Xem chi tiết kiểm kê tiền mặt trên Sapo Accounting - Doanh nghiệp (DN)

Chức năng Xem chi tiết kiểm kê tiền mặt cho phép người dùng truy cập và xem lại toàn bộ thông tin chi tiết của một biên bản kiểm kê đã lập và kết quả xử lý chênh lệch. Chức năng giúp người dùng theo dõi, đối chiếu và kiểm soát chính xác số dư tiền mặt, tiền gửi tại thời điểm kiểm kê, đảm bảo việc quản lý tài chính minh bạch và khớp giữa thực tế và sổ sách trên phần mềm.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Nghiệp vụ > Tiền mặt > Kiểm kê tiền mặt
Tài khoản người dùng cần được cấp quyền thực hiện Danh mục > Đối tượng > Nhân viên
Tài khoản của bạn được cấp quyền xem các chứng từ tham chiếu. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Người dùng đã lập biên bản kiểm kê tiền mặt trên phần mềm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 1: Truy cập Danh sách kiểm kê

Trên thanh menu bên trái trang quản trị, chọn Tiền mặt > Kiểm kê tiền mặt, phần mềm sẽ điều hướng đến màn hình Danh sách kiểm kê.

Bước 2: Chọn bảng kiểm kê cần xem

1. Lọc dữ liệu

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc để thu hẹp phạm vi tìm kiếm:

Lọc theo Trạng thái xử lý: Đã xử lý/ Chưa xử lý
Lọc theo Ngày kiểm kê: Gần đây (Hôm qua, Hôm nay, 7 ngày qua, 30 ngày qua), Theo tháng, Theo quý, Theo năm, Tùy chọn

Lưu ý:

Nếu kết quả lọc không có dữ liệu, màn hình sẽ hiển thị thông báo: "Không tìm thấy dữ liệu phù hợp với kết quả tìm kiếm. Thử thay đổi điều kiện lọc hoặc từ khóa tìm kiếm" và đề xuất nút "Xem tất cả kiểm kê tiền mặt".

2. Chọn bảng kiểm kê cần xem

Nhấp chọn Số hoặc dòng chứa bảng kiểm kê cần xem, phần mềm điều hướng đến màn hình xem chi tiết Bảng kiểm kê.

Bước 3: Xem thông tin chi tiết Bảng kiểm kê quỹ

Màn hình chi tiết hiển thị đầy đủ dữ liệu được ghi nhận trong biên bản kiểm kê:

1. Trạng thái chứng từ

Thông tin trạng thái chứng từ (Đã xử lý/Chưa xử lý) hiển thị ngay dưới tên Bảng kiểm kê quỹ.

2. Thông tin chung

Phần này hiển thị các thông tin tổng quan của chứng từ:

Trường thông tin	Mô tả
Mục đích	Mục đích thực hiện kiểm kê
Kiểm kê đến ngày	Ngày thực hiện kiểm kê tiền mặt đến thời điểm ghi nhận.
Loại tiền	Loại tiền được kiểm kê (Mặc định: VNĐ).
Chứng từ liên quan	Thông tin về các chứng từ liên quan (nếu có).
Số chứng từ	Số hiệu chứng từ
Ngày chứng từ	Thời điểm lập chứng từ

3. Thành viên tham gia

Phần này hiển thị thông tin những người đã tham gia vào quá trình kiểm kê thực tế bao gồm:

Tên thành viên (nếu có)
Chức danh (nếu có)

4. Kết quả kiểm kê thực tế

Bảng chi tiết tiền mặt: Hiển thị chi tiết từng mệnh giá tiền mặt được đếm và tổng số tiền tương ứng.
Số dư theo sổ kế toán tiền mặt (I): Số dư tại thời điểm kiểm kê được ghi nhận trên sổ sách kế toán.
Số dư kiểm kê thực tế (II): Tổng số tiền đếm được thực tế tại thời điểm kiểm kê
Chênh lệch (I - II): Khoản tiền chênh lệch giữa sổ sách và thực tế.
Lý do (Thừa/Thiếu) và Kết luận: Ghi lại giải thích và kết luận của quá trình kiểm kê.
Đã xử lý chênh lệch: Cho biết trạng thái đã hoàn thành việc lập chứng từ thu/chi để xử lý số tiền thừa/thiếu hay chưa (có ô tích).

Bước 4: Thực hiện chức năng

Tại góc trên bên phải chi tiết bảng kiểm kê, bạn có thể thực hiện các thao tác nhanh:

Xử lý chênh lệch: Khi chọn chức năng này, hệ thống sẽ hiển thị màn hình lập chứng từ xử lý chênh lệch cho phép bạn ghi nhận tăng/giảm quỹ tiền mặt tương ứng.
- Phiếu thu: Nếu số tiền thực tế nhiều hơn số tiền ghi trên sổ kế toán.
- Phiếu chi: Nếu số tiền thực tế nhỏ hơn số tiền ghi trên sổ kế toán.
Sửa: Nhấp vào Sửa để đi đến trang chi tiết và cập nhật thông tin phiếu kiểm kê. Chức năng này chỉ khả dụng với các phiếu có trạng thái “Chưa xử lý”. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Xóa: Xóa phiếu kiểm kê khỏi hệ thống.
In: Thao tác lưu và in bản cứng để ký và lưu trữ

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể thực hiện thao tác Xử lý chênh lệch, Sửa hoặc Xóa đối với các phiếu có trạng thái “Chưa xử lý”.

Trợ lý Sapo