Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, có những trường hợp bạn cần phải hủy bỏ hóa đơn đã lập và phát hành do phát hiện sai sót. Sapo Invoice cung cấp các công cụ cần thiết để bạn thực hiện việc hủy hóa đơn một cách đúng quy định, đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã của Cơ quan Thuế (CQT) mà chưa gửi cho người mua, và hủy hóa đơn không mã gửi theo bảng tổng hợp dữ liệu.

Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành (theo quy định):

• Người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT chưa gửi cho người mua có sai sót.
• Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ đó.

1. Huỷ hoá đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế

Quy trình này áp dụng khi bạn phát hiện sai sót trên hóa đơn đã được CQT cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua.

Bước 1: Gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) đến Cơ quan Thuế

• Để gửi thông báo hoá đơn điện tử có sai sót đến cơ quan Thuế, bạn theo dõi bài viết Tạo thông báo cho hoá đơn điện tử bị sai sót tại đây

Bước 3: Kiểm tra trạng thái Thông báo sai sót đã gửi CQT

• Sau khi ký và gửi thành công, thông báo sai sót với nội dung hủy hóa đơn sẽ được gửi lên Cơ quan Thuế để tiếp nhận.
• Bạn theo dõi trạng thái của Thông báo này tại màn hình danh sách "Thông báo HĐ sai sót".
• Trường hợp CQT tiếp nhận Thông báo Hủy: Cơ quan Thuế sẽ xử lý yêu cầu. Nếu chấp thuận, trạng thái của hóa đơn gốc trên Sapo Invoice sẽ được cập nhật thành "Đã hủy".
• Trường hợp CQT không tiếp nhận Thông báo Hủy: Cơ quan Thuế sẽ gửi phản hồi. Trạng thái của hóa đơn gốc có thể vẫn giữ nguyên là "Mới" (hoặc trạng thái ban đầu trước khi lập thông báo). Bạn cần kiểm tra lý do CQT không tiếp nhận để có hướng xử lý tiếp theo.

Bước 4: Lập hóa đơn mới gửi người mua (nếu cần)

• Sau khi hóa đơn cũ đã được CQT xác nhận hủy, nếu giao dịch vẫn diễn ra, bạn cần lập một hóa đơn điện tử mới hoàn toàn chính xác để gửi cho người mua.

Bước 5: Lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ hóa đơn (nếu cần)

• Tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên hoặc tính chất của giao dịch, bạn có thể cần lập Biên bản thỏa thuận về việc hủy hóa đơn.
• Xem thêm hướng dẫn Lập biên bản xử lý hoá đơn tại đây

2. Huỷ hoá đơn không mã chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn điện tử đã phát hành

Quy trình này áp dụng cho các hóa đơn không có mã của CQT, được gửi dữ liệu đến CQT thông qua Bảng tổng hợp. Việc hủy các hóa đơn này thường được thực hiện trực tiếp hơn trên phần mềm.

Bước 1: Truy cập chức năng Hủy hóa đơn.

• Tại giao diện Sapo Invoice, trên thanh menu chính, bạn chọn Xử lý hóa đơn > chọn Hủy hóa đơn.
• Trên màn hình danh sách hóa đơn hủy, bạn nhấn nút + Hủy hóa đơn.

Bước 2: Chọn hóa đơn cần hủy.

• Cửa sổ Chọn hóa đơn hủy sẽ xuất hiện.
• Tìm và tích chọn vào (các) hóa đơn không mã bạn muốn hủy.
• Nhấn nút Tiếp tục.

Bước 3: Nhập lý do và xác nhận hủy.

• Tại màn hình Hủy hóa đơn:
  • Nhập Lý do hủy*: Điền rõ ràng lý do bạn muốn hủy hóa đơn này.
  • Nhấn nút Hủy hóa đơn.
• Kết quả: Sau khi xác nhận, nếu thao tác thành công, hệ thống Sapo Invoice sẽ cập nhật trạng thái của hóa đơn đó thành "Đã hủy".

Bước 4: Lập hóa đơn mới gửi người mua (nếu cần).

• Tương tự như trường hợp hủy hóa đơn có mã, nếu giao dịch vẫn tiếp tục, bạn cần lập hóa đơn mới chính xác để thay thế.