Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kể từ ngày 1/7/2022, các nhà bán hàng và doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh doanh, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính.

Việc tích hợp đơn vị phát hành Sapo Invoice, sẽ giúp khách hàng có thể phát hành hóa đơn điện tử bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, điều chỉnh thay thế ngay trên Sapo - Quản lý nhà hàng và dịch vụ. Việc tích hợp sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót khi phát hành hoá đơn, tăng cường tính minh bạch, thông tin được quản lý tập trung và dễ dàng theo dõi xử lý hóa đơn khi có sai sót ngay trên phần mềm.

1. Thiết lập kết nối với Sapo Invoice

Bước 1: Truy cập màn hình thiết lập nhà hàng

• Đăng nhập trên web quản trị https://fnb.mysapo.vn/admin, trong trang quản trị bên thanh menu trên trái chọn Thiết lập nhà hàng
• Trong trang Thiết lập nhà hàng tại mục Thiết lập chức năng chọn Hoá đơn điện tử

Bước 2: Thiết lập phát hành hoá đơn điện tử

• Tại mục Phát hành hoá đơn điện tử, bật Cho phép phát hành Hoá đơn điện tử
• Tại mục Làm tròn tiền, bạn có thể bật/tắt Cho phép làm tròn tiền đến hàng đơn vị
• Tại mục Kết nối Sapo Invoice
  • Trường hợp, bạn chưa có tài khoản Sapo Invoice, bạn nhấn vào “tại đây” để mở link đăng ký, sau khi đăng ký bạn có thể quay lại và làm theo các hướng dẫn tiếp theo.
  • Trường hợp, đã có tài khoản bạn thực hiện đăng nhập để kết nối bằng cách nhấn vào Thiết lập

Bước 3: Đăng nhập Sapo Invoice

• Bạn nhập các thông tin Mã số thuế, Tên đăng nhập, Mật khẩu
• Nhấn Đăng nhập để hoàn tất
• Nếu đăng nhập thành công trạng thái kết nối sẽ chuyển từ Chưa kết nối thành Đã kết nối đến Sapo Invoice

2. Phát hành hóa đơn

Có 2 cách phát hành hoá đơn điện tử

Cách 1: Phát hành hoá đơn ngay trên app Sapo Thu ngân, Sapo Phục vụ

• Bước 1: Tại màn thanh toán, trên popup thông báo Hoàn tất đơn, bạn tích chọn Yêu cầu xuất hoá đơn điện tử
• Bước 2: Thông báo Chưa đủ thông tin xuất HĐĐT, bạn thực hiện bấm “nhấn vào đây” để cập nhật thông tin
• Bước 3: Tại màn thông tin xuất HĐĐT, bạn nhập các thông tin theo hướng dẫn
• Bước 4: Sau khi nhập xong thông tin, bấm Lưu > Hoàn tất thanh toán

Xem thêm bài hướng dẫn chi tiết Phát hành hoá đơn Sapo Invoice ngay trên app Sapo Thu ngân, Sapo Phục vụ

Cách 2: Phát hành hoá đơn sau trên web

• Bước 1: Tạo yêu cầu chờ tạo từ màn thanh toán trên app Sapo Thu ngân và app Sapo Phục vụ hoặc từ trang quản trị nhà hàng trên web

•  

  Bước 2: Truy cập màn hình hoá đơn điện tử

   

• Bước 3: Bạn bấm chọn vào chi tiết 1 yêu cầu chờ tạo hoặc bấm chọn nút Tạo HĐĐT để nhập và kiểm tra lại các thông tin

•  

  Bước 4: Xác nhận thông tin chọn Tạo HĐĐT hoặc Tạo HĐĐT và phát hành

• Bước 5: Phát hành hoá đơn điện tử với các hoá đơn chưa phát hành

Xem thêm bài hướng dẫn chi tiết Phát hành hoá đơn điện tử Sapo Invoice sau trên web từ Sapo quản lý nhà hàng và dịch vụ

3. Các thao tác khác

3.1. Thao tác liên quan đến yêu cầu chờ tạo

Hủy yêu cầu tạo HĐĐT

• Hủy 1 hoặc nhiều hóa đơn đang trong danh sách yêu cầu.
• Các yêu cầu tạo HĐĐT bị hủy, sẽ bị xóa khỏi danh sách.
• Có thể hủy ở màn danh sách hóa đơn hoặc chi tiết yêu cầu chờ tạo

Gộp nhiều hóa đơn thành 1 hóa đơn:

• Gộp nhiều hóa đơn thành 1 HĐĐT: Thao tác cho phép chọn nhiều hóa đơn để tạo 1 hóa đơn điện tử với thông tin chung.
• Thực hiện ở màn danh sách yêu cầu chờ tạo

Xem trước:

• Xem trước các thông tin trên mẫu hóa đơn theo ký hiệu được thiết lập với bên đối tác
• Thao tác ở màn chi tiết yêu cầu chờ tạo (màn tạo HĐĐT)

3.2. Thao tác liên quan đến hóa đơn chờ phát hành (HĐ đã tạo)

Chỉnh sửa HĐ đã tạo:

• Chỉnh sửa thông tin mặt hàng, sản phẩm của HĐ đã tạo
• Thao tác ở màn chi tiết hóa đơn chưa phát hành

Xem file PDF:

• Xem trước các thông tin trên mẫu hóa đơn theo ký hiệu được thiết lập với bên đối tác (tương tự như xem trước khi tạo HĐ)
• Cho phép tải file PDF xem trước hóa đơn để nhà hàng gửi cho khách hàng trước khi phát hành
• Thao tác ở màn chi tiết hóa đơn chưa phát hành

Xóa hóa đơn:

• Xóa những hóa đơn không còn muốn phát hành khỏi danh sách
• Thao tác ở màn danh sách HĐ chưa phát hành hoặc chi tiết hóa đơn

3.3. Thao tác liên quan đến hóa đơn đã phát hành

Gửi email cho khách hàng:

• Với các hóa đơn điện tử đã phát hành. Nhân viên vận hành có thể thao tác gửi email tới khách hàng thông qua email của người mua hoặc có thể thay đổi email khác.
• Thao tác ở màn danh sách HĐĐT đã phát hành hoặc chi tiết HĐ đã phát hành

Điều chỉnh:

• Đối với đơn vị phát hành Sap Invoice, cho phép nhân viên vận hành điều chỉnh lại Hóa đơn điện tử đã phát hành hợp lệ, và trạng thái: Mới / Bị điều chỉnh
• Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành

Thay thế:

• Đối với đơn vị phát hành Sap Invoice, cho phép nhân viên vận hành Thay thế lại Hóa đơn điện tử đã phát hành hợp lệ, có trạng thái: Mới/Thay thế
• Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành

Hủy hóa đơn:

• Đối với đơn vị phát hành Sap Invoice, cho phép nhân viên hủy các Hóa đơn điện tử có trạng thái Mới
• Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành

Tải file HĐĐT:

• Tải file PDF hóa đơn điện tử
• Thao tác ở màn chi tiết HĐĐT đã phát hành