Thêm chứng từ hạch toán chi phí lương trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chứng từ hạch toán chi phí lương dùng để ghi nhận chi phí lương, các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn và thuế TNCN của nhân viên. Hệ thống sẽ tự động sinh bút toán theo từng nhân viên dựa trên Bảng lương đã lập.

Điều kiện tiên quyết:

Người dùng được phân quyền thực hiện với Nghiệp vụ > Tiền lương > Hạch toán chi phí lương. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã thêm bảng lương trên phần mềm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập màn hình thêm mới hạch toán chi phí lương

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, bạn chọn Tiền lương > Hạch toán chi phí lương, hệ thống sẽ hiển thị Danh sách hạch toán chi phí lương.
Nhấn nút + Thêm hạch toán chi phí lương ở góc trên bên phải màn hình danh sách, hệ thống sẽ hiển thị màn hình pop-up chọn bảng lương để hạch toán.

Bước 2: Chọn bảng lương

Bạn nhấp chọn 1 bảng lương để thực hiện hạch toán.

Lưu ý:

Hệ thống chỉ hiển thị những bảng lương chưa được hạch toán. Mỗi chứng từ hạch toán chỉ áp dụng cho 1 bảng lương duy nhất.

Bước 3: Khai báo thông tin hạch toán

Sau khi chọn bảng lương, hệ thống sẽ tự động điều hướng sang màn hình chi tiết. Bạn cần kiểm tra và bổ sung các thông tin sau:

1. Thông tin chung

Trường thông tin	Mô tả
Bảng lương	Hiển thị tên bảng lương đã chọn
Diễn giải	Hệ thống gợi ý nội dung mặc định “Hạch toán chi phí lương theo bảng lương tháng … năm …” (có thể tùy chỉnh)
Ngày hạch toán	Nhập ngày hạch toán thông tin vào phần mềm
Ngày chứng từ	Nhập ngày thể hiện trên chứng từ
Số chứng từ	Hệ thống tự động hiển thị theo quy tắc đánh số chứng từ

2. Chi tiết hạch toán

Dựa trên bảng lương, hệ thống tự động tách thành các dòng nghiệp vụ chi tiết cho từng nhân viên (Lương cơ bản, BHXH, BHYT, Thuế TNCN...). Tại đây, bạn có thể kiểm tra hoặc điều chỉnh:

Trường thông tin	Mô tả
Diễn giải	Nội dung chi tiết của từng bút toán (Ví dụ: Lương cơ bản, BHXH công ty đóng, Thuế TNCN...). Hệ thống gợi ý theo bảng lương, và có thể chỉnh sửa lại.
TK Nợ	Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
TK Có	Bạn có thể thay đổi số tài khoản theo mục đích quản lý bằng cách nhấn chọn vào mũi tên trỏ xuống trong ô.
Số tiền	Giá trị hạch toán của từng dòng nghiệp vụ, được lấy theo giá trị tính trên bảng lương.
Đối tượng Nợ	Hệ thống mặc định hiển thị theo mã nhân viên tương ứng với TK Nợ.
Đối tượng Có	Hệ thống mặc định hiển thị mã nhân viên tương ứng với TK Có.
Khoản mục phí	Bạn nhấp chọn khoản mục phí phù hợp để phục vụ báo cáo quản trị.
Chi phí không hợp lý	Tích chọn nếu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN.

Lưu ý:

Hệ thống sẽ tự động bóc tách các khoản bảo hiểm và thuế theo từng dòng riêng biệt cho mỗi nhân viên dựa trên bảng lương đã tính:

Khoản do công ty đóng: (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ) được tính vào chi phí của doanh nghiệp (thường hạch toán vào các đầu tài khoản chi phí).
Khoản do cá nhân đóng: (BHXH, BHYT, BHTN) và Thuế TNCN được khấu trừ trực tiếp vào lương của nhân viên (thường hạch toán làm giảm khoản phải trả người lao động).
Lương thực trả: Là số tiền sau khi đã trừ các khoản chi phí cá nhân phải nộp.

3. Các thao tác khác

3.1. Các thao tác sau khi đã thêm thông tin hạch toán

Thêm dòng: Bấm vào nút Thêm dòng (bên dưới danh sách) để thực hiện thêm các chứng từ tham chiếu khác.
Xoá dòng: Nút X ở cột bên phải danh sách mỗi dòng chứng từ tham chiếu để xoá số tiền chi đã nhập.
Xóa tất cả dòng: Chỉ hiển thị khi có ít nhất 2 chứng từ nghiệp vụ thu tiền để xóa tất cả số tiền thu bạn nhập liệu ở trên.

3.2. Chuyển trang và chọn số lượng dòng hiển thị

Các thông tin và thao tác phân trang nằm ở cuối màn hình danh sách.

Tổng số kết quả: Góc dưới bên trái hiển thị tổng số bảng lương tìm thấy (Ví dụ: Từ 1 đến 3 trên tổng 3).
Hiển thị: Để thay đổi số lượng bảng lương hiển thị trên một trang, bạn nhấp vào ô Hiển thị (mặc định là 20) và chọn số lượng mong muốn (ví dụ: 50).
Chuyển trang: Để di chuyển qua lại giữa các trang (nếu có nhiều hơn một trang), bạn sử dụng các nút điều hướng số (1, 2, 3,...) ở góc dưới bên phải.

Bước 4: Hoàn tất hạch toán chi phí lương

Kiểm tra lại thông tin hạch toán đã khai báo và tổng tiền.

Hoàn tất hành động:

Chọn Lưu: Phần mềm hiển thị thông tin phiếu chi với trạng thái “Chưa ghi sổ” và xuất hiện thông báo “Thêm mới hạch toán chi phí lương thành công”.
Chọn Hủy: Hủy hạch toán chi phí lương và quay lại màn hình danh sách.

Lưu ý:

Sau khi Lưu thông tin, chứng từ đang ở trạng thái nháp (chưa ghi sổ) sẽ không làm thay đổi số liệu trên báo cáo. Bạn cần thực hiện Ghi sổ để hạch toán và ghi nhận số tiền trên báo cáo.

Trợ lý Sapo