Xử lý đơn hàng (Phần 1)

1. Quản lý danh sách đơn hàng

Danh sách đơn hàng là nơi tập hợp tất cả các đơn hàng được tạo. Bạn có thể xem các thông tin của đơn hàng: Mã đơn hàng, khách hàng, trạng thái đơn hàng, tổng tiền, ngày tạo… Tại danh sách đơn hàng bạn có thể thực hiện các thao tác :

1.1. Xem nhanh thông tin đơn hàng tại màn danh sách đơn hàng

Nhấp vào " >>" icon trong các dòng của danh sách đơn hàng bạn có thể xem nhanh chi tiết đơn hàng trong cửa sổ xổ xuống.

Tại đây bạn có thể xem được tổng quan thông tin như tên khách hàng, ghi chú, tag, sản phẩm mua.

Biểu tượng

cạnh mã đơn hàng cũng cung cấp thêm cho bạn về thông tin ghi chú về đơn hàng.

1.2. Tìm kiếm đơn hàng

Tại danh sách đơn hàng, bạn nhập vào ô tìm kiếm theo : mã đơn hàng, số điện thoại khách hàng, tên khách hàng, tên sản phẩm, mã sku, mã vận đơn. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả danh sách đơn hàng theo thông tin tìm kiếm :

Nếu bạn muốn lọc một loạt mã đơn hàng, hay số điện thoại, thì bạn có thể nhập nhiều giá trị, mỗi giá trị cách nhau một dấu “,”

Lưu ý:

Bạn có thể tìm kiếm tối đa được 250 giá trị, cách nhau bởi dấu “,”.

1.3. Lọc đơn hàng

Theo mặc định, ở mục Tất cả đơn hàng sẽ được hiển thị theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất. Khi sử dụng bộ lọc, bạn có thể lọc được những danh sách đơn hàng phù hợp với yêu cầu tìm kiếm theo các bước :

- Nhấp vào " bộ lọc khác ".

- Chọn tiêu chí lọc đơn hàng, bạn có thể tìm kiếm theo tên bộ lọc ở ô tìm kiếm ở đầu danh sách bộ lọc.

- Chọn giá trị cho bộ lọc cụ thể. Bạn sẽ thấy nhiều giá trị khác nhau.

Bộ lọc nổi bật :

- Chi nhánh : Lọc theo chi nhánh tạo đơn.

- Sản phẩm : Lọc theo tên sản phẩm kết hợp với tên phiên bản sản phẩm có trong đơn hàng.

- Nguồn đơn hàng : Lọc theo nguồn đơn hàng.

- Khách hàng : Lọc theo tên khách hàng.

- Trạng thái đơn hàng : Đang giao dịch/Đã lưu trữ/Đã hủy.

- Kênh : Lọc theo kênh bán hàng tạo đơn hàng.

- Ứng dụng tạo đơn : Lọc theo ứng dụng tạo đơn hàng.

Thông tin giao hàng :

- Đối tác vận chuyển : Lọc theo đối tác vận chuyển được chọn để xử lý giao hàng.

- Hình thức vận chuyển : Đẩy vận chuyển tích hợp, Đẩy vận chuyển ngoài, Giao qua ship cửa hàng, Lấy hàng tại cửa hàng, Bán tại cửa hàng bán lẻ.

- Xử lý giao hàng : Chưa xử lý, Đã xử lý, Đã xử lý một phần, Đã hoàn kho.

- Trạng thái giao hàng : Chờ lấy hàng, Đã lấy hàng, Đang giao hàng, Chờ giao lại, Đã giao hàng, Đang hoàn hàng, Đã hoàn hàng, Đã hủy.

- Khu vực : Tìm kiếm theo khu vực giao hàng, ví dụ Hà Nội - Quận Ba Đình…

Thông tin thanh toán :

- Phương thức thanh toán : Lọc theo phương thức thanh toán được sử dụng trong đơn hàng.

- Trạng thái thanh toán : Chưa thanh toán / Chờ xác nhận / Thanh toán một phần / Đã thanh toán / Hoàn tiền một phần.

Thời gian :

- Ngày tạo : Lọc theo ngày tạo đơn hàng.

- Ngày cập nhật : Ngày cập nhật đơn hàng cuối cùng.

- Ngày hủy đơn : Ngày đơn hàng bị hủy.

Thông tin khác :

- Tag : Lọc theo tags có trong đơn hàng.

- Lý do hủy đơn hàng : Khách hàng muốn hủy đơn hàng/Đơn hàng có gian lận/Không đủ hàng tồn kho/Thanh toán đã bị từ chối/Lý do khác.

1.4. Lưu bộ lọc thành chế độ xem mới

Sau khi thực hiện tìm kiếm và lọc đơn hàng, nếu bạn muốn lưu lại thành tab mới để có thể xem nhanh trong tương lại bạn thực hiện nhấn Lưu bộ lọc :

Bạn cũng có thể ghi đè bộ lọc có sẵn bằng cách lựa chọn “Lưu vào bộ lọc đã có” sau đó lựa chọn bộ lọc hiện có để ghi đè.

Để xóa bộ lọc, nhấp chuột vào bộ lọc cần chọn, nhấn vào icon “x” ở cạnh tên tab :

1.5. Thao tác nhanh nhiều đơn hàng

Khi cần thao tác nhanh chóng nhiều đơn hàng cùng lúc, bạn có thể sử dụng thao tác hàng loạt với bộ lọc.

Bước 1: Bạn lọc danh sách đơn hàng theo các bước hướng dẫn ở mục Lọc đơn hàng. Sau khi lọc, hệ thống sẽ hiển thị danh sách thỏa mãn điều kiện lọc.
Bước 2: Bạn tích chọn trước các mã đơn hàng cần thao tác hoặc tích vào ô trên thanh menu để chọn toàn bộ trang.

Bước 3 : Trong menu chọn thao tác thả xuống, nhấp chuột chọn một thao thác mà bạn cần thực hiện.

- Giao hàng hàng loạt
- Lưu trữ
- Hủy lưu trữ
- Xóa tag
- Thêm tag

1.6. Điều chỉnh cột hiển thị

Giúp người dùng có thể thêm các trường thông tin và sắp xếp vị trí các cột phù hợp với yêu cầu công việc. Điều chỉnh này sẽ được lưu theo từng tài khoản thao tác.

Bước 1: Trong giao diện Danh sách đơn hàng, bạn chọn Điều chỉnh cột hiển thị.

Bước 2 : Bạn có thể tích chọn các cột cần hiển thị thông tin và kéo thả để thay đổi vị trí cột.

Sau khi điều chỉnh xong bạn nhấn Lưu để hoàn tất.

1.7. Xuất danh sách đơn hàng

Bạn chọn xuất file để tải danh sách đơn hàng dạng Excel về mail.

Giới hạn kết quả xuất :

Tất cả đơn hàng : tất cả đơn hàng trong cửa hàng
Đơn hàng trên trang này : những đơn hàng ở trang hiện tại đang xem
Các đơn hàng được chọn : những đơn hàng được tích chọn
4098 đơn hàng phù hợp với kết quả tìm kiếm : những đơn hàng phù hợp với điều kiện tìm kiếm và tiêu chí lọc

Loại file xuất : Chọn 1 trong 3 loại phù hợp :

File tổng quan theo đơn hàng : liệt kê danh sách xuất theo đơn hàng.
File tổng quan theo sản phẩm : liết kê danh sách xuất theo mặt hàng có trong đơn hàng.
File chi tiết : liệt kê danh sách đơn hàng chi tiết.
Bạn có thể nhấn vào tuỳ chọn trường hiển thị để lựa chọn các thông tin xuất ra :

2. Trạng thái đơn hàng

Đơn hàng có nhiều trạng thái như Trạng thái đơn hàng, trạng thái thanh toán, trạng thái xử lý vận chuyển, trạng thái trả hàng, trạng thái giao hàng.

Những trạng thái này giúp bạn tạo các bộ lọc truy cập nhanh theo vận hàng của cửa hàng. Bạn có thể lọc đơn hàng bằng cách kết hợp các trạng thái đơn hàng khác nhau.

2.1. Trạng thái đơn hàng

Đơn hàng có các trạng thái : Đang giao dịch, Đã lưu trữ, Đã hủy. Bạn có thể xem mô tả chi tiết trong bảng dưới đây :

2.2. Trạng thái thanh toán

2.3. Trạng thái xử lý vận chuyển

2.4. Trạng thái trả hàng

2.5. Trạng thái giao hàng

3. Xử lý giao hàng

Sau khi nhận được đơn hàng mới, bạn sẽ bắt đầu xử lý giao hàng cho đơn hàng theo các bước sau đây:

Truy cập chi tiết đơn hàng cần xử lý giao hàng
Kiểm tra thông tin chi nhánh bán và thông tin tồn kho sản phẩm. Nếu bạn muốn chuyển chi nhánh bạn, tại mục chi nhánh nhấn icon chỉnh sửa để mở popup chuyển chi nhánh, các chi nhánh không đủ điều kiện sẽ hiển thị lý do :

Tại chi tiết đơn hàng, khối sản phẩm, đối với sản phẩm yêu cầu vận chuyển sẽ có 2 thao tác : Xác nhận đã giao, Đẩy vận chuyển :

Xác nhận đã giao : bạn đã xử lý giao hàng ngoài hệ thống Sapo, và chỉ cần ghi nhận trạng thái về Sapo thì có thể lựa chọn thao tác Xác nhận đã giao, sau đó lựa chọn hình thức và đối tác vận chuyển, sau đó nhấn Xác nhận để hoàn tất.
Đẩy vận chuyển : bạn thực hiện đẩy vận chuyển qua hệ thống Sapo, và đối tác sẽ nhận yêu cầu vận chuyển và đến lấy hàng xử lý giao cho gói hàng.

Khi đẩy vận chuyển qua Sapo, Sapo sẽ tự động cập nhật trạng thái và thông tin vận đơn. Bạn có thể theo dõi thông tin này tại chi tiết đơn hàng và chi tiết vận đơn :

Nếu bạn muốn thực hiện Hủy quá trình đẩy đơn, nhấn “Hủy giao hàng”, tuy nhiên hãy lưu ý vì việc hủy có thể không thực hiện được nếu đơn đã đẩy sang đối tác, bạn cần liên hệ riêng sang đối tác vận chuyển để xử lý yêu cầu này.

Với đơn hàng có sản phẩm quản lý lô - HSD thì ở bước này:

Nếu bạn chọn cấu hình Chọn lô tự động thì không cần thao tác gì thêm, hệ thống sẽ tự động chọn lô khi xuất kho.
Nếu bạn cấu hình Chọn lô thủ công, khi bấm Xác nhận giao hàng/ Đẩy vận chuyển, cần phải chọn lô cho sản phẩm thì mới xác nhận xuất kho giao hàng được

Bạn thực hiện các bước sau để chọn lô bán hàng cho sản phẩm:

Bước 1: Tại dòng sản phẩm lô trong đơn, bạn bấm Chọn lô bán hàng
Bước 2: Pop-up danh sách lô hiển thị lên, bạn điền số lượng lô bán theo từng lô:

Lưu ý: Tổng số lượng lô chọn phải bằng số lượng bán của sản phẩm đã điền

Bước 3: Bấm Xác nhận để xác nhận chọn lô cho sản phẩm, các lô đã chọn cùng số lượng từng lô sẽ hiển thị kèm sản phẩm

Bạn có thể bấm vào Chọn lô bán hàng để điều chỉnh lô đã chọn, hoặc click vào dấu x để xoá nhanh lô đã chọn.

Xem tiếp hướng dẫn Xử lý đơn hàng (Phần 2)