Ứng dụng Kiểm kho do Sapo phát triển được sử dụng để thống kê tồn kho thực tế của sản phẩm, so sánh với số lượng hiện tại trong cửa hàng. Dựa vào đó bạn có thể quyết định thay đổi hoặc giữ nguyên số liệu tồn kho trong hệ thống.

Với ứng dụng kiểm kho bạn có thể:

• Tạo phiếu kiểm kho
• Xem chi tiết phiếu kiểm kho đã tạo và tiến hành kiểm kho sản phẩm
• Xem danh sách phiếu kiểm kho đã tạo
• Cân bằng kho
• Sửa phiếu kiểm kho đã tạo
• Huỷ phiếu kiểm kho đã tạo
  

1. Tạo phiếu kiểm kho

Để tạo mới phiếu kiểm kho bạn thao tác theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào mục Ứng dụng ⇒ mục ứng dụng Kiểm kho

Lưu ý: bạn cần cài đặt ứng dụng vào cửa hàng để sử dụng. Truy cập vào đường dẫn tại đây để cài đặt.

• Bước 2: Tại màn Danh sách phiếu kiểm kho, bạn bấm vào nút Tạo phiếu kiểm kho

• Bước 3: Chọn chi nhánh kiểm kho và sản phẩm kiểm

Chi nhánh kiểm: chọn chi nhánh quản lý kho mà bạn muốn kiểm kho

Chọn sản phẩm để kiểm kho:

• • Tìm và click chọn từng sản phẩm
  • Tất cả sản phẩm của cửa hàng
  • Chọn sản phầm nằm trong danh mục sản phẩm
  • Chọn sản phẩm nằm trong loại sản phẩm
  • Chọn sản phẩm theo tình trạng kho của kho hiện tại, bao gồm các lựa chọn: Tồn kho > 0; Tồn kho = 0; Tồn kho < 0

Chọn sản phẩm sau: phiếu kiểm hàng được tạo chưa có sản phẩm, bạn có thể thêm sản phẩm vào phiếu kiểm sau.

• Bước 4: Bấm Tạo phiếu kiểm

Phiếu kiểm được tạo ra ở trạng thái Đang kiểm kho

Thông tin sản phẩm trong phiếu có:

• • Tồn chi nhánh: Số lượng tồn hiện tại của sản phẩm trong hệ thống
  • Tồn thực tế: Số lượng thực tế của sản phẩm. Mục này bạn tự nhập, sau khi lưu lại và cân bằng kho phần mềm sẽ ghi nhận tồn kho theo số lượng đã điều chỉnh này.

Ví dụ: Sản phẩm áo tồn kho trên hệ thống là 4 nhưng thực tế kiểm ở kho hiện tại chỉ còn 1. Bạn điền số 1 vào ô sau điều chỉnh.

• • SL chênh lệch = Tồn thực tế - Tồn chi nhánh
  • Giá trị chênh lệch = SL chênh lệch * giá vốn của sản phẩm ở thời điểm hiện tại
  • Lý do: chọn lý do điều chỉnh tồn kho trong danh sách có sẵn
    

2. Kiểm kho sản phẩm

Với phiếu kiểm đã tạo xong và ở trạng thái Đang kiểm kho, bạn có thể tiếp tục kiểm kho điền số tồn thực tế cho sản phẩm trên phiếu bằng cách:

• Cách 1: Điền số kiểm được tồn thực tế của từng sản phẩm vào ô Tồn thực tế. Khi bạn điền thì hệ thống sẽ lưu lại luôn số tồn thực tế của sản phẩm trên phiếu, bạn không cần thao tác bấm Lưu.
  

Bạn có thể thêm sản phẩm để kiểm bằng cách bấm vào dòng “Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm”, sau khi chọn xong sản phẩm, bạn điền số lượng tồn thực tế cho sản phẩm.

• Cách 2: Sử dụng máy quét mã vạch để ghi nhận sản phẩm đếm được: 

• • Bước 1: Tại màn hình phiếu kiểm hàng, bạn click vào nút Quét mã vạch

• • Bước 2: Pop-up quét mã vạch hiện lên, bạn dùng máy quét để quét ghi nhận mã vạch sản phẩm và số lượng quét được tương ứng

Lưu ý: Để đảm bảo mã vạch được ghi nhận ngay khi quét, ở bước này hệ thống sẽ chưa ghi nhận luôn mã và sản phẩm quét được vào phiếu; bạn cần thao tác các bước tiếp theo để ghi nhận.

• • Bước 3: sau khi hoàn thành quét mã vạch, bạn bấm Tiếp tục để ghi nhận sản phẩm và số lượng quét được vào trong phiếu.

Bạn chọn 1 trong 2 lựa chọn sau để ghi nhận số lượng kiểm vào phiếu trong trường hợp phiếu đã có sản phẩm và số lượng tương ứng trong phiếu:

• • • Ghi đè số lượng quét được lên số lượng tồn thực tế sản phẩm đã điền trong phiếu
    • Cộng gộp số lượng quét được với số lượng tồn thực tế sản phẩm đã điền trong phiếu. Với lựa chọn này, bạn có thể kiểm nhiều lần trên một phiếu, hoặc cho nhiều nhân viên kiểm trên cùng một phiếu, mỗi nhân viên làm xong sẽ chọn cộng gộp để ghi nhận con số tổng cuối cùng, không lo bị sai hay thiếu dữ liệu.

Sau khi chọn và bấm xác nhận thì hệ thống sẽ xử lý 1 khoảng thời gian để xử lý ghi nhận sản phẩm và số lượng thực tế vào trong phiếu.

• Cách 3: Nhập file excel sản phẩm kiểm 

• • Bước 1: Tại phiếu kiểm kho, bạn chọn nút Nhập file excel
    

• • Bước 2: Tại pop-up nhập file, bạn tải mẫu file nhập về máy và điền thông tin vào file dữ liệu mẫu

• • • Mã barcode: Bắt buộc nhập Barcode hoặc SKU, hệ thống sẽ sử dụng mã Barcode điền trong file để xác nhận sản phẩm ghi nhận vào phiếu kiểm. Nếu để trống, cần nhập Mã SKU để xác nhận sản phẩm.
    • Mã SKU: Bắt buộc nhập Barcode hoặc SKU, hệ thống sẽ ưu tiên sử dụng mã Barcode điền trong file để xác nhận sản phẩm ghi nhận vào phiếu kiểm. Nếu không nhập Barcode, hệ thống sử dụng mã SKU để xác nhận sản phẩm.
    • Tên sản phẩm: nhập tên sản phẩm kiểm hoặc để trống
    • Tồn thực tế: Nhập số nguyên >= 0 hoặc để trống
    • Lý do: Chọn lý do trong danh sách có sẵn, nếu nhập lý do khác hoặc để trống thì sẽ không ghi nhận lý do kiểm hàng cho sản phẩm.
      
•  
  • Bước 3: Sau khi điền xong thông tin bạn lưu file và quay lại màn hình nhập file trên ứng dụng, chọn tải file đã lưu lên

Bạn chọn 1 trong 2 lựa chọn sau để ghi nhận số lượng trong file excel vào phiếu trong trường hợp phiếu đã có sản phẩm và số lượng tương ứng trong phiếu:

• • • Ghi đè số lượng quét được lên số lượng tồn thực tế sản phẩm đã điền trong phiếu
    • Cộng gộp số lượng quét được với số lượng tồn thực tế sản phẩm đã điền trong phiếu. 
      
•  
  • Bước 4: Bấm nhập file

Hệ thống sẽ xử lý ghi nhận sản phẩm trong file excel vào phiếu kiểm.

3. Cân bằng phiếu kiểm kho

Sau khi đã hoàn tất kiểm kho điền đầy đủ số lượng tồn thực thế, bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin sản phẩm trong phiếu kiểm.

Bạn có thể kiểm tra nhanh sản phẩm trong phiếu kiểm được phân loại theo từng tab:

• Tất cả: Toàn bộ sản phẩm trong phiếu
• Chưa kiểm: danh sách sản phẩm trong phiếu chưa điền số Tồn thực tế
• Đã kiểm: danh sách sản phẩm trong phiếu đã được điền số Tồn thực tế
• Khớp: Danh sách sản phẩm trong phiếu đã điền số tồn thực tế và số Tồn thực tế khớp với số Tồn chi nhánh
• Lệch: Danh sách sản phẩm trong phiếu đã điền số tồn thực tế và số Tồn thực tế không khớp với số Tồn chi nhánh
  

Sau khi đã kiểm tra xong toàn bộ, bạn bấm nút Cân bằng kho để ghi nhận số lượng tồn thực tế thay thế cho số tồn chi nhánh trên hệ thống theo thông tin trong phiếu. Sau khi hoàn thành cân bằng, phiếu chuyển sang Trạng thái Đã cân bằng

Lưu ý:

• Nếu trong phiếu có sản phẩm chưa kiểm, sau khi bấm nút Cân bằng hệ thống sẽ chưa xử lý và cảnh báo, bạn lựa chọn loại bỏ các sản phẩm chưa kiểm ra khỏi phiếu rồi cân bằng hoặc quay lại điền số tồn thực tế cho các sản phẩm chưa kiểm.
• Quá trình xử lý cân bằng kho có thể mất 1 khoảng thời gian, bạn có thể thoát ra các tính năng khác để thao tác quản lý mà không cần đợi ở trong phiếu
• Nếu sản phẩm trong phiếu chưa được lưu kho tại chi nhánh cân bằng thì hệ thống sẽ không xử lý sản phẩm đó và trả lỗi chi tiết ở dòng sản phẩm đó trong phiếu
  

4. Sửa phiếu kiểm kho

Ở màn hình chi tiết phiếu khối Thông tin phiếu, bạn cũng có thể chọn vào biểu tượng  để sửa các thông tin chung.

• Nhân viên kiểm: chọn nhân viên kiểm của phiếu. Nhân viên phải có quyền ứng dụng Kiểm kho thì mới chọn được.
• Ghi chú: thêm ghi chú cho phiếu kiểm
• Tag: thêm tag để quản lý phiếu kiểm
  

5. Huỷ phiếu kiểm kho

Phiếu có trạng thái là Đang kiểm kho thì bạn có thể Huỷ.

Sau khi hoàn thành Huỷ, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Đã huỷ.

6. Xem danh sách phiếu kiểm kho

Tại màn hình danh sách phiếu kiểm, bạn có thể xem toàn bộ các phiếu kiểm đã tạo gồm các thông tin:

• Mã phiếu
• Trạng thái: bao gồm các trạng thái: Đang kiểm kho, Đã cân bằng, Đã huỷ
• Chi nhánh: là chi nhánh kiểm kho
• Ngày tạo: ngày tạo phiếu kiểm
• Ngày cân bằng: ngày hoàn tất cân bằng phiếu kiểm
• Nhân viên tạo: nhân viên tạo phiếu
• Nhân viên cân bằng: nhân viên thao tác cân bằng phiếu
  

Bạn có thể tìm kiếm phiếu kiểm theo mã phiếu, hoặc lọc ra các phiếu kiểm theo các bộ lọc:

• Trạng thái
• Ngày tạo
• Ngày cân bằng
• Ngày huỷ
• Sản phẩm
• Tags
• Nhân viên tạo
• Nhân viên phụ trách kiểm
• Nhân viên cân bằng
• Nhân viên huỷ
• Chi nhánh
  

7. Sử dụng điện thoại để kiểm kho

Để kiểm kho trên điện thoại, bạn truy cập vào Ứng dụng Sapo trên điện thoại di động và thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: vào Ứng dụng Sapo > chọn mục Thêm > Chọn phần Ứng dụng
• Bước 2: Tại danh sách Ứng dụng đã cài đặt, bạn chọn Kiểm kho
• Bước 3: Bạn thao tác tạo phiếu, chọn sản phẩm điền số lượng tồn kho
  Lưu ý: bạn có thể sử dụng camera điện thoại để quét mã vạch kiểm kho nhanh chóng và chính xác
• Bước 4: Bạn cân bằng kho phiếu kiểm để cập nhật tồn kho sản phẩm
  

Trên đây là hướng dẫn sử dụng Ứng dụng kiểm kho.