Tạo mẫu hóa đơn trên Sapo Invoice

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận, bạn khởi tạo mẫu hóa đơn, sau đó có thể lập và phát hành hóa đơn trên phần mềm.

Điều kiện tiên quyết:

Tài khoản cần được phân quyền Tạo mẫu hóa đơn. Xem thêm hướng dẫn phân quyền tại đây
Bạn đã cấu hình hồ sơ hóa đơn điện tử trước khi tạo mẫu hoá đơn.

Bước 1: Truy cập màn Thêm mẫu hoá đơn

Truy cập Sapo Invoice, trên thanh menu chính chọn Đăng ký phát hành > Mẫu hóa đơn > chọn Thêm mẫu hóa đơn.

Bước 2: Chọn Loại hóa đơn và Mẫu hóa đơn cần khởi tạo.

Bạn nhấp vào trường Loại hóa đơn, lựa chọn loại hóa đơn mà bạn đã đăng ký với Cơ quan Thuế và muốn tạo mẫu

STT	Loại hóa đơn	Ý nghĩa và Mục đích sử dụng
1	Hóa đơn GTGT	Dành cho người nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Ghi nhận tiền thuế GTGT đầu ra, là căn cứ để người mua khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
2	Hóa đơn bán hàng	Dành cho người nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc tổ chức, cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ. Không thể hiện tiền thuế GTGT.
3	Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền	Là hóa đơn GTGT đặc thù, được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Thường dùng trong bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng.
4	Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền	Tương tự hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền, nhưng dành cho người nộp thuế theo phương pháp trực tiếp sử dụng máy tính tiền có kết nối.
5	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ	Sử dụng khi điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị, chi nhánh phụ thuộc trong cùng một doanh nghiệp, hoặc xuất hàng để vận chuyển đến kho khác của doanh nghiệp.
6	Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý	Sử dụng khi doanh nghiệp xuất hàng hóa cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Ghi nhận việc giao hàng cho đại lý, chưa phải là bán hàng.
7	Tem, vé, thẻ điện tử	Là các loại chứng từ đặc thù được quản lý như hóa đơn, dùng trong các ngành dịch vụ như vận tải, giải trí, viễn thông (ví dụ: vé xe, vé xem phim, thẻ cào).
8	Tem, vé, thẻ điện tử khởi tạo từ máy tính tiền	Tương tự như tem, vé, thẻ điện tử thông thường nhưng được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
9	Hóa đơn bán tài sản công	Sử dụng khi các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, xã hội bán tài sản công theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.
10	Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia	Sử dụng khi bán hàng hóa thuộc danh mục hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.

Sau khi đã chọn Loại hóa đơn, bạn tiếp tục nhấp vào trường Mẫu hóa đơn, đây là trường bắt buộc chọn, bạn có thể xem chi tiết bố cục từng mẫu và lựa chọn mẫu phù hợp.

Lưu ý:

Bạn chỉ có thể khởi tạo mẫu hóa đơn trên Sapo Invoice khi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của bạn đã được Cơ quan Thuế phê duyệt. Nếu tờ khai vẫn ở trạng thái “Tiếp nhận” hoặc “Không chấp nhận”, bạn sẽ không thể tạo mẫu hoá đơn.
Khi tạo mẫu, hãy kiểm tra đúng loại hóa đơn bạn đã tích chọn trong tờ khai gần nhất được chấp nhận. Ví dụ: nếu muốn tạo hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền, nhưng tờ khai chỉ đăng ký hóa đơn giá trị gia tăng, bạn sẽ không thể khởi tạo được mẫu.
Để khởi tạo mẫu hóa đơn hóa đơn từ máy tính tiền, tờ khai cần có mục “Có mã gửi từ máy tính tiền” và đã được Cơ quan Thuế phê duyệt.
Xem thêm hướng dẫn Lập tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử trên Sapo Invoice tại đây

Bước 3: Cấu hình thông tin chung Mẫu hóa đơn.

Tại tab Thông tin chung dưới Mẫu hoá đơn bạn thực hiện các thiết lập sau:

1. Nhập tên Mẫu hóa đơn (bắt buộc)

Ví dụ: Hóa đơn GTGT mẫu 01

2. Chọn hình thức hóa đơn (bắt buộc)

Trường hợp 1: Hóa đơn có mã của CQT tích chọn Hóa đơn có mã của CQT

Là hóa đơn xăng dầu: Tích chọn nếu mẫu hóa đơn là hóa đơn xăng dầu

Trường hợp 2: Hóa đơn không có mã của CQT tích chọn Hóa đơn không có mã của CQT

Chọn thêm Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử là Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử
Là hóa đơn xăng dầu: Tích chọn nếu mẫu hóa đơn là hóa đơn xăng dầu

3. Ký hiệu (bắt buộc)

Ví dụ: Ký hiệu có mã 1K25TLY

Ký tự số đầu: Phản ánh loại hóa đơn
- 1: Hóa đơn GTGT / Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền
- 2: Hóa đơn bán hàng / Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền
- 3: Hóa đơn bán tài sản công
- 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
- 5: Tem, vé, thư điện tử / Tem, vé, thư điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
- 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ / Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
K thể hiện hóa đơn điện tử có mã.
Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể: Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán nhập căn cứ theo nhu cầu quản lý.

Hiển thị song ngữ (Việt - Anh): Tích chọn nếu bạn muốn cấu hình hóa đơn song ngữ.

Lưu ý:

Nếu đơn hàng của bạn có từ hai mức thuế suất trở lên (ví dụ: một sản phẩm chịu thuế 5%, một sản phẩm không chịu thuế), hệ thống sẽ tự nhận diện là đơn có nhiều thuế suất.
Trong trường hợp này, bạn cần chọn mẫu hóa đơn giá trị gia tăng hỗ trợ nhiều thuế suất như GT.A4.03 hoặc GT.A4.04, thay vì các mẫu chỉ hỗ trợ một thuế suất như GT.A4.01 hoặc GT.A4.02.

Bước 4: Cấu hình Logo, hình nền hiển thị trên mẫu hóa đơn.

Bạn nhấn chọn tab Logo bên cạnh Thông tin chung để thực hiện thiết lập
Tại đây bạn có thể kéo thả hoặc chọn ảnh từ thiết bị để thiết lập cho phần Logo và Logo chìm, sau khi thêm ảnh bạn có thể xem lại ngay trên mẫu hoá đơn bên trái màn hình.

Mẹo:

Nên để logo công ty để tăng tính chuyên nghiệp

Bước 5: Tùy chỉnh nội dung hiển thị trong chi tiết hóa đơn

Bạn nhấn chọn tab Tùy chỉnh > Kích chọn vào một trong các nhóm thông tin trên hóa đơn để thực hiện chỉnh sửa nội dung.
Với từng khối thông tin bạn, ngoài các thông tin mặc định không thể thay đổi bạn có thể:
- Ẩn, hiển thị trường thông tin bằng cách tích/bỏ tích chọn ô vuông đằng trước
- Di chuyển vị trí trường thông tin bằng cách kéo thả vào vị trí mong muốn

Bước 6: Lưu thiết lập

Sau khi nhập, tùy chỉnh xong các thông tin bạn nhấn Lưu để hoàn thành việc tạo mẫu hóa đơn điện tử.

Mẹo:

Trong quá trình thiết lập nếu muốn quay lại mẫu hoá đơn ban đầu trước khi điều chỉnh bạn nhấn chọn nút Khôi phục thông tin ban đầu ở góc trên bên phải màn hình
Sau khi Lưu, nhấn Xem trước để kiểm tra. Nếu đạt yêu cầu bạn có thể sử dụng mẫu hóa đơn để tạo hóa đơn.