Hướng dẫn quản lý phiếu thu

Tài liệu này mô tả cơ chế khởi tạo và quản lý Phiếu thu cho các nghiệp vụ phát sinh trên hệ thống Omni V3

1. Thuật Ngữ

Xem thêm tại : Tổng quan sổ quỹ.

2. Cơ chế tạo phiếu thu tự động

A. Sự kiện.

Các sự kiện hỗ trợ tạo phiếu thu tự động :

+ Thanh toán đơn hàng : xác nhận thủ công, xác nhận từ cổng thanh toán.

+ Nhận hoàn tiền từ nhà cung cấp : tạo hoàn trả nhà cung cấp và nhận hoàn tiền.

B. Cơ chế ghi sổ quỹ.

Hệ thống dựa vào thông tin phương thức thanh toán để nhập quỹ trên chứng từ thu chi.

- Nếu phương thức thanh toán là Tiền mặt:

+ Loại chứng từ : Phiếu thu tiền mặt.

+ Loại quỹ : Quỹ tiền mặt.

- Nếu phương thức thanh toán khác Tiền mặt:

+ Loại chứng từ : Phiếu thu vào TKNH :

+ Loại quỹ : Theo thông tin phương thức thanh toán (PTTT).

PTTT đã gắn tài khoản thụ hưởng: Quỹ tiền gửi theo tài khoản chỉ định.
PTTT chưa có tài khoản thụ hưởng: Chưa có thông tin quỹ.

3. Tạo phiếu thu thủ công

Trường hợp phát sinh các khoản thu ngoài mà hệ thống không quản lý, ví dụ như thu tiền lãi ngân hàng, thu tiền nhân viên hoàn ứng… người dùng cần tạo phiếu thu thủ công

Bước 1 : Chọn Tạo phiếu thu.

Bước 2 : Nhập các thông tin trên phiếu

Loại quỹ: “Tiền mặt” hoặc “Tài khoản ngân hàng”

Nếu chọn “Tài khoản ngân hàng”, người dùng cần chọn thêm Tài khoản nhận tiền. Danh sách tài khoản nhận tiền là danh sách tài khoản thụ hưởng đã được lập thành Quỹ/Sổ tiền gửi .

Lưu ý:

Tài khoản thụ hưởng chưa được lập thành Quỹ/Sổ sẽ không hiển thị trong danh sách này.

Trường hợp bạn không thấy tài khoản cần tìm, hãy chọn thêm mới và tạo sổ với tài khoản thụ hưởng bạn cần.

- Nhóm đối tượng nộp : Bao gồm: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Đối tác vận chuyển, Đối tác thanh toán, Đối tượng khác.

- Đối tượng nộp : Tên người nộp tiền.

- Lý do thu : Lý do nộp tiền vào quỹ. Hệ thống chỉ hiển thị những lý do thu chi phù hợp với Nhóm đối tượng nộp.

- Giá trị : Số tiền nộp.

- Diễn giải : Thông tin chi tiết về số tiền nộp.

- Chi nhánh nhận : chi nhánh nhận tiền, bắt buộc với Tiền mặt.

- Ngày nhận tiền : ngày phát sinh giao dịch, hỗ trợ nhập ngày trong quá khứ.

- Mã phiếu thu : nếu không nhập, hệ thống tự sinh mã mặc định.

- Tham chiếu : thông tin tham chiếu của giao dịch.

- Phương thức thanh toán : phương thức nộp tiền.

- Ảnh chứng từ : kéo hoặc chọn từ thư mục. Hỗ trợ định dạng ảnh png, jpeg, tối đa 10 ảnh, dung lượng tối đa 2MB/ảnh.

Bước 3 : Chọn Lưu để tạo phiếu.

4. Xem chi tiết phiếu thu

Tại màn danh sách, chọn phiếu thu cần xem để mở chi tiết phiếu thu

Thông tin trên phiếu thu.

Đầu trang :

+ “RVN04837”: Mã phiếu thu.

+ Nếu người dùng không nhập mã phiếu, hệ thống tự sinh mã với tiền tố RVN.

+ “19/11/2023 09:26”: Ngày tạo phiếu.

Thông tin chung :

+ “Thu tiền bán hàng”: Lý do thu.

+ "Nhi Nguyễn Thị " : Tên đối tượng nộp tiền.

+ “Khách hàng”: Nhóm đối tượng nộp.

+ “+2,000,000đ”: Giá trị.

+ “Tiền mặt”: Quỹ nhận tiền. Nếu là tài khoản ngân hàng thì tại đây sẽ hiển thị thông tin tài khoản, ví dụ: BIDV - 123455656 - Nguyễn Văn A.

Diễn giải :

+ Ảnh chứng từ.

+ Danh sách ảnh liên quan đến giao dịch .

+ Click vào ảnh để xóa/phóng to .

+ Thông tin bổ sung: Chi nhánh nhận, ngày nhận tiền, tham chiếu.

+ Chứng từ gốc: Nếu là chứng từ tạo tự động, thông tin chứng từ gốc sẽ hiển thị tại đây.

5. Cập nhật phiếu thu

Diễn giải, tham chiếu, ảnh chứng từ: click vào ô thông tin để điều chỉnh, không giới hạn chỉnh sửa
Chi nhánh nhận, ngày nhận tiền: nếu khi tạo phiếu chưa có thông tin này, người dùng có thể cập nhật sau đó. Tuy nhiên, các thông tin này chỉ hỗ trợ chỉnh sửa khi chưa có thông tin. Sau khi cập nhật, dữ liệu không được chỉnh sửa nữa.
Quỹ nhận tiền: Trường hợp khi tạo phiếu nếu không chỉ định được quỹ nhận tiền (thường xảy ra với phiếu thu tạo tự động), người dùng có thể kiểm tra và cập nhật lại quỹ bằng cách click vào biểu tượng Chỉnh sửa dưới giá trị phiếu và chọn Quỹ nhận tiền.

Trên đây là các thao tác hướng dẫn Quản lý phiếu thu.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để Sapo được tư vấn và giải đáp giúp bạn.

Bài viết trên có hữu ích cho bạn không?

Hữu ích Không hữu ích

Số lượt đánh giá hữu ích: