Quản lý chung trên Chat OmniAI

Tính năng Quản lý chung Chat OmniAI trên Sapo cung cấp các công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả các trang đã kết nối. Từ thiết lập thông báo, quản lý nhãn hội thoại, đồng bộ dữ liệu với Sapo, kiểm tra tình trạng hoạt động, tính năng này giúp bạn tối ưu hóa quy trình bán hàng trên các trang mạng xã hội.

Bước 1: Truy cập vào tính năng quản lý chung

• Trong trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, nhấn chọn vào Chat OmniAI.
• Trong màn Chat OmniAi, trên thanh menu đầu trang chọn Cấu hình, hệ thống chuyển qua màn Cấu hình trang.
• Trên thanh menu bên trái tại màn Chat OmniAI, ngay bên dưới mục Cấu hình trang là mục Quản lý chung tại đây bạn dễ dàng thiết lập và quản lý các mục Cấu hình chung, Nhãn hội thoại, Cảnh báo đơn "rơi", Đồng bộ Sapo, Thiết lập thanh toán, Tình trạng hoạt động.

Bước 2: Thực hiện cấu hình trong mục quản lý chung

1. Cấu hình chung

Tại danh mục bên trái, tìm đến nhóm Quản lý chung và chọn Cấu hình chung, trong màn cấu hình chung bạn thực hiện các thiết lập chi tiết:

1.1. Chọn mẫu gửi hóa đơn

Tính năng này cho phép bạn tùy chỉnh định dạng hóa đơn gửi cho khách hàng qua khung chat:

• Sử dụng mẫu hóa đơn Facebook,Instagram,Zalo,Zalo OA,Tiktok for Business...: Sử dụng định dạng mặc định của từng nền tảng mạng xã hội.
• Sử dụng mẫu hóa đơn theo Sapo: Hệ thống sẽ sử dụng mẫu hóa đơn chuyên nghiệp của Sapo. Bạn có thể nhấn vào liên kết "tại đây" để tùy chỉnh nội dung/thông tin hiển thị trên hóa đơn.

1.2. Âm thanh thông báo

• Tại mục Âm thanh thông báo, bạn gạt nút sang màu xanh để bật tiếng chuông báo khi có tin nhắn hoặc bình luận mới từ khách hàng.

1.3. Thiết lập gửi tin nhắn ngoài khung giờ tiêu chuẩn (Facebook & Instagram)

1.3.1. Thiết lập gửi tin nhắn quá 24 giờ và 7 ngày dành cho Facebook

Để cấu hình cho Facebook, tại màn hình Cấu hình chung, bạn thực hiện các bước sau:

• Cấu hình cho hội thoại quá 24 giờ: Kích hoạt và chọn các thẻ tag phù hợp. Tích chọn Áp dụng cho tất cả hội thoại quá 24 giờ và Cho phép hệ thống tự động gắn thẻ tag.
• Cấu hình cho hội thoại quá 7 ngày: Thực hiện tương tự.

1.3.2. Thiết lập gửi tin nhắn quá 24 giờ dành cho Instagram

• Tìm đến mục Thiết lập cho phép gửi tin với hội thoại quá 24h dành cho Instagram và gạt nút kích hoạt, sau đó lựa chọn các thẻ tag phù hợp.

1.4. Lựa chọn phím tắt cho Câu trả lời mẫu

• Hệ thống cho phép bạn chọn 1 trong 3 ký tự phím tắt: /, #, \.

1.5. Thiết lập thời gian hoạt động của cửa hàng

• Kích hoạt, tích chọn các ngày trong tuần và chỉnh sửa khung giờ bắt đầu và kết thúc.

• Sau khi thiết lập, nhấn Lưu lại.

2. Nhãn hội thoại

• Tại danh mục bên trái, tìm đến nhóm Quản lý chung và chọn Nhãn hội thoại.

2.1. Thêm mới Nhãn hội thoại

• Nhấn nút + Thêm mới. Trong cửa sổ Thêm mới nhãn, hoàn thiện các thông tin: Số thứ tự, Tên nhãn, Màu sắc.
• Thiết lập Gắn nhãn tự động bằng cách tích chọn và thiết lập điều kiện:

• Nhấn nút Thêm để hoàn tất.

2.2. Thao tác Quản lý và Điều chỉnh nhãn

• Tại màn hình danh sách nhãn, bạn có thể: Thay đổi thứ tự, Bật/Tắt, Chỉnh sửa/Xóa, và Tìm kiếm nhanh.

3. Thiết lập Cảnh báo đơn "rơi"

• Tính năng này giúp bạn phát hiện các hội thoại hoặc đơn hàng có nguy cơ bị bỏ sót. Xem chi tiết tại đây.

4. Cấu hình Đồng bộ với Sapo

Thiết lập này đảm bảo dữ liệu về tồn kho và giá bán giữa Sapo Social và hệ thống quản trị Sapo luôn nhất quán, tránh tình trạng bán quá số lượng tồn thực tế.

1. Tại menu Quản lý chung, chọn Đồng bộ Sapo.
2. Tại mục Lựa chọn kho mặc định nhận đơn từ Chat OmniAI, bạn nhấn vào danh sách thả xuống để chọn kho hàng sẽ trừ tồn kho khi có đơn hàng mới (ví dụ: Cửa hàng Hà Nội).
3. Nhấn Lưu lại.

5. Thiết lập Phương thức thanh toán

Quản lý danh sách tài khoản thụ hưởng và cấu hình gửi thông tin chuyển khoản tự động, giúp khách hàng thanh toán nhanh chóng và chính xác.

• Chọn mục Thiết lập thanh toán trong menu cấu hình.
• Quản lý tài khoản thụ hưởng: Nhấn Thêm tài khoản hoặc biểu tượng Cây bút để cập nhật thông tin: Ngân hàng, Số tài khoản, Tên chủ tài khoản và Ghi chú.
• Cấu hình Chuyển khoản: Tại mục này, bạn có thể chọn một tài khoản làm mặc định (có biểu tượng ngôi sao vàng). Khi nhân viên chọn hình thức thanh toán là Chuyển khoản trên đơn hàng, hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn chứa thông tin tài khoản này cho khách.
• Nhấn vào Nội dung chuyển khoản nếu bạn muốn tùy chỉnh cú pháp tin nhắn tự động gửi đi.

6. Theo dõi Tình trạng hoạt động

Đây là nơi giúp bạn kiểm tra sức khỏe kết nối của các trang (Page) đang quản lý, đảm bảo quyền truy cập không bị gián đoạn.

• Chọn mục Tình trạng hoạt động.
• Kiểm tra dòng trạng thái tổng quát ở trên cùng: "Tài khoản hoạt động ổn định" kèm dấu tích xanh.
• Quan sát danh sách các Page phía dưới. Nếu Page hiển thị chữ "OK" màu xanh ở cột bên phải, nghĩa là các quyền Livestream, Bài viết và Tin nhắn đang hoạt động bình thường.