Hướng dẫn Tổng quan Sổ quỹ

1. Thuật ngữ

1. Quỹ tiền mặt

• Quỹ tiền mặt: Sổ quỹ tiền mặt được lập để theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ bằng tiền mặt của cửa hàng.
• Quỹ tiền mặt được chia thành nhiều sổ theo từng đơn vị tiền tệ.
• Các giao dịch bằng tiền khác tiền Việt Nam sẽ được ghi chép trong từng sổ riêng biệt.

• Quỹ tiền gửi: Sổ quỹ tiền gửi được lập để theo dõi tình hình thu, chi, số dư của từng tài khoản ngân hàng (TKNH).
• Quỹ tiền gửi được chia thành nhiều sổ theo từng đơn vị tiền tệ và từng tài khoản ngân hàng.
• Các giao dịch trong cùng 1 tài khoản nhưng bằng các đơn vị tiền tệ khác nhau sẽ được ghi chép trong từng sổ riêng biệt.

• Tổng hợp số dư tiền của cửa hàng, bao gồm các chứng từ thuộc quỹ tiền mặt, quỹ tiền gửi và các chứng từ chưa xác định được loại quỹ.

• Phiếu thu tiền mặt: xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền mặt. Mọi khoản tiền mặt nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.
• Phiếu thu vào TKNH: xác định biến động số dư tăng của tài khoản ngân hàng và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền gửi. Mọi biến động số dư tăng nên được ghi nhận bằng Phiếu thu để đảm bảo đối chiếu với số dư tại Ngân hàng mở tài khoản.

• Phiếu chi tiền mặt: xác định số tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền mặt. Mọi khoản tiền mặt xuất quỹ đều phải có Phiếu chi.
• Phiếu chi từ TKNH: xác định biến động số dư giảm của tài khoản ngân hàng và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền gửi. Mọi biến động số dư giảm nên được ghi nhận bằng Phiếu chi để đảm bảo đối chiếu với số dư tại Ngân hàng mở tài khoản.

• Phiếu chuyển quỹ nội bộ: sử dụng khi cần ghi nhận biến động dòng tiền do hoạt động chuyển tiền nội bộ như: chuyển tiền mặt giữa các chi nhánh, chuyển khoản giữa các tài khoản ngân hàng, rút tiền mặt từ tài khoản hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản.

• Lý do thu/chi là công cụ hỗ trợ người dùng phân loại các nghiệp vụ kinh tế làm phát sinh chứng từ thu chi của cửa hàng.
• Các chứng từ thu chi khi phát sinh mới sẽ được phân loại vào 1 trong các lý do có trên hệ thống, hỗ trợ lọc và báo cáo.

• Thông tin bổ sung trong phiếu chi, hỗ trợ user phân loại chi phí theo hướng dẫn tại thông tư 88-2021/TT-BTC.

• Số dư đầu kỳ : Số dư quỹ vào cuối kỳ trước
• Tổng thu : Tổng biến động tăng trong kỳ
• Tổng chi : Tổng biến động giảm trong kỳ
• Tồn quỹ : Số dư quỹ cuối kỳ hiện tại.

2. Lọc và xem báo cáo quỹ

• Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ của chứng từ thu chi.
• Ngày ghi nhận: Ngày thực thu/Thực chi trên chứng từ thu chi.
• Chi nhánh: Chi nhánh ghi nhận thu chi trên chứng từ thu chi.
• Loại chứng từ: Loại chứng từ thu chi, bao gồm: Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu thu vào TKNH, Phiếu chi từ TKNH.
• Lý do thu chi: Lý do thu chi được lựa chọn trên chứng từ thu chi.
• Tên đối tượng: Đối tượng nộp/nhận tiền trên chứng từ chu chi.
• Số tiền: Giá trị chứng từ thu chi.
• Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán được lựa chọn trên chứng từ thu chi.
• Người tạo: Tài khoản tạo chứng từ thu chi.
• Loại quỹ: Loại quỹ được ghi nhận trên chứng từ thu chi, bao gồm: Quỹ tiền mặt, Quỹ tiền gửi. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ lọc các chứng từ Không có thông tin quỹ.
• Nhóm chi phí: Thông tin Nhóm chi phí trên chứng từ chi.

3. In

• Mẫu in theo mẫu tại thông tư 88-2021/TT-BTC.

4. Xuất file

• Mẫu Sổ quỹ tiền mặt theo mẫu tại thông tư 88-2021/TT-BTC.
• Mẫu Sổ quỹ tiền gửi theo mẫu tại thông tư 88-2021/TT-BTC.

5.Một số câu hỏi thường gặp

• Ví dụ : 1 khoản thu vào khác tiền mặt và chưa xác định được tài khoản thụ hưởng sẽ được tạo chứng từ thuộc loại Thu vào tài khoản ngân hàng (thực hiện bước (1) - (2) ) nhưng do chưa xác định được tài khoản nên sẽ chưa biết cần ghi vào Quỹ nào ( không thực hiện được bước (3) - (4) ) => Chưa có thông tin Quỹ => Chưa phân loại Quỹ.

• Do Tổng quỹ bao gồm cả chứng từ chưa xác định được loại quỹ nên sẽ có tình trạng số dư Tổng quỹ không khớp với Số dư tổng của Quỹ tiền mặt và Quỹ tiền gửi.

• Trong một số trường hợp, thông tin phương thức thanh toán không có đủ dữ liệu để chỉ định sổ và quỹ cho chứng từ, nên thông tin Quỹ sẽ để trống và không được phân loại vào Quỹ tiền mặt hay Quỹ tiền gửi, gây ra tình trạng lệch giữa số dư Tổng quỹ và Số dư tổng của Quỹ tiền mặt + Quỹ tiền gửi. Khi gặp vấn đề này, bạn chỉ cần lọc Loại quỹ = Chưa có thông tin Quỹ, sau đó chỉnh sửa thêm thông tin Quỹ cho chứng từ.

• Nếu cần tạo phiếu thủ công với tài khoản mới, trên màn tạo phiếu, hãy chọn “Thêm mới Quỹ” và gắn tài khoản vừa tạo mới đó.

Trên đây là các thao tác hướng dẫn Tổng quan sổ quỹ.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để Sapo được tư vấn và giải đáp giúp bạn.