1. Đơn hàng đối soát

Khi kinh doanh trên Sàn thương mại điện tử, nhà bán hàng sẽ gặp một số câu hỏi về thời gian được sàn trả thanh toán, số tiền thanh toán và đặc biệt gặp khó khăn khi theo dõi các loại chi phí sẽ phải trả trong đơn hàng.

Sapo với mong muốn giúp khách hàng vận hành bán hàng trên sàn thương mại điện tử dễ dàng hơn đã thực hiện triển khai giải pháp đối soát tự động với danh sách đơn chưa thanh toán và đã thanh toán giúp nhà bán hàng:

• Theo dõi danh sách đơn hàng dự kiến được sàn thanh toán

• Phát hiện ra các đơn hàng quá thời hạn thanh toán

• Xem được tất cả loại chi phí phải trả trong đơn hàng

• Đánh dấu đơn hàng có sự chênh lệch giữa sàn trả và hệ thống ghi nhận giúp nhà bán hàng kịp thời đối chiếu và khiếu nại với sàn

Sapo hỗ trợ giải pháp đối soát cho 3 sàn:

• Tiktok Shop

• Shopee

• Lazada

Để có thể hiểu rõ hơn về giải pháp Đối soát tự động, bạn theo dõi hướng dẫn sử dụng sau đây:

Trong kênh bán hàng, chọn mục Đối soát, tại tab Đơn hàng đối soát với thông tin sau

a. Khối thống kê một số chỉ số quan trọng của các gian hàng

• Đơn dự kiến thanh toán: Bao gồm tất cả đơn hàng sau khi shipper giao thành công cho người mua theo một khoảng thời gian cụ thể

• Đơn đã thanh toán: Tổng số đơn hàng đã được sàn thanh toán tiền về ví cho nhà bán theo khoảng thời gian cụ thể

• Chênh lệch sau thanh toán: Tổng số đơn hàng có sự chênh lệch giữa doanh thu thực tế sàn trả và hệ thống ghi nhận theo khoảng thời gian cụ thể

• Quá thời hạn thanh toán: Tổng số đơn đã quá 4 ngày sau khi giao thành công nhưng chưa được sàn thành toán. Lưu ý, chỉ số này chỉ có đối với kênh Shopee

Trong khối thống kê bạn có thể xem theo:

• Ngày đặt hàng

• Ngày giao thành công

b. Tab Chưa thanh toán

Bao gồm tất cả đơn hàng sau khi shipper giao hành thành công cho người mua, dự kiến sẽ được sàn thanh toán trong thời gian tới

Tại đây bạn có thể xem danh sách đơn hàng theo bộ lọc: 

• Ngày giao hành thành công

• Ngày đặt hàng

• Quá thời hạn thanh toán (chỉ áp dụng với Shopee)

c. Tab Đã thanh toán

Bao gồm tất cả đơn hàng được sàn thanh toán tiền về ví cho nhà bán hàng

Trong danh sách Sapo liệt kê chi tiết thông tin doanh thu sàn trả, các loại chi phí cần phải trả trong đơn hàng

Tại đây bạn có thể xuất file danh sách đơn hàng và lọc danh sách theo các tiêu chí

• Ngày đặt hàng

• Ngày giao hàng thành công

• Ngày thanh toán

• Chênh lệch: đơn hàng có doanh thu sàn trả và hệ thống ghi nhận bị chênh lệch

d. Chi tiết các loại chi phí và cách tính doanh thu

1. Bảng chi phí Shopee

2. Bảng chi phí Tiktok Shop

3. Bảng chi phí Lazada

Lưu ý: Đơn hàng có trong mục Đối soát tự động là những đơn hàng được Sàn thanh toán, thời điểm đơn hàng được thanh toán sẽ theo quy định từng Sàn:

• Shopee: xem chi tiết tại đây

• Ngay sau khi người mua bấm Đã nhận được hàng

• Hoặc vào ngày thứ 4 kể từ khi đơn hàng được giao thành công và người mua không có yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền (áp dụng từ 29/03/2024)

• Hoặc ngay sau khi yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền được xử lý xong

• Lazada: Sau khi đơn hàng chuyển trạng thái Đã giao hàng hoặc Đã nhận hàng, tùy thuộc vào từng đơn hàng và nhà bán hàng, xem chi tiết tại đây 

• Tiktok Shop: chu kì quyết toán tùy thuộc vào từng loại quyết toán, với quyết toán tiêu chuẩn sẽ là 6 ngày sau khi đơn hàng giao thành công, xem chi tiết tại đây

2. Phiếu đối soát

2.1. Giới thiệu

Đối với nhà bán hàng đa gian, đa sàn, đa kênh bán hàng việc theo dõi dòng tiền, báo cáo lợi nhuận của toàn bộ cửa hàng gặp nhiều kho khăn khi phải tổng hợp nhiều nguồn khác nhau. Đặc biệt khi kinh doanh trên Sàn, một đơn hàng phát sinh nhiều chi phí dẫn đến việc đối chiếu và kiểm tra xem có chênh lệch sai xót khi sàn thanh toán sẽ tốn nhiều nguồn lực của nhà bán hàng.

Biết được những khó khăn của nhà bán hàng, Sapo đã triển khai giải pháp quản lý phiếu đối soát giúp nhà bán hàng:

• Phát hiện chênh lệch doanh thu, chi phí sàn trả
• Kiểm soát, đảm bảo dòng tiền cửa hàng
• Theo dõi lợi nhuận của toàn bộ cửa hàng

Sapo hỗ trợ giải pháp Quản lý phiếu đối soát cho 3 sàn:

• Tiktok Shop
• Shopee
• Lazada

Lưu ý: Với mỗi đơn hàng sau khi được sàn thanh toán, Sapo sẽ tự động đưa các chi phí về báo cáo lợi nhuận Sapo và tự động tạo phiếu thu với số tiền bằng số tiền khách phải trả trong đơn hàng Sapo (đơn hàng đồng bộ với đơn sàn), giá trị khách phải trả trừ đi chi phí sẽ là số tiền thu được của đơn hàng theo hệ thống ghi nhận.

2.2. Hướng dẫn sử dụng

Để thực hiện đối soát, đảm bảo dòng tiền cửa hàng theo hướng dẫn dưới đây:

• Bước 1: Trong mục Đối soát của kênh bán hàng, chọn Phiếu đối soát
  

• Bước 2: Lựa chọn đơn hàng cần đối soát
  

Thực hiện chọn thông tin sau:

• Chọn Gian hàng
• Chọn Thời gian:
• Ngày đặt hàng: Hệ thống sẽ lấy ra các đơn hàng chưa đối soát và được tạo trong khoảng thời gian đã chọn
• Ngày thanh toán: Hệ thống sẽ lấy ra các đơn hàng chưa đối soát và được Sàn thanh toán trong khoảng thời gian đối soát
  

Với danh sách đơn hàng trả ra, hệ thống sẽ tự động tính toán Doanh thu hệ thống ghi nhận và Doanh thu Shopee trả có chênh lệch hay không. Tại đây bạn cũng có thể chỉnh sửa Chi phí Shopee trả, khi đó hệ thống sẽ tính toán lại giá trị chênh lệch
Sau đó chọn Tạo phiếu đối soát

Bước 3: Cân bằng dòng tiền của cửa hàng

Với đơn hàng sau khi được sàn thanh toán, hệ thống đã tự động tạo phiếu thu với số tiền bằng số tiền Khách phải trả trong đơn hàng Sapo (đơn hàng đồng bộ đơn Sàn) và đưa các loại chi phí trong đơn về Sapo, giá trị Khách phải trả trừ đi các loại chi phí sẽ là số tiền thu được được của cửa hàng theo hệ thống ghi nhận.

Khi có sự chênh lệch giữa số tiền sàn trả thực tế và hệ thống ghi nhận, nhà bán hàng cần tạo phiếu thu hoặc chi để đảm bảo dòng tiền của cửa hàng đúng với thực tế nhận được.

Trên đây là hướng dẫn Đối soát kênh Sàn.