Chi tiền mặt mua ngoài có hóa đơn trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chức năng “Chi mua ngoài có hóa đơn” thường dùng để ghi nhận các khoản chi tiêu có hóa đơn kèm theo phát sinh ngoài các hợp đồng mua bán chính thức, bao gồm mua văn phòng phẩm, các dịch vụ thuê ngoài (quảng cáo, vận chuyển, tư vấn…), điện nước internet, bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa…

Điều kiện cần thiết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Tiền mặt > Phiếu chi.
Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Danh mục > Đối tượng > Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây .

Bước 1: Truy cập Danh sách phiếu chi

Trên thanh Menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền mặt > Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách Phiếu chi.
Nhấn nút + Thêm phiếu chi màu xanh ở góc trên bên phải màn hình Danh sách Phiếu chi, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Thêm phiếu chi.

Bước 2: Khai báo thông tin

1. Lựa chọn lý do thanh toán

Tại lý do thanh toán, bạn chọn Chi mua ngoài có hóa đơn.

2. Khai báo Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Loại đối tượng	Chọn loại đối tượng Khách hàng, Nhà cung cấp hoặc Nhân viên
Mã đối tượng*	Tìm kiếm và chọn Mã đối tượng đã khai báo hoặc chọn (+) Thêm mới để thêm nhanh đối tượng
Tên đối tượng	Sau khi chọn Mã đối tượng, phần mềm sẽ tự động điền Tên đối tượng
Nội dung thanh toán	Nội dung thanh toán tự động điền theo quy tắc “Chi mua ngoài có hóa đơn ” (Có thể tuỳ chỉnh)
Ngày hạch toán*	Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ*	Nhập ngày chứng từ
Số chứng từ*	Phần mềm sẽ tự sinh số chứng từ

Lưu ý:

Tính năng thêm nhanh đối tượng sẽ không cung cấp đầy đủ trường thông tin khai báo. Sau khi thêm nhanh đối tượng, bạn cần bổ sung thêm thông tin đối tượng trong phân hệ Danh mục.
Ngày hạch toán phải lớn hơn ngày khóa sổ kế toán. Nếu nhập ngày bằng hoặc trước ngày khóa sổ, hệ thống sẽ báo lỗi.
Ngày hạch toán phải lớn hơn hoặc bằng ngày chứng từ.

3. Khai báo Chi tiết thanh toán

Diễn giải: Diễn giải tự động điền theo quy tắc Chi mua ngoài có hóa đơn.
Tại cột Tài khoản nợ: Với nghiệp vụ Chi mua ngoài có hóa đơn, Tài khoản Nợ sẽ được mặc định là Tài khoản 331. Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý.
Tại cột Tài khoản có: Với lý do thanh toán Chi mua ngoài có hóa đơn, Tài khoản có sẽ được mặc định là Tài khoản 1111. Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý.
Tại cột Số tiền trả: Nhập số tiền trả nhà cung cấp.
Tại cột Mã đối tượng: Tìm kiếm và chọn Mã đối tượng đã khai báo.
Tại cột Tên đối tượng: Phần mềm tự động điền theo Mã đối tượng.
Tại cột Khoản mục phí: Khi chọn lý do thanh toán, phần mềm tự động chọn Khoản mục phí là "CPMH - Chi phí mua hàng". Hoặc bạn có thể chọn Khoản mục phí theo nhu cầu quản lý.
Tại cột Chi phí không hợp lý: Giúp bạn đánh dấu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN. Hệ thống mặc định là không tích.

4. Các thao tác sau khi đã thêm chứng từ tham chiếu

Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các chứng từ tham chiếu khác.
Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng chứng từ tham chiếu để xoá số tiền chi đã nhập.
Xóa tất cả dòng: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 chứng từ nghiệp vụ chi tiền để xoá tất cả số tiền chi bạn nhập liệu ở trên.

Bước 3: Hoàn tất phiếu chi

Kiểm tra lại thông tin phiếu chi đã khai báo và tổng tiền thanh toán.

Hoàn tất hành động:

Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm phiếu chi thành công”.
Chọn Lưu & thêm: Lưu thông tin phiếu chi vừa nhập và tiếp tục thêm phiếu chi mới.
Chọn Hủy: Hủy phiếu chi và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, phiếu chi đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện Ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền trả trên báo cáo.

Trợ lý Sapo