Khi mua hàng từ nhà cung cấp, hàng về kho cần xử lý tạo đơn nhập hàng để xác nhận nhập hàng vào kho, ghi nhận số lượng hàng hoá tăng. Tính năng nhập hàng giúp lưu trữ, theo dõi quản lý các đơn nhập của cửa hàng.

Để tạo đơn nhập hàng trực tiếp, bạn chọn Quản lý kho > Nhập hàng > Tạo đơn nhập hàng

Bước 1: Chọn chi nhánh nhập hàng

Bạn có thể chọn 1 trong các chi nhánh có quản lý kho để nhập hàng vào chi nhánh

Bước 2: Thêm nhà cung cấp, Bạn nhấp chuột vào ô Tìm nhà cung cấp để chọn nhà cung cấp đã tạo trên Sapo hoặc nhập tên vào ô tìm kiếm.

Nếu chưa tạo nhà cung cấp, bạn nhấp chọn Thêm mới nhà cung cấp, pop-up sẽ hiện ra để bạn nhập thông tin nhà cung cấp

Lưu ý: Trường hợp nhân viên tạo đơn không có quyền xem nhà cung cấp vẫn có thể nhìn thấy tên nhà cung cấp và chọn, các thông tin chi tiết khác sẽ được ẩn.

Bước 3: Chọn Thông tin đơn nhập hàng: Chi nhánh tạo đơn, Nhân viên phụ trách, Ngày nhập dự kiến, Mã đơn nhập(nếu bỏ trống hệ thống tự sinh mã).

Bước 4: Chọn Thông tin sản phẩm theo các cách sau:

• Cách 1: Gõ vào ô tìm kiếm và chọn từng sản phẩm. Bạn có thể thêm mới sản phẩm nhanh trên màn tạo đơn nhập hàng

• Cách 2: Dùng máy quét mã vạch quét mã sản phẩm vào đơn.

• Cách 3: Bấm nút Chọn nhiều, tìm kiếm, chọn danh sách nhiều sản phẩm để nhập hàng nhà cung cấp.

Lưu ý:

• Chỉ sản phẩm có quản lý kho tại chi nhánh đang chọn mới có thể tìm kiếm và thêm vào đơn. Nếu thêm sản phẩm xong đổi chi nhánh nhập thì có thể xảy ra lỗi khi tạo đơn
• Chỉ hỗ trợ thêm tối đa 500 dòng ở trong đơn nhập hàng

Bước 5: Điền thông tin nhập của sản phẩm

• Số lượng nhập: Bạn nhấp vào ô Số lượng nhập rồi nhập con số tương ứng

• Đơn giá: Bạn nhấn vào đơn giá để sửa giá nhập hoặc thêm chiết khấu

Bước 6: Click vào ô Nhập kho khi tạo đơn nếu muốn nhập kho luôn khi tạo đơn nhập. Nếu không chọn, sau khi tạo đơn sẽ ở trạng thái Chưa nhập kho

Bước 7: Điền thông tin giảm giá tổng đơn nhập, chi phí nhập hàng, áp dụng thuế (nếu có):

• Điền giảm giá đơn (nếu có), tính trên tổng thành tiền sau khi đã giảm trừ chiết khấu ở từng sản phẩm

• Chi phí nhập hàng. Chi phí sẽ dùng để chia phân bổ giá vốn cho từng sản phẩm trong đơn theo tỷ lệ giá trị của từng sản phẩm

• Chọn đơn nhập có áp dụng thuế hay không.

Lưu ý: cửa hàng phải bật áp dụng Thuế tại mục Cấu hình > Thuế, và sản phẩm có Áp dụng thuế thì mới tính thuế cho sản phẩm trong đơn nhập.

Bước 8: Chọn thanh toán cho đơn nhập hàng

• Đã thanh toán: nhập số tiền, phương thức thanh toán, ngày ghi nhận (để ghi nhận vào sổ quỹ) và tham chiếu (nếu có), Khi tạo đơn thì hệ thống đồng thời xác nhận thanh toán cho đơn và tạo phiếu chi tương ứng

• Thanh toán sau: chưa xác nhận thanh toán cho đơn nhập khi tạo, có thể vào thanh toán bất cứ khi nào sau khi tạo thành công đơn nhập

Bước 9: Bấm Tạo đơn nhập hàng để xác nhận tạo đơn.

Trên đây là các thao tác hướng dẫn Tạo đơn nhập hàng trực tiếp.