Tạo mẫu hóa đơn trên Sapo Invoice

10/01/2025

Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được cơ quan thuế chấp nhận, bạn khởi tạo mẫu hóa đơn, sau đó có thể lập và phát hành hóa đơn trên phần mềm.

Sapo Invoice cho phép bạn tạo mẫu hóa đơn có mã hoặc mẫu hóa đơn không mã.

1. Tạo mẫu hóa đơn có mã

Bước 1: Truy cập Sapo Invoice, trên thanh menu chính chọn Đăng ký phát hành > Mẫu hóa đơn và sau đó bạn chọn Thêm mẫu hóa đơn

Bước 2: Chọn Loại hóa đơn và Mẫu hóa đơn cần khởi tạo

Bước 3: Cấu hình thông tin chung Mẫu hóa đơn

- Nhập tên Mẫu hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn GTGT mẫu 01
- Chọn hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã của CQT
- Là hóa đơn xăng dầu: Tích chọn nếu mẫu hóa đơn là hóa đơn xăng dầu
- Ký hiệu:

- - Ký tự số đầu: Phản ánh loại hóa đơn

1: Hóa đơn GTGT / Hóa đơn GTGT khởi tạo từ máy tính tiền

2: Hóa đơn bán hàng / Hóa đơn bán hàng khởi tạo từ máy tính tiền

3: Hóa đơn bán tài sản công

4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

5: Tem, vé, thư điện tử / Tem, vé, thư điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ / Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

- - C thể hiện hóa đơn điện tử có mã.
  - Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
  - Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể: Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
  - Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán nhập căn cứ theo nhu cầu quản lý.

- Hiển thị song ngữ (Việt - Anh): Tích chọn nếu bạn muốn cấu hình hóa đơn song ngữ

Bước 4: Cấu hình Logo, hình nền hiển thị trên mẫu hóa đơn

Bạn có thể thêm file logo tải lên từ thiết bị (Nên thêm logo công ty để tăng tính chuyên nghiệp)

Bước 5: Có thể tùy chỉnh nội dung hiển thị trong chi tiết hóa đơn (nếu không có nhu cầu sẽ hiển thị theo mặc định)

Bạn chọn Tùy chỉnh > Kích chọn vào một trong các nhóm thông tin trên hóa đơn để thực hiện chỉnh sửa nội dung

Bước 6: Nhấn Lưu để hoàn thành việc tạo mẫu hóa đơn điện tử

Lưu ý: Sau khi Lưu, nhấn Xem trước (preview) để kiểm tra.Nếu đạt yêu cầu bạn có thể sử dụng mẫu hóa đơn để tạo hóa đơn

2. Tạo mẫu hóa đơn không mã

Bước 1: Truy cập Sapo Invoice, trên thanh menu chính chọn Đăng ký phát hành > Mẫu hóa đơn và sau đó bạn chọn Thêm mẫu hóa đơn

Bước 2: Chọn Loại hóa đơn và Mẫu hóa đơn cần khởi tạo

Bước 3: Cấu hình thông tin chung Mẫu hóa đơn

- Nhập tên Mẫu hóa đơn.Ví dụ: Hóa đơn GTGT không mã mẫu 01
- Chọn hình thức hóa đơn: Hóa đơn không mã của CQT
- Chọn Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: Chuyển đầy đủ từng hóa đơn / Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn
- Là hóa đơn xăng dầu: Tích chọn nếu mẫu hóa đơn là hóa đơn xăng dầu
- Ký tự số đầu: Phản ánh loại hóa đơn

1: Hóa đơn GTGT

2: Hóa đơn bán hàng

3: Hóa đơn bán tài sản công

4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

5: Tem, vé, thư điện tử

6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ / Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

- K thể hiện hóa đơn điện tử không mã.
- Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể: Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán nhập căn cứ theo nhu cầu quản lý.