Đơn trả hàng

Trong trường hợp khách hàng đã mua và nhận hàng nhưng sau đó muốn trả lại hàng, bạn cần thao tác theo các bước sau để thêm mới đơn trả hàng.

1. Trạng thái đơn trả hàng

Đơn trả hàng có 3 trạng thái : Trạng thái hoàn trả, Trạng thái nhận hàng, Trạng thái đơn trả hàng.

1).Trạng thái đơn trả hàng

2).Trạng thái nhận hàng

3).Trạng thái hoàn trả

Lưu ý :

Trạng thái hoàn trả trong quản lý đơn trả hàng của Sapo Omni không được hiểu là trạng thái hoàn tiền, mà được hiểu là lượng sản phẩm được xác nhận hoàn trả và hoàn tiền kèm theo, khi sản phẩm được xác nhận hoàn trả, báo cáo mới ghi nhận trừ doanh thu do trả hàng.

2. Lọc đơn trả hàng

Theo mặc định, ở mục Tất cả đơn trả hàng sẽ được hiển thị theo thứ tự từ mới nhất đến cũ nhất. Khi sử dụng bộ lọc, bạn có thể lọc được những danh sách đơn trả hàng phù hợp với yêu cầu tìm kiếm theo các bước :

1). Nhấp vào " Bộ lọc khác ".

2). Chọn tiêu chí lọc đơn hàng, bạn có thể tìm kiếm theo tên bộ lọc ở ô tìm kiếm ở đầu danh sách bộ lọc.

3).Chọn giá trị cho bộ lọc cụ thể.

Danh sách tiêu chí lọc :

- Ngày tạo : Ngày tạo đơn trả hàng.

- Chi nhánh nhận hàng : Chi nhánh nhận lại hàng trả lại.

- Chi nhánh trả hàng : Chi nhánh được chỉ định khi tạo đơn trả hàng.

- Ngày hủy đơn trả : Ngày hủy đơn trả hàng.

- Nhân viên trả hàng : Nhân viên tạo đơn trả hàng.

- Trạng thái đơn trả : Đang trả hàng/Đã lưu trữ/Đã hủy.

- Trạng thái hoàn tiền : Chưa hoàn trả/Đã hoàn trả/Hoàn trả một phần.

- Trạng thái nhận hàng : Chưa nhận hàng/Đã nhận hàng/Đã nhận hàng một phần.

- Khách hàng : Khách hàng được thêm mới vào đơn trả hàng.

- Sản phẩm : Sản phẩm được thêm vào đơn trả hàng.

- Lý do trả hàng : Không xác định/Kích thước quá to/Kích thước quá nhỏ/Khách hàng thay đổi ý định/Hàng không giống như mô tả/Gửi hàng sai/Bị hư hỏng hoặc lỗi/Sản phẩm giao sai màu/Sai kiểu dáng.

3. Tạo mới đơn trả hàng

- Trong trường hợp khách hàng đã mua và nhận hàng nhưng sau đó muốn trả lại hàng, bạn cần thao tác theo các bước sau để thêm mới đơn trả hàng.

Bước 1 : Tạo đơn trả hàng.

Bạn vào mục Đơn hàng => Danh sách Đơn hàng => Chọn đơn hàng cần trả hàng (Bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm và tìm kiếm theo mã đơn để chọn đơn nhanh chóng).

Lưu ý :

Những đơn hàng được xử lý vận chuyển mới có thể trả lại, khi sản phẩm được xử lý vận chuyển, tồn kho sẽ được trừ.

- Tại giao diện đơn hàng chi tiết, nhấn vào thao tác Trả hàng ở đầu trang chi tiết đơn hàng.

Bước 2 : Nhập thông tin đơn trả hàng

Sau khi nhấn tạo đơn trả hàng, hệ thống sẽ điều hướng vào màn tạo, tại đây bạn có thể lựa chọn sản phẩm trả lại, lý do trả hàng, chi nhánh trả hàng, nhập mã đơn trả hàng. Thông tin tóm tắt đơn trả hàng và gợi ý hoàn tiền được thể hiện ở khối bên phải màn hình. Cuối cùng để hoàn thành nhấn Tạo đơn trả hàng, phần mềm sẽ tự động điều hướng bạn về chi tiết đơn trả hàng.

Tại đây bạn sẽ xử lý quy trình nhận hàng và hoàn trả cho đơn trả hàng.

4. Nhận hàng và hoàn tiền, nhận hàng và nhập kho, hoàn tiền

Trong màn chi tiết đơn trả hàng trong từng trường hợp bạn sẽ nhìn thấy các thao tác:

- Nhận hàng : khi đơn trả hàng cần nhận lại hàng, thao tác này chỉ hiển thị khi nhân viên đang thao tác có quyền Nhận hàng trả lại.

- Nhận hàng và nhập kho : khi đơn trả hàng cần nhận hàng và không cần hoàn tiền do đơn hàng chưa thanh toán hoặc đã hoàn tiền hết. Thao tác này chỉ hiển thị khi nhân viên đang thao tác có quyền Nhận hàng trả lại và Hoàn tiền.

- Hoàn tiền : khi quá trình nhận hàng đã được xử lý qua thao tác Nhận hàng, và bạn cần thực hiện hoàn trả hoặc hoàn tiền các sản phẩm. Thao tác này chỉ hiển thị khi nhân viên đang thao tác có quyền Hoàn tiền.

- Hoàn trả: khi đơn trả hàng cần nhận hàng và không cần hoàn tiền do đơn hàng chưa thanh toán hoặc đã hoàn tiền hết. Thao tác này chỉ hiển thị khi nhân viên đang thao tác có quyền hoàn tiền và không có quyền nhận lại hàng.

Thao tác Hoàn tiền:

Lựa chọn sản phẩm cần hoàn trả, hệ thống sẽ gợi ý số tiền hoàn lại, bạn có thể nhập số tiền tùy chỉnh để hoàn tiền, tuy nhiên số tiền hoàn lại không được vượt quá số tiền đã thanh toán tại đơn gốc.

- Bạn có thể thực hiện hoàn tiền vận chuyển bằng cách nhập phí vận chuyển cần hoàn trả ở khối Hoàn trả vận chuyển.

- Tích chọn thông báo qua email đến khách hàng nếu bạn muốn thông báo hoàn trả đến khách hàng.

Thao tác nhận hàng:

5. Nhận hàng

Sapo hỗ trợ 2 quy trình trả hàng:

Quy trình 1 : Khách hàng đến trực tiếp cửa hàng để trả hàng, khi đó đơn hàng trả sẽ được thực hiện hoàn tiền và nhận lại hàng trong cùng một bước, khi đó bạn nên sử dụng thao tác Nhận hàng và hoàn tiền để xử lý nhanh yêu cầu trả hàng của khách hàng.

Quy trình 2 : Khách hàng gửi hàng trả lại thông qua đối tác vận chuyển, khi đó cửa hàng nhận lại hàng kiểm tra hàng hóa và nhập lại kho. Và quy trình này diễn ra trước khi đơn hàng được hoàn trả hoàn tiền.

Khi nhận viên thao tác sẽ thực hiện Nhận hàng, sau đó Hoàn tiền, phân chia thành 2 bước.

Nếu cửa hàng bạn đang áp dụng theo Quy trình 2 thì bạn sử dụng thao tác Nhận hàng, để xử lý ghi nhận hàng về kho trước khi xử lý hoàn tiền cho khách hàng.

(1). Chọn chi nhánh nhận lại hàng trả lại

(2). Điền số lượng nhận lại, điền 0 nếu bạn chưa nhận được hàng hóa

(3). Trong số lượng nhận lại, bao nhiêu trong số đó nhập kho, bao nhiêu không nhập kho (hàng hóa hỏng hoặc thất lạc…)

(4). Nhấn “Xác nhận” để hoàn thành quá trình Nhận lại hàng hóa.

6.Hủy đơn trả hàng, lưu trữ đơn trả hàng

a. Hủy đơn trả hàng.

Bạn có thể thực hiện hủy đơn trả hàng khi đơn trả hàng chưa nhận lại hàng và chưa hoàn trả bất kỳ sản phẩm nào. Để hủy đơn trả hàng bạn thực hiện các bước sau :

1).Truy cập menu Trả hàng, vào Danh sách đơn trả hàng.

2).Tại màn danh sách lựa chọn đơn trả hàng chưa nhận hàng và chưa hoàn trả.

3).Nhấn thao tác “Hủy đơn trả hàng”.

4).Xác nhận tại popup hủy đơn trả hàng để hoàn thành.

Lưu trữ/hủy lưu trữ đơn trả hàng.

Đơn trả hàng sẽ được tự động lưu trữ sau khi đã nhận hàng và đã hoàn trả. Bạn cũng có thể Lưu trữ đơn trả hàng thủ công theo các bước :

1). Truy cập menu Trả hàng, vào Danh sách đơn trả hàng.

2). Tại màn danh sách lựa chọn đơn trả hàng cần Lưu trữ.

3). Nhấn thao tác “Lưu trữ”Nhấn thao tác “Lưu trữ”

Để hủy lưu trữ đơn trả hàng bạn thực hiện các bước sau:

1). Truy cập menu Trả hàng, vào Danh sách đơn trả hàng.

2). Tại màn danh sách lựa chọn đơn trả hàng cần Hủy lưu trữ.

3). Nhấn thao tác “Hủy lưu trữ”.

Trên đây là các thao tác hướng dẫn Hoàn trả hàng.

Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ tổng đài 1900 6750, hoặc gửi vào hòm thư: [email protected] để Sapo được tư vấn và giải đáp giúp bạn.

Bài viết trên có hữu ích cho bạn không?

Hữu ích Không hữu ích

Số lượt đánh giá hữu ích: