Trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng/quán ăn hàng tồn kho là một trong những mối quan tâm hàng đầu của chủ nhà hàng. Thông thường hàng tốn kho chiếm đến 40-50% tổng giá trị tài sản của một nhà hàng. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản lý bán hàng.

Do đó Sapo FnB cập nhật tính năng kho hàng để có thể đáp ứng tốt nhất cho chủ nhà hàng, trong bài viết này Sapo hướng dẫn bạn sử dụng tính năng này một cách hiệu quả nhất 

1. Quy đổi đơn vị

1.1. Tạo bộ quy đổi đơn vị

• Bước 1: Để tạo bộ đơn vị quy đổi bạn truy cập vào phần mềm chọn Kho hàng > Danh sách tồn kho > Tạo nguyên liệu

• Bước 2: Sau khi thiết lập thông tin đơn vị ở mục Thông tin chung bạn chuyển sang mục Quy đổi đơn vị để thiết lập các bộ quy đổi

- Bạn có thể tạo nhiều bộ quy đổi cho một nguyên liệu, mặt hàng tồn. Để tạo bộ quy đổi thành công, bạn cần nhập các thông tin sau:

• Chọn đơn vị quy đổi
• Nhập định lượng quy đổi
• Có thể thay đổi số lượng của đơn vị gốc nếu cần

1.2. Sử dụng bộ quy đổi đơn vị

a. Liên kết nguyên liệu trong mặt hàng

• Bước 1: Để liên kết nguyên liệu trong mặt hàng bạn chọn Mặt hàng > Danh sách mặt hàng > chọn mặt hàng cụ thể cần liên kết

• Bước 2: Bật tính năng Liên kết kho hàng > chọn Quản lý nguyên liệu

- Khi chọn nguyên liệu liên kết kho trong mặt hàng, bạn có thế lựa chọn các đơn vị trong bộ quy đổi để liên kết kho. Từ đó sau khi bán hàng/xuất kho hệ thống sẽ tính được số lượng cần trừ theo đúng đơn vị quy đổi và trừ kho một cách chính xác.

b. Liên kết nguyên liệu trong nhóm lựa chọn

• Bước 1: Bạn chọn Mặt hàng > Nhóm lựa chọn > Chọn nhóm lựa chọn cụ thể bạn muốn liên kết > Liên kết nguyên liệu lựa chọn với nguyên liệu tồn kho

• Bước 2: Tương tự như mặt hàng, khi chọn nguyên liệu liên kết kho trong nhóm lựa chọn, bạn có thế lựa chọn các đơn vị trong bộ quy đổi để liên kết kho. Từ đó, sau khi bán hàng/xuất kho hệ thống sẽ tính được số lượng cần trừ theo đúng đơn vị quy đổi và trừ kho một cách chính xác.

2. Quản lý phiếu

2.1. Nhập kho

• Bước 1: Để tạo phiếu nhập kho bạn chọn Kho hàng > Nhập kho > Thêm phiếu nhập

• Bước 2: Cập nhật thông tin trên phiếu nhập

- Loại phiếu nhập: Chọn một trong các loại phiếu nhằm phân loại, đồng thời cũng hỗ trợ cho việc tìm kiếm và lọc phiếu.

• Nhập hàng
• Điều chuyển từ nhà hàng khác
• Nhập khác

- Tên phiếu: Mô tả ngắn gọn nội dung phiếu (bạn có thể tìm kiếm bằng tên phiếu này)

- Mã phiếu: Mỗi phiếu sẽ có một mã riêng, nếu để trống mã phiếu sẽ tự động được sinh theo quy tắc có sẵn.

- File chứng từ: nhà hàng có thể bổ sung các chứng từ liên quan nếu cần

- Tìm mặt hàng/nguyên liệu: Chọn nguyên liệu, mặt hàng nhập kho

• Chọn nguyên liệu mặt hàng mà nhà hàng mong muốn nhập thêm
• Nhập thông tin số lượng nhập thêm

- Ghi chú

• Bước 3: Lưu phiếu nhập

- Bạn có thể lưu phiếu ở 2 trạng thái khác nhau:

• Đặt hàng: Khi bạn mới chỉ đặt hàng và chưa thực hiện vận chuyển hàng vào kho thì có thể chọn trạng thái Đặt hàng. Ở trạng thái này kho hàng sẽ chưa được cập nhật lại số lượng, bạn vẫn có thể chỉnh sửa phiếu
• Nhập kho: Sau khi bạn thực hiện vận chuyển hàng mới vào kho thì có thể chọn trạng thái Nhập kho để kho hàng sẽ được tự động cập nhật khớp với số lượng thực tế. Phiếu ở trạng thái này bạn sẽ không được chỉnh sửa.

- Hủy phiếu: Bạn có thể hủy phiếu nhập nếu cần thiết, sau khi hủy thao tác nhập, thông tin số lượng tồn kho sẽ được tính lại sao cho chính xác, thông tin thời gian và người thực hiện hủy cũng sẽ được ghi nhận cụ thể.

2.2. Xuất kho

• Bước 1: Để tạo phiếu xuất kho bạn chọn Kho hàng > Xuất kho > Thêm phiếu xuất

• Bước 2: Cập nhật thông tin trên phiếu nhập

- Loại phiếu nhập: Chọn một trong các loại phiếu nhằm phân loại, đồng thời cũng hỗ trợ cho việc tìm kiếm và lọc phiếu.

• Nhập hàng
• Điều chuyển từ nhà hàng khác
• Nhập khác

- Tên phiếu: Mô tả ngắn gọn nội dung phiếu (bạn có thể tìm kiếm bằng tên phiếu này)

- Mã phiếu: Mỗi phiếu sẽ có một mã riêng, nếu để trống mã phiếu sẽ tự động được sinh theo quy tắc có sẵn.

- File chứng từ: nhà hàng có thể bổ sung các chứng từ liên quan nếu cần

- Tìm mặt hàng/nguyên liệu: Chọn nguyên liệu, mặt hàng nhập kho

• Chọn nguyên liệu mặt hàng mà nhà hàng mong muốn nhập thêm
• Nhập thông tin số lượng nhập thêm

- Ghi chú

- Sau khi thực hiện xuất kho, phiếu sẽ được ghi nhận lại thông tin và kho hàng sẽ được tự động cập nhật (cụ thể là sẽ trừ đi  số lượng trong phiếu xuất tương ứng với nguyên liệu, mặt hàng)

2.3. Kiểm kê kho

• Bước 1: Để tạo phiếu kiểm kê kho bạn chọn Kho hàng > Kiểm kê kho > Thêm phiếu kiểm kê

• Bước 2: Cập nhật thông tin trên phiếu

- Tên phiếu: Mô tả ngắn gọn nội dung phiếu (Nhà hàng có thể tìm kiếm bằng tên phiếu này)

- Mã phiếu: Mỗi phiếu sẽ có một mã riêng, nếu để trống mã phiếu sẽ tự động được sinh theo quy tắc có sẵn.

- File chứng từ: nhà hàng có thể bổ sung các chứng từ liên quan nếu cần

- Tìm mặt hàng/nguyên liệu: Chọn nguyên liệu, mặt hàng nhập kho

• Chọn nguyên liệu mặt hàng mà nhà hàng mong muốn nhập thêm
• Nhập thông tin số lượng nhập thêm

- Ghi chú

• Bước 3: Lưu phiếu

Có thể lưu phiếu ở 2 trạng thái khác nhau:

• Chưa cân bằng kho: Trong quá trình kiểm kê nếu bạn muốn lưu tạm để có thể cập nhật lại phiếu thì sẽ chọn Lưu (có nghĩa là chưa cân bằng kho, chưa cập nhật số lượng vào kho). Ở trạng thái này kho hàng sẽ chưa được cập nhật lại số lượng, bạn vẫn có thể chỉnh sửa phiếu

• Cân bằng kho: Sau khi đã thực hiện hoàn tất thao tác kiểm kê thì có thể chọn trạng thái Lưu và Cân bằng kho để kho hàng sẽ được tự động cập nhật khớp với số lượng thực tế. Phiếu ở trạng thái này sẽ không được chỉnh sửa.

- Hủy phiếu kiểm: Phiếu kiểm kê được phép hủy  nếu bạn có nhu cầu, sau khi thực hiện thao tác hủy phiếu, số lượng mặt hàng tồn kho sẽ được cập nhật lại sao cho chính xác nhất, thông tin thời gian và người thực hiện hủy cũng sẽ được ghi nhận cụ thể.

3. Quản lý giá xuất tồn kho

3.1. Thiết lập quản lý giá xuất

a. Thao tác

• Bước 1: Bạn truy cập trang quản trị chọn Thiết lập nhà hàng > Thiết lập bán hàng > Bật tính năng quản lý giá xuất

• Bước 2: Sau khi bật Quản lý giá xuất tồn kho bạn cần phải thực hiện bổ sung đơn giá (giá trị của một nguyên liệu/hàng tồn) cho tất cả nguyên liệu, hàng tồn trong kho

Từ đó hệ thống sẽ tự động cập nhật giá xuất cho mỗi nguyên liệu, hàng tồn. Mỗi nguyên liệu, hàng tồn sẽ có 1 giá xuất riêng thể hiện giá trị của nó trong kho và có thể thay đổi biến động trong quá quản lý kho hàng bởi giá trị của nguyên liệu, hàng tồn ở mỗi thời điểm nhập vào luôn biến động theo thị trường từ đó ta cần phải tính được giá xuất trung bình để nhà hàng có thể nắm được thông tin chính xác nhất về giá trị tồn kho.

b. Thông tin nguyên liệu

- Khi thêm mới nguyên liệu, bên cạnh những thông tin khác, bạn cũng cần nhập thông tin Đơn giá (hay cũng chính là giá xuất của nó) để bổ sung giá trị của nguyên liệu, từ đó có thông tin để tính các giá trị khác như giá xuất, giá vốn … 

- Giá xuất nguyên liệu sẽ được tính lại sau mỗi lần bạn nhập kho nguyên liệu đó theo công thức bình quân gia quyền như sau:

- Thông tin giá xuất sẽ được cập nhật vào Đơn giá trong chi tiết nguyên liệu, bạn vẫn có thể thay đổi nếu cần thiết, sau khi thay đổi hệ thống sẽ tính lại tổng giá trị kho hàng tại thời điểm đó, những thông tin giá trị trong quá khứ sẽ vẫn được giữ nguyên

c. Thông tin mặt hàng có liên kết kho

• Liên kết hàng tồn

- Khi tạo mặt quản lý hàng tồn sẽ được bổ sung thêm thông tin Đơn giá hay cũng chính là giá xuất của nó, bạn cần phải nhập thông tin này để có thể tạo mặt hàng thành công

- Giá xuất hàng tồn sẽ được tính lại sau mỗi lần bạn nhập kho mặt hàng đó theo công thức bình quân gia quyền như sau:

- Thông tin giá xuất sẽ được cập nhật vào Đơn giá trong chi tiết mặt hàng, bạn vẫn có thể thay đổi nếu cần thiết, sau khi thay đổi hệ thống sẽ tính lại tổng giá trị kho hàng tại thời điểm đó, những thông tin giá trị trong quá khứ sẽ vẫn được giữ nguyên.

- Mặt hàng quản lý hàng tồn sẽ được bổ sung thêm thông tin Giá vốn gợi ý - là giá vốn được tính dựa trên giá xuất của mặt hàng đó

- Cho phép bạn sử dụng để giá vốn được tự động cập nhật sao cho chính xác trong quá trình quản lý kho thay vì giữ nguyên cho đến khi bạn tự cập nhật lại. Sau khi sử dụng giá vốn gợi ý, giá vốn được tự động cập nhật khi có thay đổi, báo cáo cũng sẽ được cập nhật một cách chính xác hơn, giúp người nhìn có thể nắm bắt được tình hình thực tế trong kho để có thể đưa ra những chiến lược tốt nhất cho nhà hàng mình.

• Liên kết nguyên liệu:

- Tương tự như mặt hàng quản lý hàng tồn, mặt hàng liên kết nguyên liệu cũng sẽ được bổ sung thông tin Giá vốn theo định lượng - Là tổng giá trị của các nguyên liệu được liên kết

- Cho phép nhà hàng sử dụng để giá vốn được tự động cập nhật sao cho chính xác trong quá trình quản lý kho thay vì giữ nguyên cho đến khi nhà hàng tự cập nhật lại. Sau khi sử dụng giá vốn gợi ý, giá vốn được tự động cập nhật khi có thay đổi, báo cáo cũng sẽ được cập nhật một cách chính xác hơn, giúp người nhìn có thể nắm bắt được tình hình thực tế trong kho để có thể đưa ra những chiến lược tốt nhất cho nhà hàng mình

3.2. Quản lý phiếu

a. Nhập kho

- Sau khi  bật sử dụng tính năng quản lý giá xuất, phiếu nhập kho sẽ bổ sung thêm một số thông tin:

- Các thông tin bổ sung thêm bao gồm:

+ Đơn giá: bạn nhập giá trị của mỗi nguyên liệu, mặt hàng nhập vào

+ Thành tiền = Số lượng * Đơn giá nhập (Hệ thống tự tính)

+ Thanh toán

• Thanh toán luôn: Nhập giá trị chi nếu bạn muốn thanh toán ngay cho đối tác số tiền nhập nguyên liệu, mặt hàng; có thể thanh toán toàn phần hoặc thanh toán một phần
• Công nợ: cho phép bạn ghi nợ để thanh toán vào lần sau (khi giá trị chi <= tổng giá trị phiếu nhập)

- Sau khi nhập kho thành công, bạn sẽ tự động cập nhật các thông tin sau:

• Cập nhật số lượng tồn kho
• Tính giá xuất nguyên liệu mặt hàng, cập nhật giá vốn (nếu có)
• Ghi nhận phiếu chi nếu có thanh toán (Giá trị chi >0) >> tự động sinh phiếu chi cho nghiệp vụ thanh toán của phiếu
• Ghi nhận công nợ đối tác (nếu có)
• Ghi nhận lịch sử thanh toán của phiếu (nếu có bật thanh toán)

- Thao tác hủy phiếu: phiếu nhập kho được phép hủy, sau khi hủy thao tác, thông tin số lượng tồn kho sẽ được tính lại, giá xuất nguyên liệu, mặt hàng vẫn giữ nguyên, thông tin thời gian và người thực hiện hủy cũng sẽ được ghi nhận cụ thể.

b. Xuất kho

- Sau khi  bật sử dụng tính năng quản lý giá xuất, phiếu xuất kho sẽ bổ sung thêm một số thông tin:

- Các thông tin bổ sung thêm bao gồm:

+ Đơn giá: giá trị của mỗi nguyên liệu, mặt hàng (giá xuất nguyên liệu, mặt hàng)

+ Thành tiền = Số lượng * Đơn giá nhập (Hệ thống tự tính)

+ Thanh toán

• Thanh toán luôn: Nhập giá trị thu nếu đối tác thanh toán số tiền của nguyên liệu, mặt hàng khi thực hiện giao dịch; có thể thanh toán toàn phần hoặc thanh toán một phần
• Công nợ: cho phép bạn ghi nợ để thanh toán vào lần sau (khi giá trị thu <= tổng giá trị phiếu nhập)

- Sau khi nhập kho thành công, kho hàng sẽ tự động cập nhật các thông tin sau:

• Cập nhật số lượng tồn kho
• Ghi nhận phiếu thu tiền nếu có thanh toán (Giá trị thu >0) > tự động sinh phiếu thu cho nghiệp vụ thanh toán của phiếu
• Ghi nhận công nợ đối tác (nếu có)
• Ghi nhận lịch sử thanh toán của phiếu (nếu có bật thanh toán)

- Phiếu nhập kho có thể được phép hủy, sau khi hủy thao tác, thông tin số lượng tồn kho sẽ được tính lại, giá xuất nguyên liệu, mặt hàng vẫn giữ nguyên, thông tin thời gian và người thực hiện hủy cũng sẽ được ghi nhận cụ thể.

c. Kiểm kê kho

Thông tin kiểm kê sau khi bật tính năng Quản lý giá xuất sẽ không thay đổi (Theo dõi mục 2.3)

3.3. Quản lý công nợ đối tác

- Công nợ là khi một doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các nhân tổ chức mà số tiền cần thanh toán chưa được hoàn tất.

- Có hai loại công nợ: Công nợ phải trả và Công nợ phải thu 

+ Công nợ phải trả: là các khoản nợ phải trả cho người bán sau khi đã nhận được các vật tư, công cụ, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh nhưng người mua vẫn chưa thanh toán.

+ Công nợ phải thu: khi một tổ chức doanh nghiệp đã xuất hàng hóa thành phẩm cho khách hàng đã có hóa đơn chứng từ kê khai thuế. Tuy nhiên khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc việc thanh toán mới thực hiện được một phần.

Vì thế Sapo FnB bổ sung tính năng Công nợ đối tác cho phép nhà hàng ghi nhận các công nợ trong quá trình quản lý tại nhà hàng. Khi thực hiện nhập, xuất kho nhà hàng có thể ghi nhận ghi nợ đối tác nếu chưa thanh toán hết, sau đó thông tin công nợ sẽ được ghi nhận chính xác.

a. Công nợ phải trả

Trong nghiệp vụ thanh toán của phiếu nhập kho có ghi nhận phiếu chi tiền thanh toán và công nợ, khi bạn thực hiện ghi nợ (ghi nợ một phần hoặc ghi nợ toàn phần) hệ thống sẽ tự động cập nhật vào công nợ phải trả của đối tác đã chọn. 

- Dựa vào giá trị chi - số tiền nhà hàng trả đối tác. Hệ thống sẽ tự động tính công nợ phải trả = Tổng giá trị nhập kho - Giá trị chi

- Từ đó công nợ sẽ được ghi nhận và nhà hàng có thể xem lại thông tin công nợ bằng cách chọn Thiết lập nhà hàng > Thiết lập đối tác > Chọn đối tác cần xem 

- Một đối tác có thể ghi nhận nhiều công nợ, bạn có thể lựa chọn để trả nợ, có thể trả hết nợ hoặc trả theo từng phiếu: Chọn thao tác Trả nợ

- Để trả nợ đối tác nhà hàng cần nhập các thông tin sau:

+ Giá trị chi: cho phép bạn nhập số tiền trả đối tác hoặc chọn công nợ ở dưới và số tiền sẽ tự động được cập nhật lên Giá trị chi

+ Phương thức thanh toán: Chọn phương thức trả tiền đối tác (chọn 1 trong các phương thức thanh toán của nhà hàng)

+ Thời gian ghi nhận: Thời gian thực hiện trả nợ

+ Chứng từ: Thông tin chứng từ khi thực hiện trả nợ

- Sau khi chọn Lưu thao tác trả nợ đối tác thành công, hệ thống tự động sinh một phiếu chi tiền nhằm ghi nhận thao tác trả nợ đối tác, phiếu chi sẽ ghi nhận vào danh mục Trả tiền đối tác

b. Công nợ phải thu

Trong nghiệp vụ thanh toán của phiếu xuất kho có ghi nhận phiếu thu tiền thanh toán và công nợ, khi bạn thực hiện ghi nợ (ghi nợ một phần hoặc ghi nợ toàn phần) hệ thống sẽ tự động cập nhật vào công nợ phải thu của đối tác đã chọn. 

- Dựa vào giá trị thu - số tiền nhà hàng thu từ đối tác, hệ thống sẽ tự động tính công nợ phải trả = Tổng giá trị nhập kho - Giá trị chi

- Từ đó công nợ sẽ được ghi nhận và bạn có thể xem lại thông tin công nợ bằng cách vào Thiết lập nhà hàng > Thiết lập đối tác > Chọn đối tác cần xem 

- Một đối tác có thể ghi nhận nhiều công nợ, bạn có thể lựa chọn để thu nợ, có thể thu hết nợ hoặc thu theo từng phiếu: Chọn thao tác Thu nợ

- Để thu nợ đối tác nhà hàng cần nhập các thông tin sau:

• Giá trị thu: cho phép bạn nhập số tiền thu từ đối tác hoặc chọn công nợ ở dưới và số tiền sẽ tự động được cập nhật lên Giá trị thu
• Phương thức thanh toán: Chọn phương thức thu tiền từ đối tác (chọn 1 trong các phương thức thanh toán của nhà hàng)
• Thời gian ghi nhận: Thời gian thực hiện thu nợ
• Chứng từ: Thông tin chứng từ khi thực hiện trả nợ

- Sau khi chọn Lưu thao tác trả nợ đối tác thành công, hệ thống tự động sinh một phiếu thu tiền nhằm ghi nhận thao tác thu nợ đối tác, phiếu thu sẽ ghi nhận vào danh mục Thu tiền đối tác. Phiếu thu sinh tự động sẽ được cập nhật vào mục Thu nhập trên Báo cáo tài chính.

Trên đây là các thao tác sử dụng tính năng quản lý kho hàng

Chúc bạn thành công!