1. Tổng quan

Quy trình xử lý đơn hàng của các nhà bán hàng trên sàn thương mại điện tử là quy trình hậu cần và vận hành kho hàng quan trọng, việc xử lý thủ công khiến nhà bán hàng tốn nhiều thời gian, nhân lực vận hành và khó khăn kiểm soát hàng hóa cũng như hiệu suất của cửa hàng.

Nắm bắt được những khó khăn của nhà bán hàng, Sapo đã ra đưa giải pháp Đóng gói, Hàng hoàn giúp nhà bán hàng tối ưu hóa quy trình hậu cần và vận hành kho hàng. Giải pháp cung cấp một loạt các công cụ hữu ích cho nhân viên nhặt hàng, nhân viên đóng gói và nhân viên kho dễ dàng xử lý đơn hàng từ giai đoạn nhặt hàng đến đóng gói, bàn giao, và quản lý hàng hoàn. 

Việc xử lý đơn hàng sàn, để có thể nâng cao năng suất, hiệu quả công việ, mỗi bộ phận chỉ làm việc trong 1 tab duy nhất giúp hạn chế nhầm lẫn

• Nhân viên sale/telesale: Xác nhận đơn hàng 

• Nhân viên đóng gói: In phiếu nhặt hàng - In phiếu giao hàng sàn + Xác nhận đóng gói

• Nhân viên bàn giao: Xác nhận bàn giao

2. Vấn đề khách hàng gặp phải - lợi ích giải pháp mang lại

• Gom mặt hàng cần nhặt: Khi thực hiện đóng gói cho lượng lớn đơn hàng với nhiều sản phẩm và sản phẩm khác nhau khiến bạn tốn nhiều thời gian và nguồn lực. Với In phiếu nhặt hàng sẽ thực hiện gom các sản phẩm trong đơn hàng, giúp bạn thực hiện nhặt 1 lần với từng sản phẩm một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian

• Kiểm soát đóng gói hàng và sẵn sàng bàn giao: Tính năng Xác nhận đóng gói bằng máy quét sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát đơn đã đóng gói và sẵn sàng bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Việc xác nhận đóng gói còn giúp bạn phát hiện những đơn đã hủy trên Sàn và phát hiện đóng trùng

• Kiểm soát thông tin đơn bàn giao cho vận chuyển: Việc bàn giao không rõ ràng giữa kho và vận chuyển dễ dẫn đến mất mát hoặc nhầm lẫn hàng hóa. Tính năng xác nhận bàn giao sử dụng máy quét ghi nhận thời gian bàn giao, nhân viên bàn giao và in phiếu bàn giao đảm bảo tránh rủi ro về mất mát hàng hóa tiết kiệm thời gian.

Với tính năng Quản lý Đóng gói nhà bán hàng có thể nâng cao hiệu quả vận hành, giảm thiểu sai sót . Giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn góp phần vào việc tối ưu chi phí hậu cần, cải thiện độ chính xác trong vận hành và gia tăng tính minh bạch cho mọi quy trình.

3. Tính năng Đóng gói

Trong tính năng Đóng gói sẽ bao gồm tất cả các đơn hàng đã được xác nhận, cần đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Tại đây bạn có thể theo dõi tình trạng vận đơn, thông tin liên quan đơn hàng như trạng thái nhặt hàng, đóng gói, bàn giao và thực hiện đánh dấu đóng gói, xác nhận bàn giao

4. In phiếu nhặt hàng cần đóng gói

Để có thể nhanh chóng nhặt hàng cho các đơn cần đóng gói, thực hiện tích chọn đơn cần đóng gói => Chọn In phiếu hướng dẫn nhặt hàng

Với đơn hàng đã in phiếu nhặt hàng sẽ được đánh dấu Trạng thái nhặt hàng Đã nhặt hàng và có ghi nhận thông tin người nhặt hàng và thời gian in phiếu nhặt hàng

Để tránh nhặt thừa hay in nhầm các đơn hàng đã nhặt, bạn có thể lọc Trạng thái vận đơn: Chờ đóng gói và Trạng thái nhặt hàng: Chưa nhặt hàng

5. Quét xác nhận đóng gói vận đơn - Kiểm soát gói hàng đã đóng

Sau khi nhặt hàng, bạn có thể thực hiện In phiếu giao hàng sàn, hệ thống cho phép in tối đa 50 đơn/lần 

Khi việc đóng gói hoàn tất, để có thể theo dõi và xử lý tình huống như: 

• Đóng gói trùng

• Đóng gói nhầm những đơn đã bị hủy trên sàn

• Theo dõi thông tin số lượng đơn đóng gói và tình trạng sẵn sàng giao hàng

Để có thể xử lý những vấn đề trên, bạn thực hiện Xác nhận đóng gói theo 2 cách sau: 

Cách 1: Thực hiện chọn Quét mã vạch => Chọn Xác nhận đóng gói

Khi quét mã vạch in trên phiếu giao hàng, với đơn hàng hợp lệ sẽ tự động chuyển sang trang thái Đã đóng gói, đơn hàng không hợp lệ sẽ hiển thị thông báo đơn không hợp lệ. Trong pop-up Xác nhận đóng gói sẽ hiển thị những đơn hàng đã quét thành công và quét lỗi

Cách 2: Thực hiện chọn đơn hàng => Chọn Thao tác khác => Chọn Xác nhận đóng gói 

6. Quét xác nhận bàn giao và In phiếu bàn giao

Khi thực hiện giao hàng cho bên vận chuyển, nhà bán hàng có thể gặp một số tình huống sau: 

• Chưa theo dõi và kiểm soát được lượng đơn giao cho vận chuyển trong ngày?

• Giao nhầm đơn hàng đã hủy trên sàn

• Giao nhầm 2 đơn hàng cùng 1 mã vận đơn

• Tránh gian lận và mất hàng khi giao cho háng vận chuyển

Để giải quyết vấn đề trên, bạn có thể thực hiện máy quét xác nhận bàn giao đơn cho từng hàng vận chuyển trên hệ thống, khi đó những đơn hợp lệ sẽ hiển thị thông báo thành công với những đơn hủy hay đã bàn giao sẽ hiển thị lỗi 

Cách thực hiện xác nhận bàn giao: 

Cách 1: Chọn các đơn bàn giao => Chọn Thao tác khác => Chọn Xác nhận bàn giao

Cách 2: Thực hiện quét mã vạch đơn cần bàn giao

Chọn Quét mã vạch => Chọn Xác nhận bàn giao và thực hiện quét mã vạch của các đơn bàn giao cho đơn vị vận chuyển

7. Lịch sử bàn giao

Sau khi xác nhận bàn giao, đơn được ghi nhận Trạng thái bàn giao: Đã bàn giao 

Ngoài ra bạn có theo dõi thông tin bàn giao, người thực hiện bàn giao trong phần Thao tác khác => chọn Lịch sử bàn giao

Lưu ý: 

• Cho phép xác nhận bàn giao và tạo phiếu bàn giao cho cùng 1 đơn vị vận chuyển

• Thông tin lịch sử bàn giao sẽ lưu trong vòng 1 tháng

Trên đây là hướng dẫn Giải pháp Đóng gói.