Đối với các nhà bán hàng đa kênh, việc theo dõi dòng tiền và báo cáo lợi nhuận từ nhiều nguồn khác nhau, đặc biệt là từ các sàn thương mại điện tử thường gặp nhiều khó khăn. Việc đối chiếu và kiểm tra doanh thu, chi phí khi sàn thanh toán có thể tốn nhiều thời gian và công sức, dễ dẫn đến sai sót và chênh lệch.

Để giải quyết vấn đề này, Sapo mang đến giải pháp Quản lý phiếu đối soát giúp nhà bán hàng dễ dàng:

• Phát hiện nhanh chóng các khoản chênh lệch giữa doanh thu thực tế sàn trả và doanh thu ghi nhận trên hệ thống Sapo.

• Quản lý và thanh toán công nợ với các sàn thương mại điện tử một cách tập trung, thống nhất với dòng tiền chung của cửa hàng.

Lưu ý: Hướng dẫn này áp dụng cho giao diện quản trị phần mềm phiên bản Sapo OmniAI và các kênh bán hàng Shopee, TikTok Shop, Lazada. Để kiểm tra phiên bản phần mềm, bạn vui lòng xem logo Sapo ở góc trên bên trái màn hình quản trị.

ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT

Để thực hiện theo hướng dẫn này, bạn cần đảm bảo:

• Tài khoản của bạn có quyền truy cập vào kênh bán hàng Shopee/TikTok Shop/Lazada. Xem hướng dẫn phân quyền tại đây

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

Tính năng Quản lý phiếu đối soát trên Sapo OmniAI bao gồm 2 quy trình chính:

1. Tạo phiếu đối soát

2. Thanh toán công nợ Sàn

1. Tạo phiếu đối soát

Bước 1: Trong menu quản lý kênh bán hàng (TikTok Shop, Shopee, Lazada) chọn mục Đối soát > Phiếu đối soát.

Bước 2: Lựa chọn đơn hàng cần đối soát.

2.1. Chọn Gian hàng: Chọn gian hàng trên sàn thương mại điện tử mà bạn muốn đối soát doanh thu.

2.2. Chọn Thời gian đối soát: Lựa chọn khoảng thời gian đối soát theo một trong hai tiêu chí:

• • Ngày đặt hàng: Hệ thống sẽ tự động lấy ra danh sách các đơn hàng chưa được đối soát, chưa tạo phiếu đối soát và đã được Sàn thanh toán thành công về ví của nhà bán hàng trên sàn trong khoảng thời gian bạn chọn theo Ngày đặt hàng.

  • Ngày thanh toán: Hệ thống sẽ tự động lấy ra danh sách các đơn hàng chưa được đối soát, chưa tạo phiếu đối soát và đã được Sàn thanh toán thành công về ví của nhà bán hàng trên sàn trong khoảng thời gian bạn chọn theo Ngày thanh toán.

Với danh sách đơn hàng được hệ thống trả về, bạn sẽ thấy cột Chênh lệch, hệ thống sẽ tự động tính toán và hiển thị Chênh lệch giữa Doanh thu hệ thống ghi nhận và Doanh thu Sàn trả.

Bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp giá trị Chi phí Sàn trả trong danh sách đơn hàng. Khi bạn chỉnh sửa chi phí, hệ thống sẽ tự động tính toán lại giá trị Chênh lệch.

2.3. Nhấn nút Tạo phiếu đối soát.

Bước 3: Xác nhận phiếu đối soát.

Sau khi tạo phiếu đối soát thành công, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin tổng quan trên phiếu đối soát:

• Tổng giá trị hệ thống thu: Tổng giá trị hệ thống ghi nhận (tổng cột Giá trị hệ thống thu của các đơn hàng trong phiếu), đã trừ đi các khoản Chi phí Sàn, Khuyến mại nhà bán (do hệ thống ghi nhận và tính toán).

• Tổng doanh thu Sàn: Tổng doanh thu sàn (Shopee, TikTok, Lazada) thực tế trả về ví của nhà bán hàng (tổng cột Doanh thu của các đơn hàng trong phiếu, do người dùng nhập khi tạo phiếu đối soát).

• Chênh lệch: Giá trị chênh lệch giữa Tổng giá trị hệ thống thu và Tổng doanh thu Sàn  (tính bằng: Tổng giá trị hệ thống thu - Tổng doanh thu Sàn.

Trên phiếu đối soát đã tạo, bạn có thể thực hiện thêm hoặc xóa đơn hàng khỏi phiếu nếu cần thiết (nhấn Thêm đơn hàng hoặc biểu tượng xóa đơn hàng).

Sau khi đã hoàn tất đối chiếu và kiểm tra các thông tin chi phí, nhấn nút Xác nhận đối soát để hoàn tất quá trình đối soát.

Lưu ý quan trọng: Sau khi phiếu đối soát đã được Xác nhận, bạn sẽ không thể thực hiện thêm hoặc xóa đơn hàng khỏi phiếu đối soát này nữa. Hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra kỹ và hoàn tất các chỉnh sửa cần thiết trước khi xác nhận đối soát.

2. Thanh toán công nợ sàn

Sau khi hoàn thành và xác nhận phiếu đối soát, để đảm bảo số liệu dòng tiền trên Sổ quỹ của cửa hàng khớp đúng với dòng tiền thực tế đã nhận từ sàn (hoặc cần phải trả cho sàn), bạn cần thực hiện Thanh toán công nợ Sàn.

Tùy thuộc vào giá trị Chênh lệch trên phiếu đối soát, bạn sẽ thực hiện thanh toán theo một trong hai trường hợp sau:

• Trường hợp Tổng doanh thu Sàn  > Tổng giá trị hệ thống thu : Điều này có nghĩa là sàn đã thanh toán cho bạn nhiều hơn so với số tiền hệ thống Sapo ghi nhận. Bạn cần tạo phiếu thu để ghi nhận khoản tiền đã nhận thêm từ sàn vào Sổ quỹ của cửa hàng.

  • Thao tác: Tạo Phiếu thu trên Sổ quỹ với số tiền tương ứng với giá trị Chênh lệch dương trên phiếu đối soát.

• Trường hợp Tổng doanh thu Sàn  < Tổng giá trị hệ thống thu (Chênh lệch < 0): Điều này có nghĩa là sàn đã thanh toán cho bạn ít hơn so với số tiền hệ thống Sapo ghi nhận, hoặc bạn cần trả lại tiền cho sàn. Bạn cần tạo phiếu chi để ghi nhận khoản tiền cần trả lại cho sàn (hoặc điều chỉnh công nợ với sàn) vào Sổ quỹ của cửa hàng.

  • Thao tác: Tạo Phiếu chi trên Sổ quỹ với số tiền tương ứng với giá trị Chênh lệch âm (lấy giá trị tuyệt đối) trên phiếu đối soát.

Lưu ý: 

Để dễ dàng tìm kiếm lại các phiếu thu/chi đã tạo từ phiếu đối soát, bạn có thể sao chép Mã phiếu đối soát và sử dụng mã này để tìm kiếm trong trang Sổ quỹ.

Tương tự, nếu bạn muốn xem đơn hàng cụ thể đã được đối soát trong phiếu thu/chi nào, bạn có thể sử dụng Mã đơn hàng để tìm kiếm trong Sổ quỹ.