Tạo và theo dõi đơn hàng trên Chat OmniAI

Kênh bán hàng Chat OmniAI là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho các cửa hàng trong việc quản lý và xử lý đơn hàng ngay trong giao diện trò chuyện với khách hàng. Với các tính năng dễ sử dụng, bạn có thể nhanh chóng tạo, xác nhận và quản lý đơn hàng một cách chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện từng bước chi tiết để tối ưu hóa việc xử lý đơn hàng trên Chat OmniAI

1. Tạo đơn hàng

Bước 1: Truy cập tính năng tạo đơn hàng

• Trên thanh menu bên trái màn quản trị Sapo, bạn nhấn chọn Chat OmniAI

• Ngay màn Chat OmniAI, hệ thống mặc định hiển thị màn Hội thoại.
• Bạn truy cập vào hội thoại với khách hàng

Bước 2:Thiết lập các thông tin cơ bản của đơn hàng

1. Trong màn hình chat của khách hàng, tại mục Đơn hàng ở góc phải màn hình, nhấn chọn nút Tạo đơn (F1): Biểu tượng nằm ở góc phải dưới màn hình.
2. Giao diện tạo đơn hàng xuất hiện gồm hai phần:
   • Thông tin đơn hàng: Danh sách sản phẩm, chiết khấu, phí giao hàng.
   • Thông tin người nhận hàng: Bao gồm địa chỉ và thông tin liên hệ của khách hàng.

Bước 3: Cập nhật thông tin đơn hàng

Tại màn hình Tạo đơn, bạn thực hiện nhập các thông tin:

1. Chọn kho: Lựa chọn kho phù hợp nếu bạn có nhiều kho hàng.
2. Thêm sản phẩm:
   
   • Tìm kiếm sản phẩm từ danh sách gợi ý.
   • Thêm dịch vụ bổ sung bằng cách nhấn vào Thêm dịch vụ khác (F9).
   Mẹo:

   • Tích chọn Tách dòng sản phẩm để cho phép thêm cùng một sản phẩm thành nhiều dòng riêng biệt. Mỗi lần thêm sản phẩm, mỗi sản phẩm sẽ được hiển thị thành một dòng độc lập trong đơn hàng.
3. Chọn giá bán:
   • Giá mặc định: Hệ thống tự động áp dụng chính sách giá theo cài đặt.
   • Thay đổi giá bán: Có thể chỉnh sửa theo từng đơn bán nếu cần.
     • Bạn nhấp chọn ô giá bán, màn hình hiển thị giao diện chỉnh sửa đơn giá.
   Lưu ý:

   Nếu khách hàng thuộc nhóm được áp dụng chính sách giá đặc biệt, hãy kiểm tra để đảm bảo đúng mức giá.
4. Phí giao hàng:
   • Nhấn Xem phí dự kiến của các đối tác vận chuyển để hiển thị mức phí phù hợp.
   • Chọn Áp dụng phí giao hàng để cập nhật phí trực tiếp vào đơn hàng.
   Lưu ý:

   Phí dự kiến được tính dựa trên địa chỉ kho, địa chỉ giao hàng, khối lượng hàng hóa và số tiền thu hộ (nếu có).
5. Kiểm tra tồn kho sản phẩm trong quá trình tạo đơn:

• • Trong màn tạo đơn, nhấn Kiểm tra tồn kho để bắt đầu tra cứu số lượng sản phẩm còn hàng.
  • Nhập tên sản phẩm hoặc mã SKU, sau đó chọn sản phẩm cần kiểm tra để xem thông tin tồn kho.
  • Lựa chọn khu vực (tỉnh/thành hoặc vùng) và chi nhánh cụ thể để kiểm tra tồn kho, phục vụ tư vấn chính xác cho khách hàng.

Bước 4: Chỉnh sửa địa chỉ giao hàng

1. Nhấn vào biểu tượng ✏ (Chỉnh sửa) bên cạnh mục Địa chỉ giao hàng..
2. Cập nhật hoặc thay đổi địa chỉ giao hàng bằng cách:
   • Nhập địa chỉ mới nếu khách hàng thay đổi điểm giao hàng.
   • Chọn từ danh sách địa chỉ đã lưu để sử dụng địa chỉ cũ.
3. Kiểm tra chính xác quận/huyện để đảm bảo tính phí giao hàng đúng.

Bước 5: Thêm ghi chú cho đơn hàng

• Nhập nội dung ghi chú vào mục Ghi chú đơn hàng để bổ sung các yêu cầu đặc biệt của khách hàng.
• Ví dụ: "Giao hàng trong giờ hành chính" hoặc "Liên hệ trước khi giao."

Bước 6: Xác nhận thanh toán

1. Chọn phương thức thanh toán:
   • Mặc định: Hệ thống tự động chọn phương thức thanh toán đã được thiết lập sẵn trong cấu hình.
   • Tùy chọn: Nhấn vào biểu tượng để chọn các phương thức khác như:
     • Chuyển khoản ngân hàng.
     • Thanh toán tiền mặt.
     • VNPAY - QR, MoMo,…
2. Nhập số tiền khách đã thanh toán (nếu khách thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ).

Bước 7: Đóng gói và giao hàng

Bạn có thể lựa chọn các phương thức đóng gói và giao hàng sau:

1. Giao hàng sau

   Đơn hàng sẽ ở trạng thái chờ xử lý, bạn có thể đóng gói và giao sau.

2. Tự gọi shipper

   Tự liên hệ shipper để giao hàng theo thông tin đơn hàng.

3. Đẩy qua đối tác vận chuyển (ĐTVC)

   Sapo Express hoặc các đối tác vận chuyển khác.

   Điền đầy đủ thông tin như:

   • Địa chỉ giao hàng.
   • Khối lượng hàng hóa.
   • Dịch vụ giao hàng mong muốn.
4. Nhận tại cửa hàng

   Đánh dấu đơn hàng là Nhận tại cửa hàng nếu khách tự đến nhận hàng.

Bước 8: Tạo đơn hàng hoặc Tạo đơn hàng và duyệt

• Tạo đơn hàng:

  Đơn hàng sẽ ở trạng thái Đặt hàng - chưa được duyệt: đơn nháp khách chưa chắc sẽ lấy

• Tạo đơn hàng và duyệt:

  Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Đang giao dịch: bạn có thể sửa đơn nếu cần. Xem thêm hướng dẫn sửa đơn hàng tại đây.

• Hiển thị trạng thái trong hội thoại: Hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái đơn hàng trong cửa sổ chat với khách hàng.

Các đơn hàng đã tạo tại màn hình chat sẽ được quản lý tập trung ở Đơn hàng > Danh sách đơn hàng khi bạn quay trở về trang chủ của màn Quản lý đa kênh. Tại đây bạn có thể tìm kiếm và tiếp tục xử lý đơn như bình thường.

Bước 9: Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử

• Trên màn hình chi tiết đơn hàng trong hội thoại Chat OmniAI, tại tab Thông tin bổ sung, bạn nhấn Yêu cầu xuất hóa đơn điện tử, hệ thống điều hướng tới màn chi tiết đơn hàng trên trang quản trị Sapo OmniAI.
• Bạn tiến hành Tạo và phát hành hóa đơn điện tử trong chi tiết đơn hàng trên Sapo OmniAI. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

2. Theo dõi và tra cứu đơn hàng

Bạn có thể xem và thao tác với đơn hàng ngay trong màn hình chat mà không phải chuyển sang màn hình khác để tra cứu.

Bước 1: Truy cập chi tiết hội thoại

• Bạn chọn cuộc hội thoại cần kiểm tra với khách hàng.
• Quan sát vùng danh mục thông tin bên phải màn hình, bạn tìm đến mục Đơn hàng (N) (với N là tổng số đơn hàng của khách).

Bước 2: Xem danh sách đơn hàng của khách hàng

Mục Đơn hàng hiển thị tối đa 03 đơn hàng mới nhất của khách hàng, bao gồm:

• Logo/Icon kênh: Thể hiện kênh tạo đơn (Facebook, Instagram, Zalo...).
• Mã đơn hàng: Định dạng #[Mã đơn] (Ví dụ: #1444).
• Trạng thái & Ngày tạo: Khối hiển thị trạng thái đơn (Đặt hàng, Đang giao dịch, Đã hoàn thành, Đã hủy...) và ngày tạo đơn.
• Các icon thao tác nhanh: Sao chép mã đơn hàng, Chỉnh sửa đơn (hình bút chì), In đơn, Gửi hóa đơn.

Bước 3: Mở rộng xem chi tiết đơn hàng

Nhấn icon ▼ (mũi tên xuống) trên đơn hàng cần xem để mở rộng chi tiết.

Bước 4: Thao tác trên đơn hàng

Khi đơn đang ở trạng thái Mở rộng, các nút thao tác hiển thị ở cuối danh mục. Người dùng có thể nhấp chọn các nút để xử lý đơn hàng tương ứng với trạng thái của đơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

• Tại sao tôi không thấy mục "Đơn hàng" trên danh mục bên phải?
  Mục đơn hàng không hiển thị với kênh Shopee Chat và TikTokShop Chat. Ngoài ra, nếu khách chưa có hồ sơ trong hệ thống hoặc chưa có đơn hàng nào thì phần danh mục sẽ hiển thị trống.
• Tôi thấy đơn hàng từ kênh khác (không phải kênh đang chat) — có đúng không?
  Đúng. Nếu khách hàng trên nhiều kênh Social có cùng số điện thoại, hệ thống sẽ hiển thị chung lịch sử đơn từ tất cả kênh. Đơn từ POS/Website cũng hiển thị nếu khách đã được liên kết với Omni.
• Tại sao không thể sửa đơn hàng (icon bút chì bị ẩn)?
  Icon sửa đơn chỉ hiển thị khi đơn chưa bị hủy, chưa lưu trữ, và chưa hoàn thành. Nếu đơn đã ở trạng thái này, bạn không thể sửa.
• Tôi muốn xem đơn cũ hơn 3 đơn gần nhất?
  Nhấn link Xem tất cả ở cuối danh sách đơn hàng để mở danh sách hiển thị toàn bộ lịch sử đơn.
• Tôi có thể đẩy vận chuyển trực tiếp từ đơn nháp không?
  Có. Khi mở rộng đơn nháp, nhấn nút Đẩy vận chuyển → chọn phương thức VC → hệ thống sẽ tự động tạo đơn chính thức và đẩy vận chuyển cùng lúc.

Tạo và theo dõi đơn hàng trên ứng dụng Sapo Chat OmniAI cho phép bạn chốt đơn và hoàn tất giao dịch trực tiếp ngay trong khi đang trò chuyện với khách hàng. Bằng cách loại bỏ thao tác chuyển đổi giữa các ứng dụng, quy trình bán hàng của bạn sẽ trở nên nhanh chóng, liền mạch và chuyên nghiệp hơn, giúp tăng hiệu suất và cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Bạn có thể tạo đơn hàng trực tiếp từ cuộc hội thoại tin nhắn hoặc bình luận của khách hàng.

1. Tạo đơn hàng

Bước 1: Truy cập màn hình tạo đơn hàng

Tại màn hình chi tiết hội thoại, bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau:

• Cách 1: Nhấn vào biểu tượng Giỏ hàng ở góc trên cùng bên phải màn hình.
• Cách 2: Nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm ở góc trên cùng bên phải, chọn Đơn hàng, sau đó chọn Tạo đơn.

Sau khi thao tác, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Tạo đơn hàng.

Bước 2: Chọn chi nhánh bán hàng

• Mặc định hệ thống sẽ lấy theo chi nhánh theo cấu hình đồng bộ với Sapo trên Chat OmniAI web. Để chọn lại chi nhánh, tại màn hình Tạo đơn hàng, nhấn vào mục Bán tại chi nhánh.
• Ứng dụng sẽ hiển thị danh sách tất cả chi nhánh của cửa hàng bạn.
• Chọn chi nhánh bạn muốn lên đơn, hệ thống sẽ ghi nhận và tự động quay lại màn hình Tạo đơn hàng.

Bước 3: Thêm, chỉnh sửa sản phẩm trong giỏ hàng

1. Thêm sản phẩm vào giỏ hàng

Sau khi chọn chi nhánh, bạn cần thêm sản phẩm khách hàng muốn mua.

Tại màn hình Tạo đơn hàng, nhấn vào Chọn sản phẩm. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách toàn bộ sản phẩm tại chi nhánh đã chọn.

Sau khi thêm sản phẩm xong, nếu muốn tiếp tục chọn thêm sản phẩm khác, bạn chỉ cần nhấn lại vào biểu tượng sản phẩm tại góc dưới bên phải màn hình. Danh sách sản phẩm sẽ tiếp tục hiển thị để bạn lặp lại thao tác thực hiện thêm sản phẩm cho đơn hàng.

2. Chỉnh sửa thông tin sản phẩm

Để chỉnh sửa thông tin sản phẩm, bạn bấm chọn vào sản phẩm. Hệ thống sẽ hiển thị màn hình Điều chỉnh sản phẩm, tại đây bạn có thể Điều chỉnh giá sản phẩm hoặc Giảm giá sản phẩm.

Sau khi đã thiết lập các thông tin cần thiết, bạn nhấn nút Hoàn tất ở cuối màn hình để lưu lại tất cả các thay đổi. Hệ thống sẽ ngay lập tức cập nhật thông tin mới cho sản phẩm của bạn.

Bước 4: Bổ sung thông tin khách hàng

Khi bạn tạo đơn hàng từ một cuộc hội thoại, hệ thống sẽ tự động điền tên của khách hàng vào đơn. Bạn chỉ cần bổ sung các thông tin còn lại để có thể giao hàng.

• Đối với khách hàng mới: Hệ thống sẽ lấy tên khách hàng, bạn cần bổ sung số điện thoại và địa chỉ.
• Đối với khách hàng đã có trong danh sách: Hệ thống sẽ tự động điền các thông tin liên hệ và địa chỉ gần nhất. Bạn có thể kiểm tra và chỉnh sửa nếu cần.

Để bổ sung hoặc thay đổi địa chỉ giao hàng, bạn làm theo các bước sau:

1. Tại màn hình Tạo đơn hàng, trong mục Khách hàng, bạn nhấn vào biểu tượng cây bút ở dòng Địa chỉ giao hàng.
2. Màn hình Địa chỉ giao hàng sẽ hiện ra. Tại đây, bạn điền đầy đủ và chính xác các thông tin:
   • Họ và Tên
   • Số điện thoại
   • Khu vực (Tỉnh/Thành, Quận/Huyện)
   • Phường/Xã
   • Địa chỉ cụ thể (Số nhà, tên đường...)
3. Sau khi đã điền đầy đủ, bạn nhấn nút Lưu để xác nhận.

Bước 5: Thêm thông tin thanh toán

Bước 6: Thêm thông tin bổ sung

Tại mục Thông tin bổ sung, bạn có thể thêm các ghi chú hoặc hẹn ngày giao hàng cụ thể.

• Nhập ghi chú: Ghi lại các yêu cầu đặc biệt của khách hàng hoặc lưu ý cho nhân viên giao hàng.
• Ngày đặt hàng, ngày hẹn giao: Nhấn vào biểu tượng Lịch ở bên phải để chọn ngày giờ chính xác.

Bước 7: Tạo đơn hàng

• Sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ thông tin từ sản phẩm, khách hàng cho đến thanh toán, bạn nhấn vào nút Tạo đơn ở cuối màn hình để hoàn tất.
• Sau khi tạo đơn thành công, hệ thống sẽ chuyển bạn đến màn hình chi tiết đơn hàng vừa tạo trên ứng dụng Sapo.

2. Theo dõi và tra cứu đơn hàng

Bước 1: Mở danh sách đơn hàng

Tại màn hình hội thoại trên app mobile Chat OmniAI, bạn tìm và mở cuộc trò chuyện với khách hàngcần xem lịch sử đơn hàng.

Tại góc trên cùng bên phải màn hình chat, bạn nhấn vào biểu tượng Ba dấu chấm dọc (icon ⋮) (hoặc bấm vào biểu tượng giỏ hàng). Hệ thống sẽ hiển thị bảng menu Thao tác khác, bạn tìm và chọn mục Đơn hàng.

Bước 2: Xem danh sách đơn hàng

Sau khi chọn, hệ thống sẽ hiển thị danh sách toàn bộ các đơn hàng khách đã từng đặt trên gian hàng. Tại giao diện này, bạn có thể xem nhanh các thông tin bao gồm:

• Mã đơn hàng.
• Thời gian đặt hàng (Ngày/Tháng/Năm và giờ chi tiết).
• Trạng thái đơn hàng (ví dụ: Đang giao dịch, Đã hủy).

Bước 3: Xem chi tiết đơn hàng

Để kiểm tra đầy đủ và toàn diện thông tin đơn hàng cùng các sản phẩm khách đã mua, bạn nhấn trực tiếp vào Mã đơn hàng hoặc nhấn vào nút Xem chi tiết trên đơn hàng đó. Màn hình Chi tiết đơn hàng trên app Sapo - Quản lý bán hàng sẽ hiển thị các nhóm thông tin:

• Thông tin chung: Mã đơn hàng sàn, ngày giờ tạo đơn, tổng số tiền đơn hàng và nguồn đơn hàng từ TikTok Shop Chat.
• Khách hàng: Tên tài khoản TikTok Shop của khách với số điện thoại đã bị ẩn thông tin từ sàn và địa chỉ giao hàng chi tiết.
• Sản phẩm: Danh sách chi tiết các mặt hàng khách đã mua (ảnh đại diện, tên sản phẩm, phiên bản, đơn giá và số lượng cụ thể).
• Thông tin thanh toán: Tổng tiền hàng, mức Giảm giá, Phí giao hàng, Thành tiền, số tiền Khách đã thanh toán và số tiền Khách còn phải trả.

Bước 4: Gửi chi tiết đơn hàng cho khách

Tại góc trên cùng bên phải của màn hình Chi tiết đơn hàng, bạn có thể nhấn vào liên kết Gửi chi tiết đơn.

Một hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện hiển thị tóm tắt thông tin gồm: Mã đơn hàng gốc, hình ảnh, tên sản phẩm, số lượng và tổng tiền. Bạn chỉ cần nhấn Gửi ngay để hệ thống tự động gửi thông tin đơn hàng này trực tiếp vào phòng chat cho khách hàng đối chiếu, hoặc nhấn Hủy nếu muốn quay lại.