Xem chứng từ ghi giảm tài sản cố định trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp

Chức năng Xem chứng từ ghi giảm tài sản cố định (TSCĐ) cho phép người dùng truy xuất thông tin chi tiết của từng chứng từ ghi giảm trên hệ thống. Qua đó, kế toán có thể dễ dàng đối chiếu dữ liệu, phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm kê và quản lý tài sản định kỳ.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản của bạn đã được phân quyền Nghiệp vụ > Tài sản cố định > Ghi giảm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Đã thêm chứng từ ghi giảm tài sản cố định trên Sapo Accounting. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập danh sách ghi giảm TSCĐ

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tài sản cố định > Ghi giảm, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Ghi giảm tài sản cố định.

Bước 2: Tìm kiếm và chọn chứng từ cần xem

1. Tìm kiếm chứng từ

Tại thanh tìm kiếm (nằm phía trên bảng dữ liệu), bạn nhập từ khóa là số chứng từ, diễn giải để tìm kiếm.
Hệ thống sẽ tự động lọc và trả về kết quả tương ứng khi bạn nhập từ khóa.

2. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc khác nhau để lọc danh sách chứng từ ghi giảm:

2.1. Lọc theo Trạng thái ghi sổ

Bạn nhấp vào bộ lọc Trạng thái ghi sổ, nằm bên phải thanh tìm kiếm.
Bạn hãy tích chọn trạng thái chứng từ Ghi sổ hoặc Bỏ ghi sổ rồi nhấp nút Lọc màu xanh ở cuối danh sách để áp dụng.

2.2. Lọc theo thời gian

Bạn nhấp vào bộ lọc thời gian (Năm nay/ Ngày hạch toán/ Ngày chứng từ) để lọc chứng từ tương ứng.
Một cửa sổ lọc nhanh sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn chính xác khoảng thời gian muốn xem dữ liệu. Khi nhấp vào bộ lọc này, bạn sẽ có 3 tab tùy chọn:
- Gần đây: Cung cấp các mốc thời gian được thiết lập sẵn, phổ biến
- Theo tháng: Cho phép bạn chọn nhanh dữ liệu của một tháng cụ thể trong năm
- Theo quý: Cho phép bạn lọc dữ liệu nhanh theo Quý.
- Tùy chọn: Trong cả 3 tab, bạn đều có thể chọn Tùy chọn. Khi đó, hai ô lịch sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập chính xác khoảng thời gian từ ngày - đến ngày mong muốn.

Lưu ý:

Nếu kết quả tìm kiếm/lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả chứng từ".

3. Chọn chứng từ cần xem

Nhấp chọn vào Số chứng từ hoặc dòng chứa chứng từ cần xem trong bảng danh sách.
Hệ thống sẽ tự động điều hướng bạn đến màn hình Phiếu ghi giảm TSCĐ.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết chứng từ ghi giảm TSCĐ

1. Thông tin phiếu

Trường thông tin	Mô tả
Lý do ghi giảm	Lý do tương ứng cho nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ (ví dụ: Nhượng bán, thanh lý...).
Tham chiếu	Tham chiếu các chứng từ liên quan đến TSCĐ (Chứng từ mua hàng, Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập kho…)
Ngày hạch toán	Ngày nghiệp vụ ghi giảm TSCĐ được ghi nhận vào phần mềm kế toán.
Ngày chứng từ	Ngày thực tế lập chứng từ ghi giảm TSCĐ.
Số chứng từ	Hệ thống tự động hiển thị (có thể chỉnh sửa tùy theo phân quyền).

2. Tab Tài sản cố định

Trường thông tin	Mô tả
Mã tài sản cố định	Mã định danh duy nhất của tài sản trong hệ thống.
Tên tài sản cố định	Tên đầy đủ của tài sản tương ứng với mã tài sản đã chọn.
Nguyên giá	Giá trị thực tế bỏ ra để có được tài sản tính đến thời điểm đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
Giá trị tính khấu hao	Thông thường bằng Nguyên giá. Tuy nhiên, nếu tài sản có giá trị thu hồi ước tính khi thanh lý, bạn có thể điều chỉnh giá trị này.
Hao mòn lũy kế	Tổng giá trị hao mòn đã được trích khấu hao cộng dồn từ khi tài sản bắt đầu sử dụng đến thời điểm hiện tại.
Giá trị còn lại	Giá trị còn lại = Nguyên giá - Hao mòn lũy kế Đây là giá trị sẽ tiếp tục được phân bổ vào chi phí trong các kỳ tiếp theo.
TK nguyên giá	Tài khoản kế toán ghi nhận nguyên giá gốc của TSCĐ
TK khấu hao	Tài khoản kế toán ghi nhận chi phí khấu hao/ hao mòn lũy kế định kỳ của TSCĐ
TK xử lý giá trị còn lại	Tài khoản kế toán ghi nhận phần giá trị còn lại khi thực hiện các nghiệp vụ thanh lý hoặc điều chuyển.

3. Hạch toán

Trường thông tin	Mô tả
Diễn giải	Nội dung mô tả chi tiết của nghiệp vụ.
TK Có	Tài khoản kế toán bên Có theo đúng bản chất nghiệp vụ.
TK Nợ	Tài khoản kế toán bên Nợ theo đúng bản chất nghiệp vụ.
Số tiền	Giá trị/ số tiền phát sinh của nghiệp vụ.
Mã đối tượng	Mã đối tượng tương ứng với nghiệp vụ phát sinh (nếu có).
Tên đối tượng	Tên đầy đủ của đối tượng tương ứng với nghiệp vụ phát sinh (nếu có).
Chi phí không hợp lý	Đánh dấu những khoản chi không được tính vào giá hợp lệ khi thực hiện Quyết toán thuế TNDN .

Bước 3: Các thao tác chức năng

Tại màn hình chi tiết, bạn có thể thực hiện các chức năng sau (nằm ở góc trên bên phải màn hình):

Sửa: Nhấp vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin chứng từ. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
In: Nhấp vào nút In để thực hiện in phiếu kế toán.
Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ: Nhấp vào nút Ghi sổ/ Bỏ ghi sổ để thay đổi trạng thái ghi nhận trên báo cáo, sổ sách của chứng từ.
Thao tác khác (...): Nhấp vào biểu tượng dấu ba chấm (...) để mở rộng menu:
- Xóa: Xóa chứng từ ghi giảm TSCĐ khỏi hệ thống.

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác Sửa hoặc Xóa đối với các chứng từ đang ở trạng thái "Chưa ghi sổ".

Trợ lý Sapo