Tính năng Nhập hàng bằng file Excel cho phép bạn dễ dàng nhập hàng loạt sản phẩm vào hệ thống. Với file Excel được chuẩn bị sẵn, bạn có thể nhanh chóng cập nhật thông tin sản phẩm, lô hàng, hạn sử dụng và số lượng tồn kho, tối ưu hóa quy trình nhập liệu và quản lý kho.

Điều kiện tiên quyết

• Quyền tài khoản: Tài khoản được phân quyền Xem sản phẩm, Tạo sản phẩm, Sửa sản phẩm, Khởi tạo và sửa tồn kho sản phẩm, Xem giá vốn, Nhập hàng (xem, tạo, sửa, huỷ đơn nhập) tại Cấu hình > Quản lý nhân viên.

  Xem hướng dẫn phân quyền tại đây.

Bước 1: Tại trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn chọn Quản lý kho > Nhập hàng

Bước 2: Tại màn hình Danh sách đơn nhập hàng, nhấp chọn nút Nhập file

Bước 3: Ở popup Nhập file đơn nhập hàng, bạn nhấp vào Tải file dữ liệu mẫu để tải về máy file mẫu nhập đơn nhập hàng.

Bước 4: Nhập thông tin vào file theo mô tả chi tiết thông tin các trường

Lưu ý:

• Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải nhập.
• Trong phần thông tin lô mục Nhập lô trường Mã lô là bắt buộc nếu sản phẩm được quản lý theo lô - HSD.
• Định dạng ngày tháng: trường Ngày sản xuất và Hạn sử dụng phải đúng theo dd/mm/yyyy và định dạng ô phải là Text để đảm bảo hệ thống đọc chính xác.

Chi tiết trường thông tin:

Lưu ý:

• Ngoài các thông tin bắt buộc nhập, bạn nhập thông tin lô theo từng dòng sản phẩm, mỗi lô 1 dòng tương ứng với số lượng nhập ở cột bên cạnh
• Nếu tài khoản không có quyền xem giá vốn thì các trường Đơn giá, Chiết khấu sản phẩm, Chiết khấu đơn nhập để trống.

Bước 5: Tại trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái, bạn chọn Quản lý kho > Nhập hàng > Nhập file và thực hiện kéo thả hoặc tải file lên

Bước 6: Thực hiện chọn Chi nhánh tạo đơn và Nhà cung cấp. Để nhập file đơn nhập hàng bạn cần chọn 2 trường này và không được bỏ trống.

Bước 7: Chọn Nhập file để hoàn tất hoặc Huỷ

Bước 8: Kiểm tra lại đơn sau khi được tạo từ nhập file đơn nhập

• Lô của sản phẩm sẽ được thêm vào dưới dòng của sản phẩm trong đơn nhập
• Những lô chưa tồn tại sẽ được tạo tại tất cả các chi nhánh
• Số lượng của 1 sản phẩm lô trong đơn nhập sẽ bằng tổng số lượng lô tương ứng trong file nhập

Nếu file nhập không thành công, bạn có thể kiểm tra lỗi nhập file ở phần thông báo theo các cách sau:

1. Cách 1: Ngay khi hoàn thành nhập file, màn hình sẽ hiển thị pop-up thông báo kết quả Nhập file đơn nhập hàng thành công, bấm vào link file đính kèm trong phần thông báo để xem chi tiết.
2. Cách 2: Truy cập thông báo trên trang quản trị bằng cách bấm vào biểu tượng thông báo (hình cái chuông) góc trên bên phải màn hình > mục Hệ thống > chọn thông báo Nhập file tạo đơn nhập hàng để xem kết quả, nguyên nhân lỗi (nếu có)
3. Cách 3: Truy cập vào email của tài khoản đăng nhập để kiểm tra email kết quả từ hệ thống gửi về và xử lý các lỗi nhập liệu (nếu có).

Lưu ý:

• Lô chưa tồn tại trong sản phẩm sẽ được tạo mới khi tạo lô trong file nhập
• Ngày sản xuất, Hạn sử dụng của lô sẽ được cập nhập theo thông tin lô trong file nhập, nếu để trống 2 trường thông tin trên, Ngày sản xuất, Hạn sử dụng của lô sẽ không được cập nhật.