Phát hành hoá đơn điện tử Sapo Invoice sau trên web từ Sapo quản lý nhà hàng và dịch vụ

Sau khi hoàn tất giao dịch bán hàng, việc xuất hóa đơn điện tử là bước quan trọng để hoàn thiện thủ tục. Hướng dẫn này tập trung vào quy trình xử lý hóa đơn điện tử trên Sapo sau khi đơn hàng đã được tạo, từ việc khởi tạo yêu cầu xuất hóa đơn, kiểm tra và bổ sung thông tin chi tiết đến bước phát hành cuối cùng để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 1: Tạo yêu cầu chờ tạo
Có 2 cách để tạo yêu cầu chờ tạo

Cách 1: Tạo yêu cầu từ màn thanh toán trên app Sapo Thu ngân và app Sapo Phục vụ

Ở màn thanh toán trên app, bạn tích chọn Yêu cầu xuất hoá đơn điện tử > chọn Xuất hoá đơn sau và nhập các thông tin theo hướng dẫn > nhấn Lưu

Cách 2: Tạo yêu cầu từ trang quản trị nhà hàng trên web

Trên web quản trị, trên thanh menu bên trái chọn Hóa đơn > Hoá đơn bán hàng > tích chọn ô vuông trước đơn hàng cần xuất HĐĐT > bấm Chọn thao tác > Yêu cầu tạo hoá đơn điện tử

Bước 2: Truy cập màn hình hoá đơn điện tử

Sau khi hoàn thành tạo yêu cầu ở bước 1, trên popup thông báo đã gửi yêu cầu tạo hoá đơn điện tử bạn bấm chọn Tới trang quản lý HĐĐT
Hoặc tại trang quản trị, trên thanh menu bên trái bạn bấm chọn Hoá đơn > Hoá đơn điện tử để truy cập màn hình quản lý Hoá đơn điện tử

Bước 3: Nhập thông tin hoá đơn điện tử

Bạn bấm chọn vào chi tiết 1 yêu cầu chờ tạo hoặc bấm chọn nút Tạo HĐĐT
Tại màn tạo hóa đơn, bạn nhập và kiểm tra lại các thông tin

A. Khu vực Thông tin chung (Phần trên cùng, bên trái):

Xuất cho đối tượng: Lựa chọn loại hình người mua hàng.
Đơn vị / Tổ chức: Chọn nếu người mua là công ty, doanh nghiệp, hộ kinh doanh... (thường yêu cầu MST).
Cá nhân: Chọn nếu người mua là khách hàng cá nhân.
Thông tin khách hàng: Nhập chi tiết thông tin của người mua hàng.
Người mua không lấy hóa đơn (Checkbox): Đánh dấu nếu người mua là khách lẻ không cần hóa đơn chính thức để kê khai.
Mã số thuế: Nhập MST của khách hàng (nếu là Đơn vị/Tổ chức hoặc cá nhân có MST). Có biểu tượng kính lúp (🔍) để tìm kiếm thông tin tự động sau khi nhập MST.
Tên đơn vị: Nhập tên công ty/tổ chức (nếu xuất cho Đơn vị)
Địa chỉ: Nhập địa chỉ đầy đủ của người mua.
Ghi chú: Nhập ghi chú thêm về khách hàng hoặc hóa đơn (không bắt buộc).
Khách hàng: Nhập tên người liên hệ hoặc tên khách hàng (Bắt buộc nếu là Cá nhân).
Email khách hàng: Nhập địa chỉ email để gửi hóa đơn điện tử sau khi phát hành.
Hình thức thanh toán *: Chọn phương thức thanh toán mà khách hàng đã sử dụng (ví dụ: Tiền mặt, Chuyển khoản...).
Tài khoản khách hàng: Nhập số tài khoản ngân hàng của khách (nếu thanh toán chuyển khoản).
Ngân hàng: Nhập tên ngân hàng của khách (nếu thanh toán chuyển khoản).

B. Khu vực Thông tin hóa đơn (Phần trên cùng, bên phải):

Các thông tin định danh và pháp lý của hóa đơn đang tạo.
Ngày lập: Ngày tạo lập hóa đơn (thường mặc định là ngày hiện tại, có thể chọn lại).
Đơn vị phát hành: Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bạn đang sử dụng.
Ký hiệu hóa đơn: Quan trọng: Chọn đúng Mẫu số - Ký hiệu hóa đơn điện tử đã đăng ký và cấu hình để sử dụng cho hóa đơn này.
Đơn vị tiền tệ: Chọn loại tiền tệ sử dụng trên hóa đơn (ví dụ: VND).
Tỷ giá: Nhập tỷ giá nếu đơn vị tiền tệ khác VND.

C. Khu vực Chi tiết hóa đơn (Phần giữa, bảng lớn):

Liệt kê chi tiết các hàng hóa, dịch vụ được xuất hóa đơn.
STT: Số thứ tự của dòng hàng hóa.
Mặt hàng: Tên hàng hóa, dịch vụ.
ĐVT: Đơn vị tính (ví dụ: Cái, Hộp, Lần...).
SL: Số lượng.
Đơn giá: Giá bán của một đơn vị hàng hóa (chưa bao gồm thuế, chiết khấu).
Chiết khấu: Số tiền chiết khấu áp dụng cho dòng hàng hóa đó.
%Thuế: Tỷ lệ % thuế GTGT áp dụng cho dòng hàng hóa (ví dụ: 0, 5, 8, 10...).
Thuế: Hệ thống tính số tiền thuế GTGT cho dòng hàng hóa theo tỷ lệ % thuế bạn nhập
Tiền sau thuế: Thành tiền của dòng hàng hóa sau khi đã tính chiết khấu và cộng thuế.
H.động (Hành động): Các nút thao tác cho từng dòng hàng hóa:
- Biểu tượng bút chì (✏️): Sửa thông tin dòng hàng hóa.
- Biểu tượng thùng rác (🗑️): Xóa dòng hàng hóa khỏi hóa đơn.
- Nút + Chọn mặt hàng: Nhấn để thêm dòng hàng hóa/dịch vụ mới vào hóa đơn.
Phần tổng cộng (Dưới bảng chi tiết):
Tổng tiền hàng: Tổng giá trị hàng hóa trước chiết khấu, thuế.
Tổng giảm giá (đã bao gồm CTKM): Tổng số tiền chiết khấu/giảm giá trên toàn hóa đơn.
Tiền thuế GTGT: Tổng số tiền thuế GTGT của hóa đơn.
Tổng tiền sau thuế (không bao gồm phí giao hàng): Số tiền thanh toán cuối cùng của hóa đơn.

D. Khu vực Nút thao tác (Cuối trang):

Hủy: Hủy bỏ việc tạo hóa đơn, quay lại màn hình trước.
Tạo HĐĐT: Lưu hóa đơn dưới dạng Nháp, chưa phát hành, chưa có giá trị pháp lý. Bạn có thể quay lại sửa hoặc phát hành sau.
Tạo & phát hành HĐĐT: Lưu hóa đơn và phát hành

Bước 4: Xác nhận thông tin

Nhấn Tạo HĐĐT sẽ lưu hóa đơn ở trạng thái nháp và cần chuyển sang bước 5 để phát hành.
Nhấn Tạo và phát hành HĐĐT, hệ thống sẽ tự động phát hành ngay sau khi tạo.

Bước 5: Phát hành

Tại màn Danh sách hóa đơn, bạn bấm chọn tab Chưa phát hành nằm trên thanh tìm kiếm và mở hóa đơn mà bạn muốn phát hành
Tại chi tiết hóa đơn đó, bạn nhấn “Lưu và phát hành” để phát hành