Quản lý danh sách vận đơn

Tính năng Quản lý danh sách vận đơn giúp bạn theo dõi trạng thái giao hàng, tìm kiếm nhanh và thực hiện đối soát vận chuyển (COD/phí) ngay trên một màn hình. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian chuyển đổi ứng dụng, đảm bảo quản lý dòng tiền và quy trình giao nhận chính xác, hiệu quả.

Bước 1: Truy cập danh sách vận đơn

• Trong trang quản trị phần mềm tại thanh menu bên trái màn hình, bạn chọn mục Vận chuyển.
• Từ menu trỏ xuống bên dưới mục Vận chuyển, bạn chọn tiếp Vận đơn.
• Màn hình sẽ hiển thị danh sách tất cả các vận đơn từ các kênh bán hàng và đơn vị vận chuyển khác nhau.

Bước 2: Các thao tác trong màn danh sách vận đơn

1. Tìm kiếm và Lọc vận đơn

1.1 Sử dụng thanh lọc nhanh (Tab trạng thái)

Ngay phía trên danh sách, bạn có thể nhấn vào các tab để lọc nhanh các nhóm vận đơn quan trọng:

• Tất cả: Hiển thị toàn bộ vận đơn.
• Đang giao hàng: Lọc các đơn có trạng thái đang được vận chuyển đến khách.
• Chờ giao lại: Các đơn giao không thành công lần đầu, đang chờ giao lần sau.
• Đang hoàn hàng: Các đơn khách không nhận hoặc hủy, đang được chuyển trả về shop.

1.2. Tìm kiếm bằng từ khóa

Tại thanh tìm kiếm, bạn có thể nhập chính xác thông tin để tìm vận đơn cụ thể:

• Mã đơn hàng, Mã vận đơn, Mã giao hàng.
• Tên người nhận hoặc Số điện thoại người nhận.

1.3. Bộ lọc theo tiêu chí (Dropdown)

Sử dụng các ô lọc nhanh ngay cạnh thanh tìm kiếm để sàng lọc dữ liệu:

Sử dụng bộ lọc trạng thái

1. Nhấn vào bộ lọc Trạng thái.
2. Tích chọn 1 hoặc nhiều trạng thái gồm: Chờ lấy hàng, Đã lấy hàng, Đang giao hàng, Chờ giao lại, Đang hoàn hàng, Chờ xác nhận hoàn hàng, Đã giao hàng, Huỷ giao hàng, Đã hoàn hàng.
3. Nhấn Lọc để hoàn tất.

Sử dụng bộ lọc chi nhánh

1. Nhấn vào bộ lọc Chi nhánh.
2. Tích chọn 1 hoặc nhiều chi nhánh từ danh sách hiển thị.
3. Nhấn Lọc để hoàn tất.

Sử dụng bộ lọc trạng thái đối soát

1. Nhấn vào bộ lọc Trạng thái đối soát.
2. Tích chọn 1 hoặc nhiều trạng thái Đã đối soát, Đang đối soát, Chưa đối soát.
3. Nhấn Lọc để hoàn tất.

1.4. Bộ lọc nâng cao

• Nhấn vào nút Bộ lọc khác có biểu tượng phễu lọc. Ngoài 3 bộ lọc Trạng thái, Chi nhánh, Trạng thái đối soát đã có, bạn có thể lọc chi tiết thêm theo Nguồn đơn, Kênh bán hàng, Địa chỉ giao hàng, Đơn vị vận chuyển, Sản phẩm, Ngày tạo, Ngày giao hàng thành công, Ngày hủy, Tag, Trạng thái in.

2. Lưu bộ lọc

Sau khi thiết lập các điều kiện lọc phức tạp (ví dụ: lọc theo Chi nhánh + Trạng thái đang hoàn + Chưa đối soát), bạn có thể lưu lại cấu hình này để truy cập nhanh trong tương lai mà không cần chọn lại từng tiêu chí.

1. Sau khi đã chọn các điều kiện lọc mong muốn, nhấn nút Lưu bộ lọc màu xanh (nằm bên phải thanh công cụ lọc).
2. Tại cửa sổ hiện ra, bạn thực hiện:
   • Tùy chọn 1: Lưu bộ lọc mới
     1. Tích chọn Lưu bộ lọc mới.
     2. Nhập tên gợi nhớ cho bộ lọc (Ví dụ: Đơn hoàn chưa xử lý).
     3. Nhấn Lưu.

     Kết quả: Bộ lọc mới sẽ hiển thị thành một Tab (Thẻ) ngay trên đầu danh sách vận đơn (cạnh các tab Mặc định, Đang giao hàng...).

   • Tùy chọn 2: Cập nhật vào bộ lọc đã có (chỉ hiển thị khi đã có ít nhất 1 bộ lọc thủ công bạn thêm từ trước đó)
     1. Tích chọn Lưu vào bộ lọc đã có.
     2. Tại ô chọn, tìm và chọn tên bộ lọc cũ mà bạn muốn thay thế cấu hình.
     3. Nhấn Lưu.

     Kết quả: Các điều kiện lọc mới sẽ được áp dụng và thay thế cho bộ lọc cũ bạn vừa chọn.

3. Thao tác hàng loạt trên màn vận đơn

Thay vì phải xử lý từng đơn lẻ tẻ, tính năng này cho phép bạn thao tác cùng lúc trên nhiều vận đơn giúp tiết kiệm thời gian vận hành đáng kể.

Tại danh sách vận đơn, bạn tích chọn vào ô vuông trước các mã vận đơn cần xử lý. Tích vào ô vuông trên cùng để chọn toàn bộ vận đơn trong trang hiện tại, hoặc tích vào từng ô riêng lẻ để chọn các vận đơn cụ thể. Sau khi tích chọn, thanh công cụ thao tác nhanh sẽ xuất hiện ngay phía trên danh sách với các tính năng sau:

3.1. Đổi trạng thái vận đơn

Tính năng này giúp bạn cập nhật thủ công trạng thái của vận đơn trên hệ thống. Việc này đặc biệt hữu ích trong hai trường hợp:

• Bạn sử dụng Shipper ngoài (không kết nối qua hệ thống Sapo) nên cần tự cập nhật để quản lý.
• Hệ thống chưa kịp đồng bộ trạng thái từ đơn vị vận chuyển, và bạn muốn cập nhật ngay để quản lý dòng tiền/hàng hóa.

Các bước thực hiện:

1. Sau khi tích chọn các vận đơn cần xử lý, trên thanh thao tác, nhấn chọn Đổi trạng thái vận đơn.
2. Trên cửa sổ Đổi trạng thái vận đơn, tại mục Trạng thái, bạn nhấn vào Chọn trạng thái, trong danh sách thả xuống bạn chọn trạng thái mới phù hợp với thực tế đơn hàng:
   • Chờ lấy hàng
   • Đã lấy hàng
   • Đang giao hàng
   • Chờ giao lại
   • Đang hoàn hàng
   • Chờ xác nhận hoàn hàng
   • Đã giao hàng (Giao thành công)
   • Hủy giao hàng
3. Kiểm tra lại số lượng vận đơn sẽ được áp dụng thay đổi, sau đó nhấn nút Cập nhật màu xanh để hoàn tất.

3.2. In phiếu giao hàng

• Tạo và in phiếu giao hàng (mẫu chuẩn của Sapo) để dán lên gói hàng gửi cho khách. Phiếu này thường chứa thông tin người nhận, sản phẩm và tiền thu hộ (COD).

3.3. In Phiếu bàn giao vận đơn

• Tạo danh sách tổng hợp các đơn hàng sẽ bàn giao cho shipper/bưu tá trong ca làm việc. Bạn nên in 2 liên, một cho bưu tá ký nhận và một để shop lưu trữ làm bằng chứng giao nhận.

3.4. Đối soát vận chuyển

• Tính năng này cho phép bạn ghi nhận đối soát hàng loạt ngay trên màn hình danh sách vận đơn mà không cần chuyển sang trang Đối soát riêng biệt. Tuy nhiên, để thực hiện thành công, các vận đơn được chọn phải thỏa mãn các điều kiện.

Điều kiện bắt buộc:

Các vận đơn được chọn để đối soát phải đáp ứng đồng thời 3 tiêu chí sau:

• Cùng một đơn vị vận chuyển: Bạn không thể gom vận đơn của Giao Hàng Nhanh và Viettel Post để đối soát trong cùng một lần bấm.
• Trạng thái vận đơn hợp lệ: Vận đơn phải có trạng thái Đã giao hàng hoặc Đã hoàn hàng.
• Chưa được đối soát: Vận đơn chưa từng được ghi nhận đối soát trước đó.

Các bước thực hiện:

1. Lọc dữ liệu chuẩn: Để tránh báo lỗi, bạn nên sử dụng bộ lọc trước khi chọn:
   • Tại bộ lọc Đối tác giao hàng: Chọn 1 đơn vị cụ thể (Ví dụ: Giao Hàng Nhanh).
   • Tại bộ lọc Trạng thái: Chọn Đã giao hàng (hoặc Đã hoàn hàng).
   • Tại bộ lọc Trạng thái đối soát: Chọn Chưa đối soát.
   • Tại bộ lọc Chi nhánh:  chọn 1 chi nhánh cần đối soát đơn hàng.
      
2. Chọn vận đơn: Tích chọn vào ô vuông trước các vận đơn cần xử lý.
3. Thực hiện đối soát:
   1. Nhấn nút Đối soát vận chuyển trên thanh thao tác.
   2. Trên cửa sổ Đối soát vận chuyển hiển thị, bạn cần kiểm tra và hoàn tất các thông tin sau:
      • Phần Thông tin phiếu:
        • Đối tác vận chuyển: Hệ thống tự động hiển thị tên đối tác dựa trên các vận đơn bạn đã chọn.
        • Chi nhánh: Chọn chi nhánh mà bạn muốn ghi nhận phiếu đối soát này (thường là chi nhánh xuất kho đơn hàng).
        • Mã phiếu: Bạn có thể nhập mã phiếu quản lý riêng của shop hoặc để trống (hệ thống sẽ tự sinh mã duy nhất).
        • Ghi chú: Nhập thêm thông tin lưu ý nếu cần (Ví dụ: Đối soát tuần 1 tháng 5).
      • Phần Danh sách vận đơn & Số liệu: Hệ thống hiển thị bảng so sánh chi tiết giữa dữ liệu ghi nhận trên Sapo và dữ liệu thực tế.
        • COD hệ thống / Phí GH hệ thống: Số tiền ghi nhận trên đơn hàng tại Sapo.
        • COD đối tác / Phí GH đối tác: Số tiền thực tế đối tác vận chuyển trả/thu.
   3. Kiểm tra chênh lệch: Tại thanh tổng kết bên dưới cùng, bạn cần chú ý đặc biệt đến các chỉ số:
      • Đối soát hệ thống: Là số tiền thực nhận dự kiến theo dữ liệu Sapo (= Tổng COD hệ thống - Tổng phí hệ thống).
      • Đối soát đối tác: Là số tiền thực nhận theo dữ liệu đối tác (= Tổng COD đối tác - Tổng phí đối tác).
      • Chênh lệch:
        • Nếu Chênh lệch = 0đ: Số liệu khớp hoàn toàn, bạn có thể yên tâm tạo phiếu.
        • Nếu Chênh lệch khác 0: Có sự sai lệch giữa tiền COD hoặc phí vận chuyển. Bạn cần kiểm tra lại từng vận đơn trong danh sách bên trên để tìm ra nguyên nhân.
   4. Sau khi kiểm tra thông tin chính xác, nhấn nút Tạo phiếu đối soát màu xanh để hoàn thành. Hệ thống sẽ ghi nhận phiếu đối soát và cập nhật trạng thái dòng tiền.

3.5. Thao tác khác (In phiếu sàn TMĐT)

Khi nhấn vào nút Thao tác khác, bạn có thể in phiếu giao hàng theo mẫu tiêu chuẩn của các sàn Thương mại điện tử (nếu đơn hàng đổ về từ sàn). Bao gồm:

• In phiếu giao hàng Tiktok Shop
• In phiếu giao hàng Shopee
• In phiếu giao hàng Lazada
• In phiếu giao hàng Tiki

4. Xuất file danh sách vận đơn

Tính năng này hỗ trợ bạn trích xuất dữ liệu vận đơn ra file Excel để phục vụ việc lưu trữ, làm báo cáo nội bộ hoặc đối chiếu thủ công. Sapo cho phép bạn tùy chỉnh chính xác những thông tin nào muốn xuất ra để file báo cáo gọn nhẹ nhất.

1. Nhấn nút Xuất file tại góc trên cùng bên phải của màn hình danh sách vận đơn.
2. Trên cửa sổ Xuất file danh sách vận đơn bạn cần thiết lập các thông số sau:
   • Phạm vi xuất:
     • Tất cả vận đơn: Xuất toàn bộ dữ liệu đang có trên hệ thống.
     • Vận đơn trên trang này: Chỉ xuất các đơn đang hiển thị ở trang hiện tại.
     • Các vận đơn đã chọn: Chỉ xuất những vận đơn bạn đã tích chọn vào ô vuông trước đó.
   • Loại xuất file:
     • File tổng quan theo vận đơn: Một dòng tương ứng với một mã vận đơn.
     • File tổng quan theo sản phẩm: Chi tiết từng sản phẩm trong mỗi vận đơn.
     • File chi tiết: Bao gồm đầy đủ nhất các thông tin.
   • Tùy chỉnh trường dữ liệu (Nâng cao): Nếu bạn chỉ muốn lấy các thông tin quan trọng (ví dụ chỉ cần lấy Mã vận đơn, Tiền COD, Phí vận chuyển) để file Excel không bị rối, hãy nhấn vào dòng chữ xanh "Tùy chọn trường dữ liệu xuất". Tại đây, bạn tích chọn vào các ô thông tin muốn giữ lại và bỏ tích các thông tin không cần thiết.
3. Hoàn tất và Tải file:
   1. Nhấn nút Xuất file màu xanh để hệ thống bắt đầu xử lý.
   2. Màn hình sẽ hiển thị thông báo "Xuất file thành công".
   3. Bạn có thể tải file qua 2 cách:
      • Cách 1: Nhấn vào biểu tượng Chuông thông báo trên thanh menu, chọn thông báo "Xuất danh sách đơn hàng" để tải về.
      • Cách 2: Kiểm tra Email của chủ tài khoản. Hệ thống sẽ gửi một đường link tải file vào email (Link này có hiệu lực trong 7 ngày).

5. Tạo đơn hàng

• Ngoài việc quản lý các vận đơn đã có, hệ thống hỗ trợ lối tắt giúp bạn tạo nhanh đơn hàng mới ngay tại màn hình này mà không cần quay lại trang chủ.
• Nhấn vào nút + Tạo đơn hàng màu xanh dương nằm ở góc trên cùng bên phải màn hình. Hệ thống sẽ chuyển hướng bạn sang giao diện Tạo đơn hàng. Tại đây, bạn tiếp tục nhập thông tin khách hàng, sản phẩm và đẩy đơn sang nhà vận chuyển như bình thường.