Xử Lý Đơn Hàng

1.Quản lý danh sách đơn hàng

Danh sách đơn hàng là nơi tập hợp tất cả các đơn hàng được tạo. Bạn có thể xem các thông tin của đơn hàng: Mã đơn hàng, khách hàng, trạng thái đơn hàng, tổng tiền, ngày tạo… Tại danh sách đơn hàng bạn có thể thực hiện các thao tác :

1.1.Xem nhanh thông tin đơn hàng tại màn danh sách đơn hàng.

Nhấp vào " >>" icon trong các dòng của danh sách đơn hàng bạn có thể xem nhanh chi tiết đơn hàng trong cửa sổ xổ xuống.

Tại đây bạn có thể xem được tổng quan thông tin như tên khách hàng, ghi chú, tag, sản phẩm mua.

Biểu tượng

cạnh mã đơn hàng cũng cung cấp thêm cho bạn về thông tin ghi chú về đơn hàng.

1.2 : Tìm kiếm đơn hàng.

Tại danh sách đơn hàng, bạn nhập vào ô tìm kiếm theo : mã đơn hàng, số điện thoại khách hàng, tên khách hàng, tên sản phẩm, mã sku, mã vận đơn. Hệ thống sẽ hiển thị kết quả danh sách đơn hàng theo thông tin tìm kiếm :

Nếu bạn muốn lọc một loạt mã đơn hàng, hay số điện thoại, thì bạn có thể nhập nhiều giá trị, mỗi giá trị cách nhau một dấu “,”

Lưu ý:

Bạn có thể tìm kiếm tối đa được 250 giá trị, cách nhau bởi dấu “,”.

1.3.Lọc đơn hàng.

Theo mặc định, ở mục Tất cả đơn hàng sẽ được hiển thị theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất. Khi sử dụng bộ lọc, bạn có thể lọc được những danh sách đơn hàng phù hợp với yêu cầu tìm kiếm theo các bước :

- Nhấp vào " bộ lọc khác ".

- Chọn tiêu chí lọc đơn hàng, bạn có thể tìm kiếm theo tên bộ lọc ở ô tìm kiếm ở đầu danh sách bộ lọc.

- Chọn giá trị cho bộ lọc cụ thể. Bạn sẽ thấy nhiều giá trị khác nhau.

Bộ lọc nổi bật :

- Chi nhánh : Lọc theo chi nhánh tạo đơn.

- Sản phẩm : Lọc theo tên sản phẩm kết hợp với tên phiên bản sản phẩm có trong đơn hàng.

- Nguồn đơn hàng : Lọc theo nguồn đơn hàng.

- Khách hàng : Lọc theo tên khách hàng.

- Trạng thái đơn hàng : Đang giao dịch/Đã lưu trữ/Đã hủy.

- Kênh : Lọc theo kênh bán hàng tạo đơn hàng.

- Ứng dụng tạo đơn : Lọc theo ứng dụng tạo đơn hàng.

Thông tin giao hàng :

- Đối tác vận chuyển : Lọc theo đối tác vận chuyển được chọn để xử lý giao hàng.

- Hình thức vận chuyển : Đẩy vận chuyển tích hợp, Đẩy vận chuyển ngoài, Giao qua ship cửa hàng, Lấy hàng tại cửa hàng, Bán tại cửa hàng bán lẻ.

- Xử lý giao hàng : Chưa xử lý, Đã xử lý, Đã xử lý một phần, Đã hoàn kho.

- Trạng thái giao hàng : Chờ lấy hàng, Đã lấy hàng, Đang giao hàng, Chờ giao lại, Đã giao hàng, Đang hoàn hàng, Đã hoàn hàng, Đã hủy.

- Khu vực : Tìm kiếm theo khu vực giao hàng, ví dụ Hà Nội - Quận Ba Đình…

Thông tin thanh toán :

- Phương thức thanh toán : Lọc theo phương thức thanh toán được sử dụng trong đơn hàng.

- Trạng thái thanh toán : Chưa thanh toán / Chờ xác nhận / Thanh toán một phần / Đã thanh toán / Hoàn tiền một phần.

Thời gian :

- Ngày tạo : Lọc theo ngày tạo đơn hàng.

- Ngày cập nhật : Ngày cập nhật đơn hàng cuối cùng.

- Ngày hủy đơn : Ngày đơn hàng bị hủy.

Thông tin khác :

- Tag : Lọc theo tags có trong đơn hàng.

- Lý do hủy đơn hàng : Khách hàng muốn hủy đơn hàng/Đơn hàng có gian lận/Không đủ hàng tồn kho/Thanh toán đã bị từ chối/Lý do khác.

1.4. Lưu bộ lọc thành chế độ xem mới

Sau khi thực hiện tìm kiếm và lọc đơn hàng, nếu bạn muốn lưu lại thành tab mới để có thể xem nhanh trong tương lại bạn thực hiện nhấn Lưu bộ lọc :

Bạn cũng có thể ghi đè bộ lọc có sẵn bằng cách lựa chọn “Lưu vào bộ lọc đã có” sau đó lựa chọn bộ lọc hiện có để ghi đè.

Để xóa bộ lọc, nhấp chuột vào bộ lọc cần chọn, nhấn vào icon “x” ở cạnh tên tab :

1.5.Thao tác nhanh nhiều đơn hàng.

Khi cần thao tác nhanh chóng nhiều đơn hàng cùng lúc, bạn có thể sử dụng thao tác hàng loạt với bộ lọc.

Bước 1: Bạn lọc danh sách đơn hàng theo các bước hướng dẫn ở mục Lọc đơn hàng. Sau khi lọc, hệ thống sẽ hiển thị danh sách thỏa mãn điều kiện lọc.
Bước 2: Bạn tích chọn trước các mã đơn hàng cần thao tác hoặc tích vào ô trên thanh menu để chọn toàn bộ trang.

Bước 3 : Trong menu chọn thao tác thả xuống, nhấp chuột chọn một thao thác mà bạn cần thực hiện.

- Giao hàng hàng loạt.

- Lưu trữ.

- Hủy lưu trữ.

- Xóa tag.

- Thêm tag.

1.6. Điều chỉnh cột hiển thị.

Giúp người dùng có thể thêm các trường thông tin và sắp xếp vị trí các cột phù hợp với yêu cầu công việc. Điều chỉnh này sẽ được lưu theo từng tài khoản thao tác.

Bước 1: Trong giao diện Danh sách đơn hàng, bạn chọn Điều chỉnh cột hiển thị.

Bước 2 : Bạn có thể tích chọn các cột cần hiển thị thông tin và kéo thả để thay đổi vị trí cột.

Sau khi điều chỉnh xong bạn nhấn Lưu để hoàn tất.

1.7. Xuất danh sách đơn hàng.

Bạn chọn xuất file để tải danh sách đơn hàng dạng Excel về mail.

Giới hạn kết quả xuất :

Tất cả đơn hàng : tất cả đơn hàng trong cửa hàng

- Đơn hàng trên trang này : những đơn hàng ở trang hiện tại đang xem

- Các đơn hàng được chọn : những đơn hàng được tích chọn

- 4098 đơn hàng phù hợp với kết quả tìm kiếm : những đơn hàng phù hợp với điều kiện tìm kiếm và tiêu chí lọc

Loại file xuất : Chọn 1 trong 3 loại phù hợp :

- File tổng quan theo đơn hàng : liệt kê danh sách xuất theo đơn hàng.

- File tổng quan theo sản phẩm : liết kê danh sách xuất theo mặt hàng có trong đơn hàng.

- File chi tiết : liệt kê danh sách đơn hàng chi tiết.

- Bạn có thể nhấn vào tuỳ chọn trường hiển thị để lựa chọn các thông tin xuất ra :

2.Trạng thái đơn hàng

Đơn hàng có nhiều trạng thái như Trạng thái đơn hàng, trạng thái thanh toán, trạng thái xử lý vận chuyển, trạng thái trả hàng, trạng thái giao hàng.

Những trạng thái này giúp bạn tạo các bộ lọc truy cập nhanh theo vận hàng của cửa hàng. Bạn có thể lọc đơn hàng bằng cách kết hợp các trạng thái đơn hàng khác nhau.

2.1.Trạng thái đơn hàng.

Đơn hàng có các trạng thái : Đang giao dịch, Đã lưu trữ, Đã hủy. Bạn có thể xem mô tả chi tiết trong bảng dưới đây :

2.2.Trạng thái thanh toán.

2.3.Trạng thái xử lý vận chuyển.

2.4. Trạng thái trả hàng.

2.5.Trạng thái giao hàng.

3. Xử lý giao hàng

Sau khi nhận được đơn hàng mới, bạn sẽ bắt đầu xử lý giao hàng cho đơn hàng theo các bước sau đây:

- Truy cập chi tiết đơn hàng cần xử lý giao hàng

- Kiểm tra thông tin chi nhánh bán và thông tin tồn kho sản phẩm. Nếu bạn muốn chuyển chi nhánh bạn, tại mục chi nhánh nhấn icon chỉnh sửa để mở popup chuyển chi nhánh, các chi nhánh không đủ điều kiện sẽ hiển thị lý do :

Tại chi tiết đơn hàng, khối sản phẩm, đối với sản phẩm yêu cầu vận chuyển sẽ có 2 thao tác : Xác nhận đã giao, Đẩy vận chuyển :

+ Xác nhận đã giao : bạn đã xử lý giao hàng ngoài hệ thống Sapo, và chỉ cần ghi nhận trạng thái về Sapo thì có thể lựa chọn thao tác Xác nhận đã giao, sau đó lựa chọn hình thức và đối tác vận chuyển, sau đó nhấn Xác nhận để hoàn tất.

+ Đẩy vận chuyển : bạn thực hiện đẩy vận chuyển qua hệ thống Sapo, và đối tác sẽ nhận yêu cầu vận chuyển và đến lấy hàng xử lý giao cho gói hàng.

Khi đẩy vận chuyển qua Sapo, Sapo sẽ tự động cập nhật trạng thái và thông tin vận đơn. Bạn có thể theo dõi thông tin này tại chi tiết đơn hàng và chi tiết vận đơn :

Nếu bạn muốn thực hiện Hủy quá trình đẩy đơn, nhấn “Hủy giao hàng”, tuy nhiên hãy lưu ý vì việc hủy có thể không thực hiện được nếu đơn đã đẩy sang đối tác, bạn cần liên hệ riêng sang đối tác vận chuyển để xử lý yêu cầu này.

4. Xử lý thanh toán

Để xử lý đơn hàng, bạn truy cập khối Thanh toán của chi tiết đơn hàng. Tại đây bạn có thể thực hiệu 2 thao tác :

+ Lấy mã QR : bạn cần lấy mã QR để gửi cho khách hàng thanh toán.

+ Nhận tiền : bạn xác nhận đã nhận tiền để ghi nhận vào đơn hàng.

5.Hoàn tiền đơn hàng

Nếu trong quá trình xử lý đơn hàng, khách hàng đã thanh toán một phần hoặc đã thanh toán toàn bộ, nhưng có một số lý do bạn cần hoàn lại tiền cho khách hàng. Để thực hiện bạn truy cập chi tiết đơn hàng. Nhấn vào thao tác “Hoàn tiền” để mở popup hoàn tiền :

Sau đó chọn Phương thức thanh toán, nhập Số tiền hoàn trả.

Lưu ý:

Chỉ có thể nhập số tiền hoàn trả tối đa số tiền đã thanh toán cho đơn hàng/ Sau khi nhập phương thức thanh toán và số tiền hoàn trả bạn nhấn nút “Hoàn tiền” để xác nhận quá trình hoàn tiền.

6.Trả hàng

7.Sao chép đơn hàng

Bạn có thể tiết kiệm thời gian tạo lại đơn hàng bằng cách sao chép đơn hàng hiện có. Trường hợp mà bạn có thể sử dụng tính năng sao chép đơn hàng:

+ Bạn tạo đơn hàng thủ công cho khách hàng quen.

+ Bạn muốn chỉnh sửa thay đổi đơn hàng hiện có.

Khi sao chép đơn hàng hiện có, đơn hàng mới sẽ được tạo bản sao với các thông tin sau :

+ Sản phẩm : sao chép đơn hàng sẽ sao chép những thông tin mới nhất của sản phẩm đó.

+ Sản phẩm tùy chỉnh.

+ Thông tin khách hàng : khách hàng , email, số điện thoại liên hệ và địa chỉ thanh toán, vận chuyển sẽ được sao chép trong đơn hàng mới.

+ Ghi chú, thuộc tính và thẻ tag.

Ưu đãi giảm giá và phí vận chuyển sẽ không được sao chép trong đơn hàng mới.

Các bước thực hiện :

1). Mở đơn hàng cần thực hiện sao chép.

2). Trong chi tiết đơn hàng nhấp vào Sao chép. Một bản sao được tạo với các thông tin tương tự như đơn hàng gốc.

3). Thực hiện lưu nháp hoặc tạo mới thành đơn hàng.

8.Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Bạn có thể cập nhật thông tin khách hàng liên quan đến đơn hàng trong trang Chi tiết đơn hàng của Sapo Omni. Các bước thực hiện :

1).Trong trang quản trị Sapo Omni, vào mục đơn hàng.

2). Nhấp vào mã đơn hàng của đơn hàng mà bạn muốn cập nhật.

3). Tại mục Khách hàng , bạn có thể cập nhật lại thông tin liên hệ hoặc thông tin địa chỉ giao hàng bằng việc nhấp vào icon chỉnh sửa ngay bên cạnh.

4). Nhập lại các trường liên quan.

5). (Không bắt buộc) Khi cập nhật thông tin liên hệ của khách hàng, bạn có thể tùy chọn tích chọn Cập nhật hồ sơ khách hàng để lưu thông tin mới nhất vào hồ sơ khách hàng.

9. Thêm hoặc chỉnh ghi chú đơn hàng

Ghi chú là tin nhắn hoặc hướng dẫn đặc biệt được khách hàng nhắn lại và ghi nhận vào trong đơn hàng. Bạn có thể thêm hoặc chỉnh sửa ghi chú đơn hàng trong mục Ghi chú của đơn hàng.

1). Trong trang quản trị Sapo Omni, vào mục Đơn hàng.

2). Nhấp vào mã đơn hàng.

3). Trong mục Ghi chú, nhấp vào biểu tưởng nút chì.

4). Thêm hoặc chỉnh sửa ghi chú, sau đó nhấp vào Lưu.

10. Thêm hoặc chỉnh sửa thẻ tag

Thẻ tag có thể giúp bạn phân loại và sắp xếp đơn hàng hiệu quả, bạn có thể lưu bộ lọc dựa vào việc lọc đơn hàng theo tag thành một chế độ xem đơn hàng.

Lưu ý :

Thẻ tag của đơn hàng giới hạn 40 ký tự trên mỗi thẻ. Nếu bạn tạo tag vượt quá 40 ký tự bạn không thể thêm vào đơn hàng.

11.Hủy, lưu trữ và xóa đơn hàng

11.1). Hủy đơn hàng.

Hủy đơn hàng có nghĩa là bạn dừng xử lý đơn hàng. Ví dụ nếu khách hàng yêu cầu hủy đơn hàng hoặc bạn cho rằng đơn hàng này có gian lận hoặc do đối thủ chơi xấu, bạn có thể hủy đơn hàng để ngăn nhân viên tiếp tục xử lý đơn hàng. Bạn cũng có thể hủy đơn hàn nếu có một mặt hàng được đặt nhưng không có hàng.

Lưu ý:

Bạn không thể hủy đơn hàng nếu đơn đã xử lý giao hàng và thanh toán.

Tùy theo trạng thái đơn hàng ở thời điểm hủy, bạn có thể phải thực hiện các thao tác kèm theo :

Sau khi hủy đơn hàng, thông tin chi tiết về những mặt hàng được trả về kho và hoàn tiền sẽ được lưu trữ tại Lịch sử thao tác của đơn hàng.

Khi hủy đơn hàng, trạng thái thanh toán sẽ thay đổi như sau :

- Nếu đơn hàng chưa thanh toán, trạng thái chuyển thành Đã hủy.

- Nếu đã hoàn trả toàn bộ số tiền thanh toán, trạng thái thanh toán chuyển thành Đã hoàn tiền.

- Nếu bạn hoàn tiền một phần cho đơn hàng đã hủy, trạng thái thanh toán chuyển thành Đã hoàn tiền một phần.

Các bước thực hiện :

1). Trong trang quản trị Sapo Omni, vào mục Đơn hàng.

2). Nhấp vào mã đơn hàng của đơn hàng mà bạn muốn hủy.

3). Nhấp vào Thao tác khác, chọn hành động Hủy đơn hàng.

4). Để hoàn trả toàn bộ số tiền ngay, chọn giá trị mặc định Hoàn tiền…Để thực hiện hoàn tiền sau lựa chọn Hoàn tiền sau.

5). Nếu bạn không muốn nhập lại hàng về kho hàng, bỏ tích chọn “Hoàn kho tất cả sản phẩm".

6). Nếu bạn không muốn gửi thông báo cho khách hàng qua email khi đơn hàng bị hủy, bỏ tích chọn “Gửi thông báo qua email đến khách hàng”.

7). Chọn lý do hủy đơn hàng trong menu thả xuống.

8). Nhấp vào nút “Hủy đơn hàng” để hoàn tất quá trình hủy đơn hàng.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để Sapo được tư vấn và giải đáp giúp bạn.

Bài viết trên có hữu ích cho bạn không?

Hữu ích Không hữu ích

Số lượt đánh giá hữu ích: