Thiết lập phát hành hoá đơn điện tử tự động Sapo Invoice trên Sapo Quản lý nhà hàng và dịch vụ

Tính năng thiết lập phát hành hoá đơn điện tử tự động cho phép bạn thiết lập hệ thống tự động phát hành hoá đơn điện tử Sapo Invoice ngay sau khi một đơn hàng được tạo thành công trên Sapo Quản lý nhà hàng và dịch vụ. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thao tác thủ công và đảm bảo không bỏ sót việc xuất hoá đơn cho khách hàng.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đang sử dụng dịch vụ hoá đơn điện tử của Sapo Invoice.
Bạn đã kết nối thành công Sapo Invoice với Sapo FnB. Xem thêm hướng dẫn tích hợp Sapo Invoice tại đây.
Tài khoản có quyền thao tác trong Thiết lập cửa hàng

1. Thực hiện thiết lập phát hành hoá đơn điện tử tự động

Bước 1: Thực hiện kết nối Sapo Invoice

Bạn thực hiện kết nối theo hướng dẫn tích hợp Sapo Invoice tại đây.

Bước 2: Truy cập mục cấu hình Hoá đơn điện tử

Tại trang quản trị Sapo FnB theo đường link https://fnb.mysapo.vn/
Trên menu trái, bạn chọn Thiết lập > Hoá đơn điện tử.

Bước 3: Bật và cấu hình tính năng

Tại mục Phát hành hoá đơn điện tử tự động Sapo Invoice, bạn thực hiện:

Gạt nút bật tại dòng "Phát hành hoá đơn điện tử tự động Sapo Invoice".
Chọn ký hiệu hoá đơn: Tại trường Ký hiệu hoá đơn, bạn chọn mẫu ký hiệu đã đăng ký để sử dụng cho các hoá đơn được phát hành tự động.
Chọn hình thức ký số: Tại trường Hình thức ký số, bạn chọn phương thức ký số mong muốn.

Lưu ý:

Hiện tại, tính năng phát hành hoá đơn điện tử tự động chỉ hỗ trợ hai hình thức: Ký số bằng chữ ký số HSM và Không ký số (áp dụng với loại hoá đơn bán hàng thông thường).

Nhấn nút Lưu để hoàn tất quá trình thiết lập.

2. Áp dụng vào phát hành và xuất hoá đơn tự động

Thực hiện các bước tạo đơn hàng cho khách hàng như các quy trình hiện tại. Xem thêm hướng dẫn tạo hoá đơn bán hàng tại đây.
Với các khách hàng có nhu cầu phát hành HĐĐT trực tiếp khi thanh toán. Xem thêm hướng dẫn phát hành hoá đơn điện tử ngay trên app Sapo Thu ngân, Sapo Phục vụ tại đây.

Sau khi bạn đã thiết lập thành công, hệ thống sẽ hoạt động như sau:

Kích hoạt: Ngay sau khi một đơn hàng mới được tạo và chuyển sang trạng thái Thành công trên Sapo FnB, hệ thống sẽ tự động khởi tạo và phát hành hoá đơn điện tử cho đơn hàng đó.
Điều kiện phát hành: Hệ thống chỉ tự động phát hành hoá đơn cho những đơn hàng CHƯA CÓ hoá đơn điện tử nào được tạo trên Sapo trước đó.
Chống trùng lặp: Đối với các đơn hàng đã được phát hành hoá đơn (bằng cách thủ công hoặc qua ứng dụng thu ngân), hệ thống sẽ không phát hành lại để tránh tạo ra hoá đơn trùng lặp.

Mẹo:

Để đảm bảo quá trình phát hành tự động không bị gián đoạn, hãy luôn kiểm tra chắc chắn rằng tài khoản Sapo Invoice của bạn vẫn đang được kết nối và hoạt động ổn định với Sapo FnB.