Tính năng Biên bản bàn giao giúp bạn kiểm soát chặt chẽ các đơn hàng giao cho đối tác vận chuyển, giảm thiểu rủi ro thất thoát, nhầm lẫn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một biên bản bàn giao mới một cách nhanh chóng và chính xác trên phần mềm Sapo OmniAI.

Để tạo một biên bản bàn giao mới, bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập tính năng Tạo biên bản bàn giao

1. Tại trang quản trị phần mềm, trên thanh menu bên trái bạn bấm chọn Đơn hàng > Biên bản bàn giao.
2. Tại màn Danh sách biên bản, bạn nhấn vào nút + Tạo biên bản bàn giao (ở góc trên bên phải).

Bước 2: Chọn chi nhánh, đối tác vận chuyển bàn giao

Tại cửa sổ Tạo biên bản bàn giao mới, bạn cần điền các thông tin:

• Chi nhánh bàn giao: Chọn chi nhánh thực hiện việc bàn giao hàng hóa.
• Đối tác vận chuyển: Tìm kiếm và tích chọn một hoặc nhiều đối tác sẽ tiếp nhận các kiện hàng.

Nhấn Tiếp tục, hệ thống sẽ tự động tạo một biên bản mới ở trạng thái "Chờ bàn giao" và chuyển bạn đến trang chi tiết của biên bản đó để bắt đầu thêm các kiện hàng.

Bước 3: Nhập các thông tin trên biên bản bàn giao

Tại màn chi tiết biên bản bạn có thể thực hiện:

1. Chỉnh sửa tên biên bản

• Mặc định, tên biên bản sẽ là một mã tự động (ví dụ: HOD6).
  
• Để dễ dàng quản lý, bạn có thể nhấn vào biểu tượng cây bút bên cạnh tên và nhập tên mới dễ nhận biết hơn (ví dụ: "Bàn giao GHN 28/08").

2. Thêm kiện hàng vào biên bản

Bạn có hai cách để thêm kiện hàng vào biên bản:

• Thêm từng kiện hàng: Sử dụng máy quét hoặc nhập tay mã đơn hàng/ mã vận đơn/ kiện hàng vào ô tìm kiếm để thêm trực tiếp kiện hàng vào biên bản. Để tìm kiếm chính xác hơn, bạn nhấn vào nút Tìm kiếm kiện hàng. Một danh sách tùy chọn sẽ hiện ra cho phép bạn thêm kiện hàng theo một loại mã cụ thể:
  • Thêm theo mã vận đơn
  • Thêm theo mã kiện hàng
  • Thêm theo mã đơn hàng
  • Tìm kiếm kiện hàng
• Nhập hàng loạt: Nhấn nút Nhập hàng loạt để thêm nhiều kiện hàng cùng lúc bằng danh sách mã vận đơn (mỗi mã một dòng).

3. Điều chỉnh cột hiển thị đơn hàng trên trang danh sách

Sau khi đã thêm các kiện hàng vào biên bản, bạn có thể tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị trong danh sách để theo dõi những dữ liệu quan trọng nhất với mình.

Để bắt đầu, tại bảng danh sách các kiện hàng, bạn nhấn vào biểu tượng cài đặt (hình bánh răng ⚙️).

Cửa sổ "Điều chỉnh cột hiển thị trên trang danh sách" sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn có thể:

• Thêm cột hiển thị (khung bên trái): Tìm và tích vào ô vuông bên cạnh tên cột bạn muốn thêm vào danh sách.
• Cột hiển thị (khung bên phải):
  • Nhấn vào dấu "x" bên cạnh mỗi cột để loại bỏ.
  • Kéo và thả tên cột để thay đổi thứ tự sắp xếp.

Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu để áp dụng các thay đổi.

• Quay về mặc định: Khôi phục lại cài đặt cột hiển thị ban đầu của hệ thống.
• Hủy: Đóng cửa sổ mà không lưu các thay đổi vừa thực hiện.

Bảng chi tiết các trường thông tin đơn hàng:

4. Cập nhật thông tin chung

Ở cột bên phải, bạn có thể chỉnh sửa và bổ sung các thông tin:

• Chi nhánh bàn giao và Đối tác vận chuyển: Bạn có thể thay đổi nếu cần thiết.

  Khi bạn cập nhật lại chi nhánh hoặc đối tác vận chuyển, hệ thống sẽ tự động xóa các kiện hàng không thuộc chi nhánh hoặc đối tác mới ra khỏi biên bản bàn giao.

• Tag (Thẻ): Gắn các thẻ để phân loại và tìm kiếm biên bản dễ dàng hơn.
• Ghi chú: Thêm các ghi chú, lưu ý quan trọng cho biên bản.
• Ảnh chứng từ: Tải lên hình ảnh làm bằng chứng bàn giao (tối đa 5 ảnh, dung lượng dưới 2MB).

Bước 4: Các thao tác chính trên biên bản bàn giao

Sau khi đã thêm đầy đủ kiện hàng và thông tin, bạn có thể thực hiện các thao tác sau từ thanh công cụ ở góc trên bên phải màn hình:

1. Xác nhận bàn giao

Đây là thao tác cuối cùng để chốt danh sách các kiện hàng giao cho đối tác vận chuyển. Khi bạn nhấn vào nút Xác nhận bàn giao, hệ thống sẽ đưa ra hai lựa chọn:

• Xác nhận bàn giao:

  Hoàn tất việc bàn giao ngay lập tức. Trạng thái của biên bản sẽ được chuyển thành "Đã bàn giao".

  Trên cửa sổ xác nhận bấm chọn Xác nhận bàn giao.

  Lưu ý:

  • Sau khi đã xác nhận, bạn sẽ không thể thêm/bớt kiện hàng hoặc chỉnh sửa các thông tin khác trên biên bản.
• Bàn giao sau: Lưu lại biên bản ở trạng thái "Chờ bàn giao". Tính năng này hữu ích khi bạn cần chuẩn bị trước biên bản nhưng chưa giao hàng ngay cho đối tác vận chuyển.

2. In biên bản

Bạn có thể in biên bản để đối soát hoặc làm chứng từ giao nhận.

1. Nhấn nút In biên bản.
2. Chọn mẫu in phù hợp với nhu cầu:
   • Mẫu đơn giản: Chỉ gồm mã vận đơn và mã đơn hàng, phù hợp để kiểm tra, đối soát nhanh.
   • Mẫu đầy đủ: Gồm các thông tin chi tiết (địa chỉ, COD, ghi chú), phù hợp để lưu trữ hoặc bàn giao cho đối tác.
3. Nhấn In biên bản để tiếp tục.

3. Xuất file Excel

Để tải về file Excel chứa chi tiết danh sách các kiện hàng trong biên bản:

1. Bạn nhấn nút Xuất file góc trên bên phải màn hình.
2. Trên cửa sổ xác nhận bấm Xác nhận.

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo Xuất file biên bản thành công về email tài khoản đăng nhập của bạn.

Để tải file, bạn có thể:

• Tải từ email đăng nhập:
  1. Bạn đăng nhập vào gmail của email tài khoản đăng nhập.
  2. Kiểm tra hộp thư đến từ Sapo, nhấn vào chọn tải file về thiết bị.
• Tải từ thông báo hệ thống:
  1. Bấm chọn biểu tượng quả chuông (thông báo) ở góc trên bên phải màn quản trị.
  2. Chọn thông báo Xuất file biên bản bàn giao.
  3. Trong chi tiết thông báo, bấm vào đường link để tải file về thiết bị.

4. Xóa biên bản

1. Nhấn vào nút Xóa biên bản.
2. Trong hộp thoại xác nhận hiện ra, nhấn Xoá biên bản để hoàn tất.