Xem và xử lý đơn hàng đồng bộ từ Shopee về Sapo

Việc đồng bộ đơn hàng giữa Shopee và Sapo cho phép nhà bán hàng quản lý tập trung toàn bộ thông tin đơn hàng từ các gian hàng Shopee trên phần mềm Sapo. Bài viết này sẽ giải thích cách theo dõi thông tin đơn hàng đồng bộ và ý nghĩa các trạng thái đơn hàng giữa Shopee và Sapo.

Điều kiện tiên quyết:

Quyền tài khoản: Tài khoản được phần quyền truy cập ứng dụng Shopee.

Trên trang quản trị Sapo, tại thanh menu bên trái, nhấn Shopee > chọn Đơn hàng để truy cập danh sách đơn hàng của Shopee.

1. Đồng bộ đơn hàng

Đơn hàng trên sàn được đồng bộ về phần Đơn hàng cho từng ứng dụng kênh với trạng thái tương ứng trên Sàn.

Tại đây bạn có thể xem danh sách đơn hàng theo các trường thông tin:

Trường thông tin	Mô tả
Mã đơn hàng	Mã định danh của đơn hàng
Cảnh báo hoàn hàng	Tự động hiển thị cảnh báo cạnh Mã đơn hàng hình tam giác màu vàng cam có dấu chấm than từ khách hàng yêu cầu hoàn hàng hoặc từ chối nhận hàng trong những lần mua trước đó Nội dung cảnh báo: “Khách hàng có tỉ lệ hoàn hàng cao, chú ý quay video khi đóng gói và bàn giao” Lưu ý: Tính năng sẽ chỉ hiển thị với gian hàng đã có tối thiểu 500 đơn tính từ thời điểm kết nối vào Sapo đến nay
Gian hàng	Tên gian hàng được kết nối vào cửa hàng
Thông tin khách hàng	Thông tin người mua hàng
Ngày tạo	Thời gian đặt đơn
Trạng thái trên sàn	Trạng thái đơn hàng sàn
Trạng thái đồng bộ	Trạng thái đồng bộ đơn về Sapo
Tình trạng liên kết	Trạng thái liên kết đơn với Sapo
Mã đơn trên Sapo	Mã đơn hàng tại mục đơn hàng Sapo
Vận chuyển	Đối tác và Dịch vụ vận chuyển theo đơn hàng
Mã vận đơn	Mã giao hàng của đơn hàng
Lưu ý	Lưu ý trên đơn hàng
Thao tác	Các thao tác: đồng bộ lại đơn, xác nhận đơn, In đơn hàng

Khi đơn hàng Shopee được đồng bộ về Sapo, các sản phẩm trong đơn đã liên kết với sản phẩm Sapo sẽ được cấn trừ kho theo kho được cấu hình.

Lưu ý:

Đơn hàng vẫn được đồng bộ về Sapo ngay cả khi sản phẩm chưa liên kết, nhưng sẽ hiển thị dưới dạng sản phẩm dịch vụ và không trừ kho.
Với những sản phẩm được liên kết sau thời điểm đơn hàng đã đồng bộ, các đơn hàng cũ sẽ không được tính lại để trừ kho.
Với những đơn hàng được xử lý hoàn toàn trên sàn có sản phẩm đã liên kết khi đồng bộ về Sapo cũng không trừ tồn kho.

2. Xử lý đơn hàng

2.1. Xác nhận đơn hàng

Hệ thống hỗ trợ xác nhận tối đa 50 đơn 1 lần cho kênh Shopee, bạn thực hiện như sau:

Trên danh sách đơn hàng, bạn tích chọn đơn cần xác nhận hoặc tích chọn tất cả > Chọn thao tác > Xác nhận, hộp thoại xác nhận đơn hàng sẽ hiện ra
Chọn phương thức giao hàng:
- Lấy hàng: ĐVVC sẽ tới lấy hàng tại địa chỉ mà bạn đã xác nhận
- Tự mang ra bưu cục: Bạn cần mang ra bưu cục của ĐVVC
Kiểm tra các đơn được phép xác nhận và không được phép xác nhận
Nhấn Xác nhận để hoàn tất.

Lưu ý

Cập nhật chi nhánh tự động cho Shopee đa kho

Đối tượng áp dụng: Tính năng này dành riêng cho các khách hàng đang quản lý đa kho trên Shopee.
Cách hoạt động: Khi bạn xác nhận đơn hàng và chọn phương thức "Đơn vị vận chuyển tới lấy hàng", Shopee cho phép bạn chọn lại "Địa chỉ lấy hàng".
Ví dụ: Đơn hàng ban đầu đồng bộ về Sapo và ghi nhận ở Chi nhánh A. Khi xác nhận, bạn chọn lại "Địa chỉ lấy hàng" là Kho B.
Kết quả: Sau khi xác nhận thành công, hệ thống sẽ tự động đổi chi nhánh của đơn hàng từ Chi nhánh A sang Chi nhánh B. Việc này đảm bảo đơn hàng được trừ kho và đồng bộ số liệu tồn kho chính xác theo đúng kho bạn đã chọn để xuất hàng.

Xác nhận lại đơn Hỏa tốc (khi shipper không lấy hàng)

Đối với các đơn hàng hỏa tốc đã được xác nhận thành công nhưng shipper không đến lấy hàng (do nhiều nguyên nhân), Sapo hiện đã hỗ trợ bạn xác nhận lại.
Để xử lý, bạn truy cập mục đơn hàng kênh sàn > chọn đơn hàng hỏa tốc đó > bấm Xác nhận đơn để hoàn tất thao tác.

2.2. In đơn hàng

Hệ thống hỗ trợ in tối đa 50 đơn 1 lần cho kênh Shopee, bạn thực hiện như sau:
Trên danh sách đơn hàng, bạn tích chọn đơn cần in hoặc tích chọn tất cả > Chọn thao tác > In đơn hàng, hộp thoại Tạo phiếu giao hàng sẽ hiển thị thông tin lấy phiếu in thành công/ không thành công cùng nguyên nhân nếu không thành công để bạn kiểm tra.
Nhấn In phiếu để hoàn tất.

2.3. Bộ lọc hỗ trợ xử lý đơn hàng

Tiêu chí lọc hỗ trợ vận hành xử lý đơn hàng và đồng bộ đơn hàng Shopee bao gồm:

Ngày tạo
Trạng thái trên sàn
Trạng thái đồng bộ
Tình trạng liên kết
Đối tác vận chuyển
Dịch vụ vận chuyển
Tình trạng in vận đơn
Yêu cầu hóa đơn điện tử
Đơn hàng xử lý bởi sàn

2.4. Quản lý tập trung đơn hàng

Khi đơn hàng Sàn đồng bộ về Sapo ngoài việc trừ tồn kho, bạn có thể xác nhận và xử lý đơn hàng sàn tại đây.

Bước 1: Trên trang quản trị Sapo, chọn Đơn hàng > Danh sách đơn hàng > chọn đơn hàng > Thao tác khác > Xác nhận đơn hàng Shopee để thực hiện Xác nhận đơn hàng
Bước 2: Trên trang quản trị Sapo, chọn Vận chuyển > chọn Vận đơn > chọn đơn hàng > Thao tác khác > In phiếu giao hàng Shopee.

2.5. In hàng loạt

In hàng loạt sẽ hỗ trợ in theo gian hàng hoặc theo bộ lọc với số lượng lên đến 500 đơn hàng giúp bạn tối ưu khi xử lý khối lượng lớn đơn hàng, tiết kiệm thao tác và thời gian đáng kể.

Xem thêm hướng dẫn In hàng loạt đơn hàng Shopee trên ứng dụng Sapo OmniAI tại đây

3. Xuất file đơn hàng

Tính năng này giúp bạn xuất dữ liệu đơn hàng để xử lý và theo dõi thông tin đóng gói.

Cách thực hiện:

Lọc hoặc chọn các đơn hàng cần xuất file.
Nhấp vào biểu tượng Xuất file (góc phải màn hình) đơn hàng.
File xuất ra sẽ được gửi về email của cửa hàng.

4. Xem chi tiết đơn hàng

Khi nhấp vào một mã đơn hàng bất kỳ từ danh sách, bạn sẽ được chuyển đến trang chi tiết của đơn hàng đó. Giao diện này cung cấp thông tin sâu hơn về đơn hàng và lịch sử đồng bộ của nó, được chia thành 3 tab chính:

4.1. Tab "Chi tiết đơn"

Tab này hiển thị các thông tin cơ bản của đơn hàng được đồng bộ về từ Sàn

Thông tin khách hàng: Tên và số điện thoại của người mua (đã được ẩn một phần để bảo mật theo chính sách từng sàn).
Địa chỉ giao hàng & Ghi chú: Địa chỉ chi tiết của khách và các lưu ý (nếu có) khi giao hàng.
Lịch sử đơn hàng (từ Sàn): Hiển thị các mốc trạng thái vận hành của đơn hàng trên Sàn TMĐT. Ví dụ: "Người gửi đang chuẩn bị hàng" (17:16 14/10/2025), "Đơn vị vận chuyển thông báo đơn đã bị hủy" (13:56 15/10/2025).
Chi tiết đơn hàng: Danh sách các sản phẩm trong đơn, bao gồm tên, phiên bản, số lượng, đơn giá và thành tiền.

4.2. Tab "Liên kết đơn hàng"

Tab này thể hiện mối quan hệ và trạng thái đồng bộ kỹ thuật giữa đơn hàng gốc trên Sàn và đơn hàng được tạo ra (hoặc thất bại) trên Sapo.

4.2.1. Mục Tình trạng liên kết

Thông tin chung: Bao gồm Nguồn đơn (ví dụ: Shopee), Mã đơn hàng gốc, Trạng thái đơn (ví dụ: Đã hủy), và Tổng tiền.
Đơn hàng Sapo liên kết: Nếu đơn hàng được đồng bộ về Sapo thành công, mã đơn hàng Sapo tương ứng sẽ hiển thị ở đây. Nếu thất bại, mục này sẽ để trống.
Bạn có thể thực hiện các thao tác ở bên phải màn hình:

Xác nhận đơn hàng (✓):

- Nhấn chọn icon (✓). Một cửa sổ sẽ hiển thị để bạn kiểm tra lại các thông tin.
- Nhấn "Xác nhận" để hoàn tất hoặc "Thoát" để quay trở lại. Thao tác này dùng để đẩy đơn hàng vào quy trình xử lý của Sapo sau khi các lỗi (như lỗi "Chưa liên kết") đã được khắc phục.

Đồng bộ lại (↻):

- Nhấn chọn icon (↻). Thao tác này sẽ gửi một yêu cầu để Sapo chủ động tải lại thông tin và trạng thái mới nhất của đơn hàng từ Sàn TMĐT.
- Bạn nên sử dụng nút này sau khi vừa liên kết sản phẩm bị thiếu, hoặc khi phát hiện trạng thái đơn hàng trên Sàn đã thay đổi (ví dụ: đã hủy, đã giao) nhưng Sapo chưa cập nhật.

In đơn hàng (🖨️):

- Nhấn chọn icon (🖨️). Thao tác này cho phép bạn in thông tin chi tiết của đơn

4.2.2. Mục Lịch sử đồng bộ

Đây là khối tính năng ghi lại chi tiết lịch sử đồng bộ của đơn hàng từ Sàn về Sapo. Khối này giúp bạn chẩn đoán chính xác lý do vì sao một đơn hàng không được tạo tự động trên Sapo.

Các cột thông tin bao gồm:

Trạng thái: Cho biết lần đồng bộ đó "Thất bại" hay "Thành công".
Thời gian: Mốc thời gian chính xác Sapo thực hiện hành động đồng bộ.
Chi tiết: Mô tả hành động hoặc lỗi gặp phải. Một số các lỗi phổ biến như:
- "Sản phẩm [Tên sản phẩm] trong đơn chưa được liên kết" (Đây là lý do thất bại).
- "Có lỗi xảy ra" (Một lỗi chung).
Người thực hiện: Cho biết ai hoặc hệ thống nào đã kích hoạt (ví dụ: "Sàn TMĐT" nghĩa là Sàn tự động đẩy thông tin sang).

4.3. Tab "Sản phẩm liên kết"

Tab này hiển thị trạng thái liên kết giữa sản phẩm trên đơn hàng của Sàn TMĐT và sản phẩm tương ứng trong kho Sapo.

Sản phẩm trên sàn: Hiển thị Tên, Mã SKU, và hình ảnh của sản phẩm trên Sàn
Sản phẩm liên kết: Hiển thị sản phẩm Sapo đã được map tương ứng.

Nếu đã map thành công, Sapo sẽ hiển thị sản phẩm và Mã SKU Sapo. Nếu chưa map, hệ thống sẽ báo "Chưa liên kết".

Lưu ý

Hiện tại, mục chi tiết đơn hàng trên Sapo chưa hỗ trợ đồng bộ chi tiết tất cả các loại phí (ví dụ: phí vận chuyển, phí sàn, voucher của Sàn...) từ đơn hàng gốc.
Mục "Tổng tiền" hiển thị tổng giá trị hàng hóa (Tổng tiền = Đơn giá x Số lượng).