Tổng tiền thanh toán: Hệ thống sẽ tự động tính toán.

2. Khai báo giá vốn hàng hóa/dịch vụ

Chọn tab Giá vốn, nhập các thông tin:

Mã hàng/SKU (bắt buộc).
Kho (bắt buộc): Chọn kho nhập lại hàng hóa.
Tài khoản kế toán: TK giá vốn (Ghi nhận Giá vốn hàng bán) và TK kho (Ghi nhận Kho hàng hóa).
Số lượng, Đơn giá vốn (bắt buộc), Tiền vốn.