Mua hàng nhập kho trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Nghiệp vụ Mua hàng nhập kho được sử dụng để ghi nhận việc mua hàng hóa nhập vào kho nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh hoặc sử dụng sau này. Khi thực hiện, hệ thống sẽ tự động tăng tồn kho và ghi nhận công nợ phải trả hoặc chi phí mua hàng tùy theo hình thức thanh toán. Nghiệp vụ này áp dụng cho các trường hợp mua hàng có hoặc chưa có hóa đơn, đã hoặc chưa thanh toán.

Bước 1: Truy cập và khởi tạo chứng từ

1. Truy cập trang chức năng

• Từ Menu bên trái màn hình > Chọn mục Mua hàng > Nhấn nút Thêm chứng từ mua hàng ở góc phải màn hình Danh sách chứng từ mua hàng.

2. Chọn loại chứng từ

• Ở Loại chứng từ → chọn Mua hàng nhập kho

Bước 2: Thiết lập phương thức thanh toán và hóa đơn

1. Chọn hình thức thanh toán

• Chưa thanh toán: Mua hàng chưa trả tiền nhà cung cấp
• Thanh toán ngay: Mua hàng trả tiền ngay (Chọn Tiền mặt hoặc Tiền gửi)

2. Chọn loại hóa đơn

• Không có hóa đơn: Mua hàng không có hóa đơn
• Không kèm hóa đơn: Hàng về trước hóa đơn về sau
• Nhận kèm hóa đơn: Nhà cung cấp xuất hóa đơn GTGT

Bước 3: Nhập thông tin chứng từ

1. Thông tin chứng từ chung

• Ngày hạch toán (bắt buộc): Ngày ghi sổ kế toán
• Ngày chứng từ (bắt buộc): Ngày tạo chứng từ
• Mã nhà cung cấp (bắt buộc): Chọn mã NCC, hệ thống tự động điền tên nhà cung cấp (không thể tùy chỉnh), mã số thuế (không thể tùy chỉnh) và địa chỉ (có thể tùy chỉnh).
• Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp

2. Thông tin Phiếu nhập

Nhấn chọn tab Phiếu nhập, nhập các thông tin:

• Số phiếu nhập (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ
• Người giao hàng: Mặc định theo tên người đại diện pháp luật của nhà cung cấp (có thể tùy chỉnh)
• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Diễn giải: Nội dung diễn giải chứng từ phiếu nhập

3. Thông tin Chứng từ thanh toán

Trường hợp 1: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền mặt)

Nhập thông tin Phiếu chi bằng cách nhấn chọn tab Phiếu chi:

• Người nhận: Tên người nhận tiền
• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của phiếu chi
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

Trường hợp 2: Hình thức thanh toán - Thanh toán ngay (Tiền gửi)

Nhập thông tin Ủy nhiệm chi bằng cách nhấn chọn tab Ủy nhiệm chi:

• Nhân viên mua hàng: Chọn nhân viên mua hàng
• Số tài khoản chi (bắt buộc): Số tài khoản tiền gửi thanh toán
• Số tài khoản nhận: Số tài khoản nhận tiền
• Nội dung thanh toán: Nội dung thanh toán của ủy nhiệm chi
• Số chứng từ (bắt buộc): Hệ thống tự sinh số chứng từ

4. Thông tin hóa đơn (Loại hóa đơn: Nhận kèm hóa đơn)

Nhấn chọn tab Hóa đơn, nhập các thông tin:

• Ngày hóa đơn (bắt buộc): Ngày trên hóa đơn
• Mẫu số hóa đơn: Mẫu số hóa đơn
• Ký hiệu: Ký hiệu hóa đơn
• Số hóa đơn (bắt buộc): Số hóa đơn mua hàng từ NCC

Bước 4: Khai báo hàng hóa và chi phí

Tại mục Hàng hóa, thực hiện nhập dữ liệu như sau:

1. Thêm hàng hóa

Nhấn nút Thêm dòng, nhập các thông tin hàng hóa:

• Mã hàng/SKU (bắt buộc): Hệ thống tự động điền tên hàng hóa, đơn vị tính
• Kho (bắt buộc): Chọn kho nhập hàng hóa
• Số lượng, Đơn giá (bắt buộc)
• Nhóm HHDV mua vào (bắt buộc khi Nhận kèm hóa đơn): Nhóm của hàng hóa mua vào
• Khoản mục phí (không bắt buộc): Chọn khoản mục phí để phân loại chi phí
• Chi phí mua hàng: Nhập Chi phí mua hàng hóa phát sinh
• Chi phí không hợp lý: Đánh dấu nếu chi phí phát sinh là không hợp lý
• Thành tiền, Tổng tiền thanh toán, Giá trị nhập kho: Hệ thống tự động tính

2. Chọn tài khoản hạch toán

• TK kho (bắt buộc): Tài khoản hạch toán kho
• TK tiền (bắt buộc - nếu Thanh toán ngay): Tài khoản hạch toán tiền hoặc TK công nợ (bắt buộc - nếu Chưa thanh toán): Tài khoản hạch toán công nợ.

3. Áp dụng chiết khấu

• Trường hợp 1: Không có chiết khấu → Không cần nhập thông tin chiết khấu
• Trường hợp 2: Chiết khấu theo % hóa đơn: Nhập % chiết khấu theo hóa đơn. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.
• Trường hợp 3: Chiết khấu theo số tiền: Nhập giá trị chiết khấu → Nhấn chọn Phân bổ. Hệ thống tự động tính Tiền chiết khấu theo tỷ trọng thành tiền từng dòng hàng hóa.

Khai báo thuế (nếu Nhận kèm hóa đơn GTGT)

• % Thuế GTGT: Chọn Tỷ lệ phần trăm thuế giá trị gia tăng áp dụng cho hàng hóa, hệ thống sẽ tự động điền Tiền thuế GTGT (Có thể tùy chỉnh)
• Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính ra dựa trên % Thuế GTGT và giá trị trước thuế (tiền hàng).
• Tài khoản thuế GTGT: Tài khoản hạch toán thuế GTGT được khấu trừ

Bước 5: Hoàn tất

1. Xem lại thông tin

• Kiểm tra Tổng tiền thanh toán
• Xác nhận thông tin nhà cung cấp và hàng hóa
• Đảm bảo kho đã chọn đúng

2. Hoàn tất hành động

• Nhấn Lưu để hoàn tất, Lưu và Thêm để hoàn tất và thêm chứng từ khác
• Màn hình hiển thị thông báo xác nhận lập chứng từ thành công sau khi Lưu
• Sau khi lưu, nhấn Ghi sổ để tạo bút toán và cập nhật vào báo cáo

Bước 6: Kiểm tra sau khi thêm chứng từ mua hàng

Sau khi thực hiện thêm chứng từ mua hàng nhập kho thành công, hệ thống sẽ:

1. Tự động tạo chứng từ liên quan

• Sinh Phiếu nhập kho → tăng tồn kho
• Chưa thanh toán: Phát sinh công nợ phải trả với nhà cung cấp
• Thanh toán ngay: Sinh Phiếu chi (tiền mặt) hoặc Ủy nhiệm chi (tiền gửi)

2. Cập nhật dữ liệu hệ thống

• Cập nhật hàng hóa tồn kho
• Cập nhật công nợ phải trả với nhà cung cấp (Chưa thanh toán)
• Cập nhật dòng tiền mặt/tiền gửi (Thanh toán ngay)

3. Lưu trữ thông tin hóa đơn

• Nhận kèm hóa đơn: Lưu đầy đủ thông tin hóa đơn
• Không kèm hóa đơn: Có thể nhận hóa đơn sau
• Không có hóa đơn: Không thể nhận hóa đơn về sau