Nhằm hỗ trợ các nhà bán hàng giải quyết các vấn đề liên quan tới công nợ của cửa hàng, phần mềm bán hàng Sapo Omni AI đã hỗ trợ chức năng Quản lý công nợ phát triển dưới dạng ứng dụng trên kho ứng dụng của Sapo, định hướng sẽ hỗ trợ quản lý công nợ của các đối tượng: Khách hàng, NCC, ĐTVC  chung trên cùng 1 ứng dụng. 

• Quản lý công nợ khách hàng

• Quản lý công nợ Nhà cung cấp

1. Hướng dẫn sử dụng

1.1 Tổng quan công nợ cửa hàng

Truy cập app Quản lý công nợ: Vào "Ứng dụng" > "Quản lý công nợ" để xem tổng quan danh sách công nợ khách hàng và nhà cung cấp của cửa hàng.

Lưu ý: bạn cần cài đặt ứng dụng vào cửa hàng để sử dụng. Truy cập vào đường dẫn tại đây để cài đặt.

• Nhóm đối tượng ghi nhận công nợ:

• Khách hàng: Đối tượng ghi nhận công nợ là khách hàng

• Nhà cung cấp: Đối tượng ghi nhận công nợ là nhà cung cấp

• Thông tin hiển thị: Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ hiển thị 

• Nhóm đối tượng (Khách hàng hoặc Nhà cung cấp)

• Tên đối tượng

• Số điện thoại

• Nợ đầu kỳ, Phát sinh trong kỳ, Nợ cuối kỳ (ghi nhận theo khoảng thời gian đang lọc

• Thao tác:

• Lọc thời gian: Nhấn vào Bộ lọc thời gian điều chỉnh khoảng thời gian đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ để hiển thị công nợ

• Xem chi tiết công nợ: Nhấn vào tên đối tượng để truy cập chi tiết giao dịch công nợ của đối tượng tương ứng.

1.2. Danh sách công nợ khách hàng

1.2.1. Danh sách công nợ

• Truy cập Công nợ khách hàng: Vào "Ứng dụng" > "Quản lý công nợ" để xem tổng quan công nợ > “Khách hàng” để xem danh sách công nợ khách hàng.

• Thông tin hiển thị: Mỗi khách hàng sẽ hiển thị 

• Tên khách hàng

• Số điện thoại

• Nợ đầu kỳ, Phát sinh trong kỳ, Nợ cuối kỳ (ghi nhận theo khoảng thời gian đang lọc

• Thao tác:

• Lọc thời gian: Nhấn vào Bộ lọc thời gian điều chỉnh khoảng thời gian đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ để hiển thị công nợ

• Xuất file: Nhấn vào biểu tượng Xuất file để thực hiện tải xuống danh sách công nợ khách hàng ra file Excel

• Nhập file: Nhấn vào biểu tượng Nhập file để thực hiện tải lên file Excel chứa danh sách khách hàng và công nợ của khách hàng đó để thực hiện điều chỉnh hàng loạt công nợ khách hàng

• Xem chi tiết công nợ: Nhấn vào tên khách hàng để truy cập chi tiết giao dịch công nợ của khách hàng tương ứng.
  

1.2.2. Nhập file điều chỉnh công nợ

Nhấn vào nút "Nhập file" để tải lên file Excel chứa danh sách khách hàng cần điều chỉnh công nợ. Sử dụng tính năng này để điều chỉnh công nợ hàng loạt khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Đảm bảo rằng file nhập đúng định dạng yêu cầu của Sapo để tránh lỗi trong quá trình tải lên.

Các lưu ý khi thao tác nhập file để tránh các ảnh hưởng tới dữ liệu của cửa hàng:

• Hệ thống chỉ cập nhật công nợ những khách hàng có trong file, các khách hàng nằm ngoài file sẽ không thay đổi công nợ
• Hệ thống sẽ định danh khách hàng thông qua số điện thoại, các khách hàng không có số điện thoại sẽ không thể điều chỉnh công nợ thông qua nhập file

• File cần có đủ các cột thông tin theo đúng thứ tự sau: 

1.2.3. Xuất file tổng quan công nợ

Nhấn vào nút "Xuất file" để tải xuống danh sách công nợ của khách hàng ra file Excel. Tính năng này hữu ích cho việc kiểm tra, quản lý và lưu trữ dữ liệu công nợ khách hàng của cửa hàng theo mỗi chu kỳ kinh doanh.

1.3. Chi tiết công nợ khách hàng

1.3.1. Xem chi tiết công nợ khách hàng

Trong chi tiết công nợ khách hàng sẽ hiển thị các thông tin chi tiết: 

• Thông tin khách hàng: Tên, số điện thoại của khách hàng, công nợ khách hàng hiện tại.

• Điều chỉnh công nợ: Điều chỉnh công nợ cho khách hàng

• Xuất file: Tải xuống danh sách giao dịch phát sinh công nợ của khách hàng ra file Excel.

• Thanh toán công nợ: Sử dụng công nợ để xác nhận thanh toán cho các đơn hàng đã chọn

• Danh sách các giao dịch phát sinh công nợ: Gồm các thông tin: Mã chứng từ, Loại giao dịch, Lý do, Thời gian giao dịch được ghi nhận, Giá trị công nợ bị thay đổi, Công nợ sau khi phát sinh giao dịch

1.3.2. Xuất file tổng quan công nợ khách hàng

Nhấn vào nút "Xuất file" để tải xuống danh sách giao dịch phát sinh công nợ của khách hàng ra file Excel. Tính năng này hữu ích cho việc kiểm tra, quản lý và lưu trữ dữ liệu công nợ chi tiết của từng khách hàng.

1.3.3. Điều chỉnh công nợ thủ công

• Nhấn "Điều chỉnh công nợ" để mở pop-up nhập thông tin công nợ.

• Nhập thông tin công nợ sau điều chỉnh và ghi chú cho việc điều chỉnh này.

• Nhấn "Áp dụng" để thực hiện điều chỉnh công nợ cho khách hàng.

Lưu ý: 

• Ghi nhận công nợ sau điều chỉnh cho thời điểm hiện tại
• Giao dịch công nợ trong quá khứ sẽ không làm thay đổi giá trị công nợ sau điều chỉnh.

1.3.4. Thanh toán đơn hàng bằng công nợ

• Nhấn "Thanh toán công nợ" để mở pop-up thanh toán đơn hàng bằng công nợ.

• Lựa chọn các đơn hàng mong muốn được thanh toán bằng công nợ

• Nhấn "Thanh toán" để thực hiện xác nhận thanh toán toàn bộ các đơn hàng bằng công nợ.

Lưu ý: Các đơn được Thanh toán công nợ sẽ chuyển sang trạng thái thanh toán toàn bộ.

1.4. Danh sách công nợ nhà cung cấp

• Truy cập Công nợ nhà cung cấp: Vào "Ứng dụng" > "Quản lý công nợ" để xem tổng quan công nợ > “Nhà cung cấp” để xem danh sách công nợ nhà cung cấp.

• Thông tin hiển thị: Mỗi nhà cung cấp sẽ hiển thị

• Mã nhà cung cấp

• Tên nhà cung cấp

• Số điện thoại

• Nợ đầu kỳ, Phát sinh trong kỳ, Nợ cuối kỳ (ghi nhận theo khoảng thời gian đang lọc

• Thao tác:

• Lọc thời gian: Nhấn vào Bộ lọc thời gian điều chỉnh khoảng thời gian đầu kỳ, trong kỳ, cuối kỳ để hiển thị công nợ

• Xem chi tiết công nợ: Nhấn vào mã nhà cung cấp để truy cập chi tiết giao dịch công nợ của nhà cung cấp tương ứng.

1.5. Chi tiết công nợ nhà cung cấp

Trong chi tiết công nợ khách hàng sẽ hiển thị các thông tin chi tiết: 

• Thông tin nhà cung cấp: Tên, số điện thoại, email của nhà cung cấp, công nợ của nhà cung cấp hiện tại.

• Danh sách các giao dịch phát sinh công nợ: Gồm các thông tin: Mã chứng từ, Loại giao dịch, Lý do, Thời gian giao dịch được ghi nhận, Giá trị công nợ bị thay đổi, Công nợ sau khi phát sinh giao dịch

Trên đây là hướng dẫn sử dụng Ứng dụng Quản lý công nợ