Xem và xử lý đơn hàng đồng bộ từ Shopee về Sapo

Việc đồng bộ đơn hàng giữa Shopee và Sapo cho phép nhà bán hàng quản lý tập trung toàn bộ thông tin đơn hàng từ các gian hàng Shopee trên phần mềm Sapo. Bài viết này sẽ giải thích cách theo dõi thông tin đơn hàng đồng bộ và ý nghĩa các trạng thái đơn hàng giữa Shopee và Sapo.

Điều kiện tiên quyết:

Quyền tài khoản: Tài khoản được phần quyền truy cập ứng dụng Shopee.

Trên trang quản trị Sapo, tại thanh menu bên trái, nhấn Shopee > chọn Đơn hàng để truy cập danh sách đơn hàng của Shopee.

1. Đồng bộ đơn hàng

Đơn hàng trên sàn được đồng bộ về phần Đơn hàng cho từng ứng dụng kênh với trạng thái tương ứng trên Sàn.

Tại đây bạn có thể xem danh sách đơn hàng theo các trường thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Mã đơn hàng	Mã định danh của đơn hàng
Cảnh báo hoàn hàng	Tự động hiển thị cảnh báo cạnh Mã đơn hàng hình tam giác màu vàng cam có dấu chấm than từ khách hàng yêu cầu hoàn hàng hoặc từ chối nhận hàng trong những lần mua trước đó Nội dung cảnh báo: “Khách hàng có tỉ lệ hoàn hàng cao, chú ý quay video khi đóng gói và bàn giao” Lưu ý: Tính năng sẽ chỉ hiển thị với gian hàng đã có tối thiểu 500 đơn tính từ thời điểm kết nối vào Sapo đến nay
Gian hàng	Tên gian hàng được kết nối vào cửa hàng
Thông tin khách hàng	Thông tin người mua hàng
Ngày tạo	Thời gian đặt đơn
Trạng thái trên sàn	Trạng thái đơn hàng sàn
Trạng thái đồng bộ	Trạng thái đồng bộ đơn về Sapo
Tình trạng liên kết	Trạng thái liên kết đơn với Sapo
Mã đơn trên Sapo	Mã đơn hàng tại mục đơn hàng Sapo
Vận chuyển	Đối tác và Dịch vụ vận chuyển theo đơn hàng
Mã vận đơn	Mã giao hàng của đơn hàng
Lưu ý	Lưu ý trên đơn hàng
Thao tác	Các thao tác: đồng bộ lại đơn, xác nhận đơn, In đơn hàng

Khi đơn hàng Shopee được đồng bộ về Sapo, các sản phẩm trong đơn đã liên kết với sản phẩm Sapo sẽ được cấn trừ kho theo kho được cấu hình.

Lưu ý:

Đơn hàng vẫn được đồng bộ về Sapo ngay cả khi sản phẩm chưa liên kết, nhưng sẽ hiển thị dưới dạng sản phẩm dịch vụ và không trừ kho.
Với những sản phẩm được liên kết sau thời điểm đơn hàng đã đồng bộ, các đơn hàng cũ sẽ không được tính lại để trừ kho.
Với những đơn hàng được xử lý hoàn toàn trên sàn có sản phẩm đã liên kết khi đồng bộ về Sapo cũng không trừ tồn kho.

2. Xử lý đơn hàng

2.1. Xác nhận đơn hàng

Hệ thống hỗ trợ xác nhận tối đa 50 đơn 1 lần cho kênh Shopee, bạn thực hiện như sau:

Trên danh sách đơn hàng, bạn tích chọn đơn cần xác nhận hoặc tích chọn tất cả > Chọn thao tác > Xác nhận, hộp thoại xác nhận đơn hàng sẽ hiện ra
Chọn phương thức giao hàng:
- Lấy hàng: ĐVVC sẽ tới lấy hàng tại địa chỉ mà bạn đã xác nhận
- Tự mang ra bưu cục: Bạn cần mang ra bưu cục của ĐVVC
Kiểm tra các đơn được phép xác nhận và không được phép xác nhận
Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

2.2. In đơn hàng

Hệ thống hỗ trợ in tối đa 50 đơn 1 lần cho kênh Shopee, bạn thực hiện như sau:
Trên danh sách đơn hàng, bạn tích chọn đơn cần in hoặc tích chọn tất cả > Chọn thao tác > In đơn hàng, hộp thoại Tạo phiếu giao hàng sẽ hiển thị thông tin lấy phiếu in thành công/ không thành công cùng nguyên nhân nếu không thành công để bạn kiểm tra.
Nhấn In phiếu để hoàn tất.

2.3. Bộ lọc hỗ trợ xử lý đơn hàng

Tiêu chí lọc hỗ trợ vận hành xử lý đơn hàng và đồng bộ đơn hàng Shopee bao gồm:

Ngày tạo
Trạng thái trên sàn
Trạng thái đồng bộ
Tình trạng liên kết
Đối tác vận chuyển
Dịch vụ vận chuyển
Tình trạng in vận đơn
Yêu cầu hóa đơn điện tử
Đơn hàng xử lý bởi sàn

2.4. Quản lý tập trung đơn hàng

Khi đơn hàng Sàn đồng bộ về Sapo ngoài việc trừ tồn kho, bạn có thể xác nhận và xử lý đơn hàng sàn tại đây.

Bước 1: Trên trang quản trị Sapo, chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > chọn đơn hàng > Thao tác khác > Xác nhận đơn hàng Shopee để thực hiện Xác nhận đơn hàng
Bước 2: Trên trang quản trị Sapo, chọn Vận chuyển > chọn Vận đơn > chọn đơn hàng > Thao tác khác > In phiếu giao hàng Shopee.

2.5. In hàng loạt

In hàng loạt sẽ hỗ trợ in theo gian hàng hoặc theo bộ lọc với số lượng lên đến 500 đơn hàng giúp bạn tối ưu khi xử lý khối lượng lớn đơn hàng, tiết kiệm thao tác và thời gian đáng kể.

Xem thêm hướng dẫn In hàng loạt đơn hàng Shopee trên ứng dụng Sapo OmniAI tại đây

3. Xuất file đơn hàng

Tính năng này giúp bạn xuất dữ liệu đơn hàng để xử lý và theo dõi thông tin đóng gói.

Cách thực hiện:

Lọc hoặc chọn các đơn hàng cần xuất file.
Nhấp vào biểu tượng Xuất file (góc phải màn hình) đơn hàng.
File xuất ra sẽ được gửi về email của cửa hàng.

4. Xem chi tiết đơn hàng

Nhấp vào mã đơn hàng trong danh sách để xem chi tiết thông tin bao gồm:

Chi tiết đơn hàng: Tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, lịch sử giao hàng, sản phẩm trong đơn hàng.
Liên kết sản phẩm: Thông tin trạng thái liên kết giữa sản phẩm Sapo và Shopee.
Liên kết đơn hàng: Mối quan hệ giữa đơn hàng trên Shopee và Sapo (mã đơn, trạng thái đơn, tổng tiền).

Lưu ý:

Hiện tại, mục chi tiết đơn hàng chưa hỗ trợ lấy về chi tiết các loại phí.