29/01/2024
1. Thuật ngữ
A. Loại quỹ.
Sapo omni ver 3 hỗ trợ quản lý dòng tiền của cửa hàng theo 2 loại quỹ: Tiền mặt và Tiền gửi.
1. Quỹ tiền mặt
- Quỹ tiền mặt: Sổ quỹ tiền mặt được lập để theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ bằng tiền mặt của cửa hàng.
- Quỹ tiền mặt được chia thành nhiều sổ theo từng đơn vị tiền tệ.
- Các giao dịch bằng tiền khác tiền Việt Nam sẽ được ghi chép trong từng sổ riêng biệt.
2. Quỹ tiền gửi
- Quỹ tiền gửi: Sổ quỹ tiền gửi được lập để theo dõi tình hình thu, chi, số dư của từng tài khoản ngân hàng (TKNH).
- Quỹ tiền gửi được chia thành nhiều sổ theo từng đơn vị tiền tệ và từng tài khoản ngân hàng.
- Các giao dịch trong cùng 1 tài khoản nhưng bằng các đơn vị tiền tệ khác nhau sẽ được ghi chép trong từng sổ riêng biệt.
3. Tổng quỹ
- Tổng hợp số dư tiền của cửa hàng, bao gồm các chứng từ thuộc quỹ tiền mặt, quỹ tiền gửi và các chứng từ chưa xác định được loại quỹ.
B. Loại chứng từ
1. Phiếu thu
- Phiếu thu tiền mặt: xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền mặt. Mọi khoản tiền mặt nhập quỹ đều phải có Phiếu thu.
- Phiếu thu vào TKNH: xác định biến động số dư tăng của tài khoản ngân hàng và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền gửi. Mọi biến động số dư tăng nên được ghi nhận bằng Phiếu thu để đảm bảo đối chiếu với số dư tại Ngân hàng mở tài khoản.
2. Phiếu chi
- Phiếu chi tiền mặt: xác định số tiền mặt thực tế xuất quỹ và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền mặt. Mọi khoản tiền mặt xuất quỹ đều phải có Phiếu chi.
- Phiếu chi từ TKNH: xác định biến động số dư giảm của tài khoản ngân hàng và làm căn cứ ghi sổ quỹ tiền gửi. Mọi biến động số dư giảm nên được ghi nhận bằng Phiếu chi để đảm bảo đối chiếu với số dư tại Ngân hàng mở tài khoản.
3. Phiếu chuyển quỹ nội bộ
- Phiếu chuyển quỹ nội bộ: sử dụng khi cần ghi nhận biến động dòng tiền do hoạt động chuyển tiền nội bộ như: chuyển tiền mặt giữa các chi nhánh, chuyển khoản giữa các tài khoản ngân hàng, rút tiền mặt từ tài khoản hoặc nộp tiền mặt vào tài khoản.
C. Lý do thu - Lý do chi
- Lý do thu/chi là công cụ hỗ trợ người dùng phân loại các nghiệp vụ kinh tế làm phát sinh chứng từ thu chi của cửa hàng.
- Các chứng từ thu chi khi phát sinh mới sẽ được phân loại vào 1 trong các lý do có trên hệ thống, hỗ trợ lọc và báo cáo.
D. Nhóm chi phí
- Thông tin bổ sung trong phiếu chi, hỗ trợ user phân loại chi phí theo hướng dẫn tại thông tư 88-2021/TT-BTC.
Các nhóm chi phí bao gồm :
+ Chi phí nhân công (CPNC): Tiền lương nhân viên
+ Chi phí điện (CPD).
+ Chi phí nước (CPN).
+ Chi phí viễn thông (CPVT).
+ Chi phí thuê kho bãi, mặt bằng kinh doanh (CPMB).
+ Chi phí quản lý (CPQL): Chi phí văn phòng phẩm, công cụ, dụng cụ, ...
+ Chi phí khác (CPK): Chi phí hội nghị, công tác phí, thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, thuê ngoài khác, ...
E. Báo cáo tồn quỹ
- Số dư đầu kỳ : Số dư quỹ vào cuối kỳ trước
- Tổng thu : Tổng biến động tăng trong kỳ
- Tổng chi : Tổng biến động giảm trong kỳ
- Tồn quỹ : Số dư quỹ cuối kỳ hiện tại.
- Tồn quỹ = Số dư đầu kỳ + Tổng thu - Tổng chi.
- Số tồn quỹ phải khớp đúng với số tiền mặt có trong két hoặc số dư tài khoản ngân hàng tại thời điểm cuối kỳ.
2. Lọc và xem báo cáo quỹ
Các bộ lọc hỗ trợ :
- Tiền tệ: Đơn vị tiền tệ của chứng từ thu chi.
- Ngày ghi nhận: Ngày thực thu/Thực chi trên chứng từ thu chi.
- Chi nhánh: Chi nhánh ghi nhận thu chi trên chứng từ thu chi.
- Loại chứng từ: Loại chứng từ thu chi, bao gồm: Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu thu vào TKNH, Phiếu chi từ TKNH.
- Lý do thu chi: Lý do thu chi được lựa chọn trên chứng từ thu chi.
- Tên đối tượng: Đối tượng nộp/nhận tiền trên chứng từ chu chi.
- Số tiền: Giá trị chứng từ thu chi.
- Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán được lựa chọn trên chứng từ thu chi.
- Người tạo: Tài khoản tạo chứng từ thu chi.
- Loại quỹ: Loại quỹ được ghi nhận trên chứng từ thu chi, bao gồm: Quỹ tiền mặt, Quỹ tiền gửi. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ lọc các chứng từ Không có thông tin quỹ.
- Nhóm chi phí: Thông tin Nhóm chi phí trên chứng từ chi.
3. In
- Mẫu in theo mẫu tại thông tư 88-2021/TT-BTC.
4. Xuất file
Sapo hỗ trợ xuất file theo 3 mẫu:
Danh sách chứng từ.
- Mẫu Sổ quỹ tiền mặt theo mẫu tại thông tư 88-2021/TT-BTC.
- Mẫu Sổ quỹ tiền gửi theo mẫu tại thông tư 88-2021/TT-BTC.
5.Một số câu hỏi thường gặp
A. Loại chứng từ khác gì Loại quỹ?
Loại chứng từ sử dụng để phân loại chứng từ, còn loại quỹ để phân loại Quỹ mà chứng từ/giao địch được ghi nhận.
- Ví dụ : 1 khoản thu vào khác tiền mặt và chưa xác định được tài khoản thụ hưởng sẽ được tạo chứng từ thuộc loại Thu vào tài khoản ngân hàng (thực hiện bước (1) - (2) ) nhưng do chưa xác định được tài khoản nên sẽ chưa biết cần ghi vào Quỹ nào ( không thực hiện được bước (3) - (4) ) => Chưa có thông tin Quỹ => Chưa phân loại Quỹ.
B. Vì sao xảy ra trường hợp số dư tổng quỹ khác số dư quỹ tiền mặt + số dư quỹ tiền gửi.
- Do Tổng quỹ bao gồm cả chứng từ chưa xác định được loại quỹ nên sẽ có tình trạng số dư Tổng quỹ không khớp với Số dư tổng của Quỹ tiền mặt và Quỹ tiền gửi.
C. Vì sao tồn tại chứng từ thu chi chưa xác định được loại quỹ? Cách xử lý các chứng từ đó như thế nào?.
Do Sapo hỗ trợ tạo phiếu thu, phiếu chi tự động khi thanh toán đơn hàng, đơn nhập, hoàn trả…, loại quỹ của các chứng từ tự động này được xác định theo phương thức thanh toán sử dụng trong đơn hàng, phiếu nhập kho…
- Trong một số trường hợp, thông tin phương thức thanh toán không có đủ dữ liệu để chỉ định sổ và quỹ cho chứng từ, nên thông tin Quỹ sẽ để trống và không được phân loại vào Quỹ tiền mặt hay Quỹ tiền gửi, gây ra tình trạng lệch giữa số dư Tổng quỹ và Số dư tổng của Quỹ tiền mặt + Quỹ tiền gửi. Khi gặp vấn đề này, bạn chỉ cần lọc Loại quỹ = Chưa có thông tin Quỹ, sau đó chỉnh sửa thêm thông tin Quỹ cho chứng từ.
D. Vì sao tôi đã thêm tài khoản thụ hưởng trong Cấu hình thanh toán nhưng trong sổ quỹ vẫn không tạo được phiếu thu/phiếu chi cho tài khoản này?.
Quỹ tiền gửi theo TKNH trong Sổ quỹ chỉ được sinh ra khi có giao dịch phát sinh với tài khoản đó, do đó việc thêm mới tài khoản thụ hưởng trong phần Cấu hình không đồng nghĩa với việc đã phát sinh Quỹ tiền gửi theo tài khoản.
- Nếu cần tạo phiếu thủ công với tài khoản mới, trên màn tạo phiếu, hãy chọn “Thêm mới Quỹ” và gắn tài khoản vừa tạo mới đó.
Trên đây là các thao tác hướng dẫn Tổng quan sổ quỹ.
Mọi thắc mắc chưa được giải quyết vui lòng tạo ticket hoặc liên hệ tổng đài 1900 6750 để được tư vấn và giải đáp.
Đóng
