Gửi lại tờ khai hóa đơn điện tử khi gia hạn/ cập nhật chữ ký số trên Sapo Invoice

Khi bạn gia hạn hoặc cập nhật/ thêm mới chữ ký số mới, bạn cần phải kết nối lại chữ ký số mới, và quan trọng nhất là cần gửi lại Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử lên Cơ quan thuế để có thể ký số hóa đơn hợp lệ.

Điều kiện tiên quyết:

Bạn đã đăng ký và có tài khoản Sapo Invoice đang hoạt động.
Bạn đã chuẩn bị sẵn Chữ ký số (USB token hoặc HSM) hợp lệ, còn hiệu lực của doanh nghiệp.
Bạn đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết cho tờ khai, bao gồm:
- Thông tin doanh nghiệp (Tên đầy đủ, Mã số thuế, Địa chỉ đăng ký kinh doanh, Email, Điện thoại liên hệ).
- Thông tin Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
- Đã xác định rõ hình thức hóa đơn (có mã/không có mã của CQT), loại hóa đơn muốn sử dụng và phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Bạn có quyền truy cập vào tính năng Đăng ký phát hành trên Sapo Invoice. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Để thực hiện gửi lại tờ khai thay đổi thông tin chữ ký số, bạn vui lòng làm theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Cập nhật thông tin chữ ký số mới

Tại menu bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn chọn Cấu hình > Thiết lập ký số.
- Đối với chữ ký số USB Token: Bạn chỉ cần cắm sẵn USB vào máy tính.
- Đối với chữ ký số Remote Sign và HSM: Tại danh mục tương ứng, bạn nhấn nút [+] Kết nối để nhập thông tin serial number của chữ ký số mới được gia hạn.

Bước 2: Lập tờ khai mới

Trên thanh menu bên trái trang quản trị Sapo Invoice, bạn truy cập vào mục Đăng ký phát hành > Lập tờ khai.
Tại ô Loại tờ khai, bạn chọn là "Thay đổi thông tin".
Kéo xuống mục Danh sách chứng thư số sử dụng:
- Đối với chữ ký số USB Token: Bạn nhấp chọn nút [+] Thêm chứng thư để chọn chữ ký số USB Token mới trên tờ khai.
- Đối với chữ ký số HSM và Remote Sign: Nếu bạn thiết lập đúng ở cấu hình chữ ký số ở bước 1, hệ thống sẽ tự hiển thị trên tờ khai.
- Bạn để mặc định “Hình thức đăng ký” của chữ ký số là “Thêm mới” nếu gia hạn hoặc thêm mới chữ ký số.
- Bạn để mặc định “Hình thức đăng ký” của chữ ký số là “Ngừng sử dụng” nếu không còn sử dụng chữ ký số.
Các thông tin còn lại của tờ khai nếu không có gì thay đổi, bạn điền giống hệt trên tờ khai hợp lệ gần nhất của hộ kinh doanh/ doanh nghiệp. Xem thêm hướng dẫn điền thông tin trên tờ khai hóa đơn điện tử tại đây.

Lưu ý:

Loại tờ khai phải là “Thay đổi thông tin” để Cơ quan Thuế ghi nhận chứng thư số mới của doanh nghiệp.

Bước 3: Ký số và gửi tờ khai mới

Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, bạn bấm vào nút Lưu và gửi ở góc trên bên phải màn hình.
Hệ thống sẽ hiển thị bảng thông báo, bạn chọn hình thức ký số phù hợp để tiến hành ký và gửi tờ khai trực tiếp tới Cơ quan Thuế. Chữ ký số này phải là chữ ký số mới mà bạn đang tiến hành đăng ký trên tờ khai hiện tại.

Bước 4: Xác thực tờ khai

Từ ngày 15/05/2026, người đại diện của hộ kinh doanh và công ty cần tiến hành xác thực việc gửi tờ khai đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại di động. Xem thêm hướng dẫn tại đây.
Khi Cơ quan Thuế phê duyệt và chấp thuận tờ khai thay đổi thông tin, bạn có thể tiếp tục phát hành hóa đơn điện tử bình thường.

Trợ lý Sapo